Inhoud

• Stappen
• Tips

Het archiveren van kopieën van medische dossiers is erg belangrijk, aangezien deze documenten handig kunnen zijn als u besluit andere artsen te raadplegen, in het ziekenhuis moet worden gezien, ziek wordt tijdens het reizen of naar een andere locatie verhuist. Door de gedrukte en digitale kopieën van deze dossiers systematisch bij de hand te hebben, kunt u tijd besparen en een betere medische zorg garanderen. Studies tonen aan dat hartpatiënten die medische dossiers bijhouden, betere zorg krijgen, aangezien artsen toegang hebben tot hun volledige gezondheidsgeschiedenis. Dit geldt ook voor mensen die lijden aan andere chronische ziekten zoals kanker, diabetes en artritis.

Stappen

Deel 1 van 2: Gedrukte exemplaren organiseren

1. 

   
   
   Vraag de verantwoordelijken voor de medische eenheid om toegang tot deze dossiers. De eerste stap bij het organiseren van medische dossiers is om zoveel mogelijk (gedrukte) kopieën van de behandeling en diagnose te verzamelen bij artsen, verpleegkundigen, chiropractoren, fysiotherapeuten, psychologen, etc. De wet garandeert het recht op toegang tot bepaalde informatie over uw gezondheidsstatus.
   • Wees beleefd en geduldig bij het bestellen van kopieën van deze bestanden. Geef aan dat u uw eigen record wilt maken. Sommige artsen en ziekenhuiscentra aarzelen misschien om toegang tot deze documenten te geven uit angst voor mogelijke medische nalatigheid.
   • Registranten hebben mogelijk wat tijd nodig om ze te ordenen, aangezien het mogelijk is dat ze niet in één bestand staan. Maak dan een afspraak om later terug te komen op de locatie.
   • Het medisch dossier verzamelt alle informatie die door elke arts en ziekenhuis waar u werd gezien, werd vermeld in één enkel dossier.
   • De wet garandeert de patiënt toegang tot de meeste gezondheidsinformatie (medische dossiers, afbeeldingen, testresultaten, financiële dossiers, enz.). Sommige gegevens zijn echter vertrouwelijk, zoals paranormale beoordelingen (aantekeningen gemaakt door een professional in de geestelijke gezondheidszorg tijdens de behandeling) en documenten voor gebruik in civiele of strafrechtelijke procedures.

2. 

   
   
   Bewaar een kopie van alle documenten. Zodra u de gewenste informatie van het ziekenhuis heeft gekregen, maakt u een kopie van alles. De geschiedenis moet kopieën bevatten van de resultaten van alle laboratoriumtests en onderzoeken, diagnoses, rapporten over behandeling, radiologieën, ziekteverzekeringsverklaringen en medische aanbevelingen van alle bezochte ziekenhuizen. Het is waarschijnlijk het ondersteuningsteam dat de originele documenten zal kopiëren.
   • Hoewel alle benodigde documenten worden geleverd, worden de originelen bij de medische instellingen zelf gedeponeerd. Houd er rekening mee dat patiënten wettelijk alleen recht hebben op een kopie.
   • Ziekenhuizen hebben het recht om hiervoor een vergoeding in rekening te brengen, dus zorg ervoor dat u de prijs vraagt. Eventueel wordt voor elke pagina een vergoeding in rekening gebracht of een vast bedrag voor het afdrukken van het hele bestand.
   • Waarschijnlijk moet u bij elke kliniek die medische registratie aanvraagt, een machtigingsformulier ondertekenen.

3. 

   
   
   Organiseer kopieën door ze in een map te plaatsen. Wanneer u medische geschiedenis ontvangt, dient u deze in verschillende mappen te scheiden voor elk ziekenhuis of elke geraadpleegde arts. Organiseer ze vervolgens in chronologische volgorde, van het eerste bezoek tot het meest recente. Dit type organisatie zorgt ervoor dat specifieke informatie snel en gemakkelijk kan worden gevonden. U kunt in de linkerrand van de vellen drie gaten boren en ze in een ringband met drie ringen plaatsen, of een notitieboekje gebruiken om deze documenten op te bergen (met tussenschotten voor elk gezinslid of een individuele map voor elk).
   • Gebruik verschillende gekleurde verdelers om elke arts of ziekenhuis te identificeren. Rangschik ook de namen van artsen in alfabetische volgorde.
   • Verstevig de ringen in de map waarin uw documenten zijn opgeslagen, vooral als deze te vaak zijn geanalyseerd.
   • Documenten met betrekking tot de aanvraag en de betaling van de overeenkomst dienen minimaal vijf jaar te worden bewaard en belastingaangiften minimaal zeven jaar.

4. 

   Maak een index met behulp van een computertekstverwerker om medische dossiers te organiseren. Deze functie geeft een overzicht van de informatie in chronologische of alfabetische volgorde, waardoor het zoeken naar gegevens veel gemakkelijker wordt. Druk de index af op steviger papier om scheuren of slijtage te voorkomen.
   • Kies een groot, leesbaar lettertype voor de indexpagina: niets bijzonders of artistieks (onthoud dat dit geen plakboek is).
   • Zoek indien nodig hulp op internet voor het maken van een index om af te drukken.
   • U kunt ook gebruik maken van de blanco tafels die bij de binderverdelers worden geleverd.

5. 

   Bewaar de map / het notitieboekje op een veilige plaats. Bewaar de mappen na het archiveren van alle medische documenten op een plank of sleutelkastje, buiten het bereik van kinderen en huisdieren. Als u deze records thuis in een archief heeft, kunt u lezen en begrijpen wat er is geschreven wanneer u maar wilt. Naast het gevoel controle te hebben over uw gezondheid, kunt u ook de beste behandeling kiezen.
   • Om de map met de afgedrukte exemplaren beter op te bergen, plaatst u deze in een veilige of vuurvaste doos.
   • Mogelijk is het toegankelijker om bestanden dicht bij het bureau van de computer te bewaren. Zie hieronder hoe u documenten op digitale platforms kunt beschermen.

Deel 2 van 2: Elektronische kopieën registreren

1. 

   Scan medische dossiers. Nadat u alle papieren exemplaren heeft opgeslagen, moet u ze ook in digitaal formaat scannen. Hiermee wordt voorkomen dat gegevens worden beschadigd of verloren gaan - een zorgwekkende realiteit voor degenen die in gebieden wonen met een hoog risico op overstromingen, aardverschuivingen en andere natuurrampen.
   • De meeste printers hebben een scanfunctie, dus er is geen andere apparatuur nodig.
   • Maak na het scannen een map aan met de naam "Medische dossiers" en vervolgens submappen voor elk bezocht ziekenhuis / arts. Sleep de bestanden vervolgens naar de juiste locaties.
   • U kunt ook de gegevens van elk exemplaar dat met de hand op de computer wordt afgedrukt, opnemen (door te typen). Dit duurt echter veel langer dan het scannen van de documenten.

2. 

   Koop uw eigen software voor de registratie van medische documenten. Bekend zijn met een tekstverwerker is een goed begin, maar het is ook goed om de programma's voor die specifieke archivering te kennen. U moet nog steeds alle exemplaren scannen, maar deze software doet de hele organisatie.
   • De geschatte prijs varieert tussen R $ 80,00 en R $ 230,00, en sommige zijn inclusief online technische ondersteuning.
   • Zoek het programma dat het beste bij uw budget en computerkennis past. Sommige bedrijven bieden zelfs een gratis proefperiode aan voor een beperkte periode.
   • Ongeacht hoe u de bestanden organiseert, het is belangrijk om er een back-up van te maken, dat wil zeggen, kopieer ze naar een cd, externe HD of pen drive.

3. 

   Zoek online naar medische dossiers. Sommige zorginstellingen, maar ook ziekenhuizen en verzekeringsagentschappen, bieden gegevens aan op platforms die op afstand toegankelijk zijn. Met andere woorden, ze slaan de medische geschiedenis, met uw toestemming, op in een beveiligde database. Het is dus mogelijk om ze te openen wanneer u maar wilt via computer of mobiele telefoon. Als dit het geval is voor uw ziekenhuis, bespaart deze faciliteit niet alleen tijd, maar ook het gedoe van het scannen van papieren exemplaren.
   • U hebt waarschijnlijk toegang tot medische dossiers nodig via uw eigen applicaties of programma's. Vraag uw arts of ondersteunend personeel van het ziekenhuis om aanbevelingen.
   • Als u zich zorgen maakt over de veiligheid van uw persoonlijke gegevens, vraag dan of de gegevens niet op online platforms worden opgeslagen.

4. 

   Bewaar uw gezondheidsgeschiedenis online. Bij het scannen van deze documenten is een andere mogelijkheid om ze te archiveren de opslaglocaties of zelfs "cloudopslag". Het is mogelijk dat het zorgplanbureau of het ziekenhuis zelf de patiënt gratis toegang geeft tot deze platforms. Daarnaast zijn er een aantal bedrijven die gratis of tegen betaling digitale opslagsites aanbieden, zoals Google Docs.
   • Met uw toestemming hebben familieleden en artsen toegang tot het persoonlijke gezondheidsdossier zonder dat u mappen met papieren exemplaren hoeft mee te nemen.
   • Zorg ervoor dat wachtwoorden beschermd zijn als u een willekeurig type online platform gebruikt.
   • Onthoud dat u de login- en wachtwoordgegevens van de sites die voor opslag worden gebruikt, moet onthouden.

Tips

• Een volledige medische geschiedenis geeft nieuwe artsen nauwkeurige en belangrijke informatie die de best mogelijke behandeling garandeert.
• Begin zo snel mogelijk met het registreren van documenten. Bewaar de administratie bij het verlaten van een afspraak of laboratorium. Dit bespaart u de tijd en moeite van het later verzamelen van alle informatie.
• Wetten voor medische dossiers variëren afhankelijk van de locatie. Controleer de regelgeving voor uw land, staat en gemeente.
• Medische dossiers kunnen u helpen bij het beter beheren van ziektekostenverzekeringen, levensverzekeringen en andere vergoedingen.
• Wanneer u het ziekenhuis vraagt ​​om de geschiedenis te organiseren, moet u specifiek zijn over welke u nodig heeft, anders kunnen zij alle beschikbare informatie kopiëren en u hiervoor kosten in rekening brengen.
• Overweeg om gescande kopieën op een draagbaar USB-apparaat of verwisselbare harde schijf op te slaan en op een veilige plaats op te slaan.