Inhoud

• Stappen
• Vragen en antwoorden van de gemeenschap

Andere secties

Effectieve managers en teamleiders houden hun medewerkers actief op verschillende manieren in de gaten om ervoor te zorgen dat slecht presterende mensen snel worden gedisciplineerd en hoog presterende werknemers worden beloond. Het monitoren van werknemers kan u ook helpen gebieden te identificeren waar werknemers bedrijfstijd of middelen verspillen aan privéaangelegenheden. Met de juiste software kunt u websites blokkeren die ongepast zijn of niet van toepassing zijn op de bedrijfsvoering. Succesvol toezicht houden op werknemers, zonder onnodige wrijving op kantoor te veroorzaken, zou het doel moeten zijn van elke effectieve manager.

Stappen

Methode 1 van 4: Verwachtingen definiëren

1. 

   Maak een schriftelijke uitleg van uw beleid. Uw beleid is alleen effectief als het in duidelijke bewoordingen wordt uitgelegd in een personeelshandboek of gids. Deze gids moet gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle werknemers en omschrijven wat uw beleid is en wat er zal worden gedaan in het geval dat ze niet worden gevolgd. Voor elk monitoringbeleid dat u heeft, zoals internet- of telefoonmonitoring, wilt u misschien ook het denkproces uitleggen dat tot uw beleid heeft geleid. Door uit te leggen waarom u dit doet, kan het wantrouwen van werknemers dat wordt veroorzaakt door het monitoren van hun activiteiten, verminderen.
   • Stel een duidelijk beleid op voor tijdregistratie, factureerbare uren (indien van toepassing), persoonlijke telefoongesprekken en persoonlijk internetgebruik op het werk. Moedig werknemers aan om waar nodig pauzes te nemen.

2. 

   
   
   Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van dit beleid. Als er enige vorm van monitoring plaatsvindt die verder gaat dan het standaard inchecken van de voortgang, bijvoorbeeld als u gebruik maakt van telefoon- of internetmonitoring, moet u uw medewerkers hiervan rechtstreeks op de hoogte stellen. Houd een vergadering of verstuur een massa-e-mail om wijzigingen in het bewakingsbeleid uit te leggen en precies uit te leggen wanneer en hoe informatie wordt opgenomen, opgeslagen en verwijderd.
   • In sommige staten, zoals Connecticut en Delaware, bent u wettelijk verplicht om uw werknemers te informeren over internetmonitoring.
   • Zelfs als u niet verplicht bent uw werknemers te informeren over monitoring, kan er terugslag ontstaan ​​als u het ze niet vertelt en zij komen er zelf achter.

3. 

   
   
   Volg de disciplinaire richtlijnen precies. Als een werknemer uw beleid niet naleeft, zorg er dan voor dat de vermelde disciplinaire maatregelen voor die overtreding worden genomen. Zorg ervoor dat u het beleid op alle werknemers gelijk toepast. Wees duidelijk over uw bedoelingen. Documenteer de disciplinaire maatregelen en laat de werknemer disciplinaire plannen ondertekenen. Als u deze richtlijnen niet correct opvolgt, zullen medewerkers gaan geloven dat uw zorgvuldig opgestelde beleid niet echt wordt gehandhaafd.

4. 

   
   
   Houd uw beleid binnen redelijke grenzen. Check niet te vaak in en stel niet te beperkend internetbeleid in. Een nieuwsgierige baas kan het moreel verlagen en werknemers nerveus maken. Focus op resultaten, in plaats van op proces. Als een medewerker goed werk aflevert en goed in een team werkt, speel dan niet te veel op de details.
   • Geef uw personeel op het hoogste niveau meer vrijheid. Hoewel het misschien gepast kan zijn om een ​​uitzendkracht of administratief medewerker die weinig in uw bedrijf heeft geïnvesteerd, een computer te geven met een open ruimte die u kunt bewaken, verwachten medewerkers op hoger niveau vertrouwen.
   • De vrijheid om het werk op hun eigen manier te doen, zal het personeel op het hoogste niveau waarschijnlijk productiever maken, niet minder.

Methode 2 van 4: Productiviteit beoordelen

1. 

   Check in bij uw medewerkers. Check van tijd tot tijd op een ongepland tijdstip bij het personeel in hun eigen kantoor. Als een personeelslid vaak "wegklikt" van een raam wanneer u binnenkomt of de telefoon ophangt, moet u wellicht uw bezorgdheid uiten. Door werknemers persoonlijk te bekijken, kunt u ook opbouwende kritiek op hun werk geven.

2. 

   Vraag om uitleg waar een medewerker aan heeft gewerkt. Een eenvoudige manier om werknemers verantwoordelijk te houden, is door regelmatig met hen te praten over hoe het met hun werk gaat. Vraag ze wat ze hebben gedaan sinds je laatste gesprek, stel meer vragen en evalueer hun antwoorden naarmate het gesprek vordert. Vraag om details en tastbaar bewijs van resultaten.

3. 

   Laat medewerkers hun eigen werk documenteren. Laat uw werknemer zijn werkvoortgang registreren in activiteitenlogboeken, checklists of voortgangsrapporten. Rapporten mogen echter niet overdreven belastend of "druk werk" zijn, maar moeten teamleden en management aanmoedigen om contact te houden en op één lijn te blijven. Wees niet bang om bewijs van werk te vragen dat in een rapport wordt beschreven wanneer u met de werknemer spreekt.

4. 

   Beoordeel werken in uitvoering. Als u zich zorgen maakt over de productiviteit, vraag dan om concreet bewijs van prestaties dat meetbaar en tijdgebonden is. Als een medewerker een projectleider is, stel dan mijlpalen, maar vraag ook naar plannen en tijdlijnen voor het project. Neem contact op met ander personeel om er zeker van te zijn dat alle leden van het projectteam communiceren. Volg persoonlijk de voortgang van projecten op langere termijn en beoordeel hun nauwkeurigheid en volledigheid.
   • U kunt bijvoorbeeld gegevensinvoer volgen voor een werknemer die is toegewezen aan het beheren van een database. U kunt de tijdigheid van de inzendingen, hun nauwkeurigheid en hun naleving van de bedrijfsrichtlijnen evalueren.

5. 

   Vraag anderen naar interacties met medewerkers. Vraag leveranciers, klanten en andere medewerkers naar hun interacties met een bepaalde medewerker om een ​​beeld te krijgen van hoe die medewerker zich gedraagt. U hebt echter een manier nodig om de objectiviteit van deze observatie te vergroten, zodat werknemers niet oneerlijk worden vertegenwoordigd. Vraag bij het vragen naar deze informatie om details over de interactie in plaats van impressies. Vraag om beschrijvingen van de interacties in plaats van evaluaties. En houd altijd een open geest; u weet nooit wanneer een werknemer verkeerd wordt voorgesteld.

Methode 3 van 4: Online activiteit monitoren

1. 

   Kies voor bewakingssoftware. Monitoring software kan op een aantal manieren worden opgezet. Het eerste dat u moet overwegen, is het opzetten van een compleet systeem met een server. Dit omvat antivirus- en malwarebescherming en ook monitoring van werknemers. Als u geen IT-personeel heeft om de apparatuur te onderhouden, kunt u een cloudgebaseerde service zoals Trend Micro Business Security of Symantec Cloud gebruiken om deze services te krijgen. Deze diensten zijn niet enorm duur; verwacht ongeveer $ 150 per jaar te betalen.
   • Als u alleen het internetgebruik van werknemers probeert bij te houden en sommige sites blokkeert, is een eenvoudiger softwarepakket voldoende. Deze service is goedkoper en stelt u in staat webpagina's te controleren en te filteren, toetsaanslagen te bekijken en schermafbeeldingen te maken. Zo biedt Interguard Sonar deze diensten aan.
   • In sommige gevallen kunt u zelfs gratis rudimentaire volgsystemen krijgen. ActivTrak bewaakt bijvoorbeeld het webverkeer van het systeem en stelt maandelijks een rapport voor u op.

2. 

   Blokkeer schadelijke of ongepaste websites. Werkgevers hebben het recht om te controleren welke webpagina's hun werknemers bezoeken en om websites te blokkeren die zij onbelangrijk, ongepast of potentieel schadelijk achten voor de bedrijfsvoering. Werkgevers blokkeren voornamelijk bepaalde websites om ervoor te zorgen dat werknemers productief zijn, zoals het blokkeren van Facebook- of beurssites die hen afleiden, of om ervoor te zorgen dat werknemers geen collega's lastigvallen of bedrijfsspionage plegen.
   • Werkgevers kunnen ook sites blokkeren die als pornografisch of hatelijk worden beschouwd.
   • Sommige monitoringpakketten staan ​​bepaalde tijdslimieten toe op bepaalde soorten websites, bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid tijd per dag op sociale mediasites.
   • Als u merkt dat uw werknemers een website bezoeken die niets met het werk te maken heeft, blokkeert u die website en stuurt u een e-mail om hen eraan te herinneren dat ze op werktijd zijn.

3. 

   Monitor e-mail. Het monitoren van e-mails is voor werkgevers moeilijker te rechtvaardigen. Alvorens e-mails van werknemers te lezen, moeten werknemers op de hoogte worden gesteld van het beleid waardoor hun e-mails kunnen worden gelezen. Bovendien heeft de werkgever meestal een reden nodig voor het vermoeden dat hem ertoe bracht de e-mails te lezen, zoals een gedocumenteerd incident met die werknemer. Het is ook moeilijk voor werkgevers om het lezen van e-mails te rechtvaardigen als ze oorspronkelijk beweerden dat e-mails vertrouwelijk zullen zijn.

4. 

   Zorg ervoor dat u zich aan de wet houdt. Bepaalde controlemaatregelen kunnen het recht op privacy van uw werknemers aantasten. Raadpleeg een arbeidsrechtadvocaat voordat u monitoringsoftware installeert. Zorg ervoor dat er schriftelijke documentatie over de software is die de medewerkers hebben ondertekend, en dat iedereen begrijpt waarvoor de software is bedoeld.

Methode 4 van 4: Andere soorten monitoring instellen

1. 

   Neem telefoongesprekken op. Volgens de federale wetgeving kunnen werkgevers telefoongesprekken van werknemers volgen. Dit geldt echter alleen voor zakelijke oproepen, zoals die met klanten of leveranciers. Het is een werkgever over het algemeen niet toegestaan ​​om persoonlijke gesprekken af ​​te luisteren en moet stoppen met het opnemen en volgen van het gesprek wanneer hij zich realiseert dat het persoonlijk is. De enige uitzondering hierop is als persoonlijk telefoneren expliciet verboden is door het werkplekbeleid.
   • Het opnemen en afluisteren van voicemails mag alleen worden gedaan met een rechtvaardiging, zoals een gedocumenteerd vermoeden van wangedrag.
   • Telefoongesprekken kunnen worden opgenomen met behulp van telefoontaps of een elektronisch opnamesysteem. In sommige gevallen kan dit worden gekoppeld aan uw andere bewakingssoftware.

2. 

   Stel videobewaking in. Bedrijven gebruiken doorgaans videobewaking om klanten te ontmoedigen producten te stelen. Sommige bedrijven gebruiken echter ook videobewaking om ervoor te zorgen dat medewerkers productief zijn en het bedrijfsbeleid niet schenden. Door werknemers op deze manier te volgen, krijgt u onbevooroordeeld bewijs van wangedrag van werknemers en kan het hen ook motiveren om ijveriger te werken. Het constante gevoel dat ze in de gaten worden gehouden, kan werknemers echter ongemakkelijk maken en tot een afname van het moreel leiden. Overweeg daarom zorgvuldig de voor- en nadelen voordat u videobewaking gebruikt.
   • In veel staten wordt videobewaking ook zorgvuldig gereguleerd door de staatswet. Raadpleeg uw staatswetten voordat u dit type monitoring implementeert.
   • Het opnemen van video's van werknemers die bepaalde activiteiten uitvoeren, zoals het toilet gebruiken of zich omkleden, is altijd illegaal en kan leiden tot strafrechtelijke sancties.

3. 

   Volg de locaties van uw medewerkers. Met bepaalde apps, zoals Xora en TSheets, kunnen werkgevers de bewegingen van werknemers volgen via hun smartphones. Dit wordt meestal gebruikt voor het in- of uitklokken en is legaal als de werknemer toestemming geeft. Sommige werknemers worden echter 24/7 gevolgd met behulp van de software, wat hen een juridische reden zou kunnen geven om hun werkgevers aan te klagen wegens inbreuk op de privacy. Als u dit soort beleid implementeert, overleg dan met een advocaat om er zeker van te zijn dat u dit legaal doet.
   • Scheepvaart- of autorijdende bedrijven kunnen ook trackers in voertuigen gebruiken om ervoor te zorgen dat chauffeurs op de route blijven. Dit is een gangbare praktijk en is over het algemeen acceptabel.

Vragen en antwoorden van de gemeenschap

Ik geef leiding aan een team bestaande uit 4 leden. Welke tijdregistratietool zou je aanbevelen?

Ik zou WebWork tracker willen aanbevelen. Ik gebruik het al 7 maanden voor mijn teammonitoring. Het is vrij eenvoudig te gebruiken en heeft veel handige functies, zoals activiteitsniveaus, schermafbeeldingen, rapporten, facturen enzovoort. Sterker nog, het is goedkoper in vergelijking met andere apps.

Hoe kan ik dagelijkse rapporten maken?

U kunt een alles-in-één bewakings- en beheersoftware proberen. Het verzamelt het dagelijkse werkoverzicht van elke werknemer en exporteert een dagelijks, wekelijks of maandelijks rapport dat u kunt controleren of downloaden.

Het bedrijf heeft een beleid opgesteld dat elk personeel moet uitklokken wanneer ze naar het veld of niet op kantoor gaan, en moet inklokken wanneer ze terugkomen. Hoe kan ik dit probleem oplossen als het personeel dit weigert?

Het is moeilijk om uw medewerkers daartoe te dwingen, dus waarom gebruikt u geen andere manier om uw doel te bereiken? U kunt bewakingssoftware proberen. Het kan automatisch de inlog- en uitlogtijd van de computer registreren, dus het is de in- en uitkloktijd die u wilt opnemen. Anders zou u uw werknemers kunnen bedreigen dat ze niet correct worden betaald als ze het systeem niet correct gebruiken, maar u moet wel voorbereid zijn om dit af te dwingen. Zorg ervoor dat je het legaal laat posten en geef je medewerkers voldoende tijd om zich aan te passen.