Inhoud

• Stappen
• Tips

Elk kantoor heeft een kopieerapparaat nodig en velen van hen verspillen geld door er een te kopen. Als u de servicevoorwaarden echter zorgvuldig onderzoekt en leest voordat u ze ondertekent, kunt u een geschikt kopieerapparaat krijgen. Niet altijd de duurste of de beste kwaliteit is de juiste keuze voor gebruik op kantoor.

Stappen

Methode 1 van 2: een goed model kiezen

1. 

   Koop een sjabloon voor desktopgebruik in "thuiskantoor". Is het kopieerapparaat voor thuisgebruik of voor een bedrijf dat minder dan 700 kopieën per maand maakt, dan is het desktopmodel geschikt. Ze zijn goedkoper en eenvoudiger dan grote kopieerapparaten. De rest van de informatie in dit artikel is gericht op de behoeften van grote kantoren.
   • Een laserkopieerapparaat / printer / scanner kost gewoonlijk tussen R $ 400 (alleen zwart-wit) en R $ 900 (sneller en in kleur).
   • Inkjet-kopieerapparaten (inkjet) kunnen tot ongeveer R $ 200 kosten, zelfs die met kleuren. De bedrijfskosten kunnen echter twee- of driemaal zo hoog zijn als die van laserkopieerapparaten. Elke pagina (gedrukt in zwart-wit) kost ongeveer 30 cent.

2. 

   
   
   Ken de basisfuncties. Hoewel er nog steeds enkele soorten op de markt zijn, zullen de meeste bedrijven geen moeite hebben om de opties te definiëren die ze nodig hebben:
   • Laserkopieerapparaten ze zijn op lange termijn sneller en goedkoper in gebruik. De inkjet worden niet aanbevolen voor commerciële omgevingen.
   • Digitale kopieerapparaten zijn verreweg de handigste en meest voorkomende dan oude modellen en analoog.
   • Kleurenkopieerapparaten zijn aanzienlijk duurder en vertonen veel vaker defecten dan die waarop wordt afgedrukt zwart en wit. Als u van tijd tot tijd kleurendocumenten nodig heeft, zoek dan een kopieerapparaat hybride.

3. 

   
   
   Denk erover na om een ​​multifunctioneel apparaat aan te schaffen. Vrijwel elke moderne kopieermachine is ook een printer en sommige kunnen zelfs documenten scannen en faxen. Analyseer de voor- en nadelen van een eenvoudige all-in-one in vergelijking met een eenvoudig kopieerapparaat en de extra functies:
   • Een apparaat met één functie is over het algemeen goedkoper dan multifunctionele apparaten, als je er rekening mee houdt dat je ze allemaal nodig hebt.
   • Door voor elke functie aparte machines in te zetten, wordt de impact van elk defect verminderd.
   • Grote kantoren zouden meer dan één machine moeten gebruiken om te voorkomen dat ze op één machine moeten wachten.

4. 

   
   
   Maak een schatting van het aantal kopieën dat maandelijks wordt gemaakt. Door het kopieerapparaat aan uw behoeften aan te passen, bespaart u geld, voorkomt u vertragingen en vermindert u zelfs de frequentie van defecten. Voltooi de volgende stap, die erg belangrijk is:
   • Bekijk de kopie-records (bij voorkeur van de laatste 6-12 maanden). Als u deze niet heeft, vraag dan de kopieerservice om een ​​duplicaat met het aantal afdrukservices dat u tot nu toe hebt besteld. Er moet het aantal gemaakte kopieën zijn.
   • Zoek het gemiddelde aantal gemaakte kopieën per maand.
   • Vermenigvuldig de waarde met 1,2 om fouten te voorkomen of zelfs met 1,5 als uw schatting niet nauwkeurig is. Zo bent u beschermd tegen een gebrek aan printcapaciteit en tegen misleidende advertenties. Zoek naar een kopieerapparaat dat een maandelijks volume afdrukt dat iets hoger is dan de berekende waarde.

5. 

   Zie de kopieersnelheid. Onderzoek met welke snelheid de kopieermachine afdrukt (maar denk niet dat hoe sneller hoe beter; kopieerapparaten die te lang tussen afdrukken staan, zijn vaak defecter). Probeer de wachttijd en afdruktijd in evenwicht te brengen met de volgende richtlijnen, die meer als richtlijn van fabrikanten dienen:
   • 11–20 pagina's per minuut ("Segment 1"): aanbevolen voor thuisgebruik of kleine kantoren.
   • 21–30 ppm (segment 2): de meeste kleine kantoren met 6.000 kopieën per maand of minder. Onthoud dat deze "lage" snelheid nog steeds gelijk is aan één pagina elke 2 of 3 seconden.
   • 31-44 ppm (segment 3): kleine tot middelgrote kantoren (tot 12.000 kopieën per maand). Gebruik dit segment of een groter segment als u het kopieerapparaat op het kantoornetwerk moet installeren.
   • 45-69 ppm (Segment 4): middelgrote tot grote kantoren. Over het algemeen alleen nodig in advocatenkantoren, accountantskantoren en andere kantoren met hoge kopieerpieken en constant en intensief gebruik.
   • 70-90 ppm (Segment 5): kantoren waar veel vraag is naar kopiëren of die tijdelijk moeten worden gehuurd om te kunnen printen.

6. 

   Zoek een afwerkeenheid. De meeste kantoorkopieerapparaten organiseren automatisch documenten met meerdere pagina's. Mogelijk zijn er andere functies bij het apparaat of een afzonderlijke kopieermodule. Bekijk het volgende:
   • Aantal opbergvakken (hoeveel documenten er kan worden opgeborgen en georganiseerd)
   • Capaciteit van elk compartiment (hoeveel gekopieerde / afgedrukte pagina's kunnen worden opgeslagen)
   • Kan hij de documenten nieten of perforeren? Het is een aspect dat van vitaal belang kan zijn in kantoren met een groot aantal documenten met meerdere pagina's.

7. 

   Beëindig uw zoektocht. Bekijk het volgende voordat u een definitieve beslissing neemt:
   • Is het kopieerapparaat dubbelzijdig (drukt op beide zijden van een pagina af)?
   • Hoeveel kan de kopieermachine een document verkleinen of vergroten?
   • Ondersteunt de kopieermachine deze als u niet-standaard papierformaten gebruikt?
   • De meeste hoogwaardige kopieerapparaten hebben een beeldprocessor (RIP). Als uw model dit niet heeft, moet u mogelijk een externe processor aanschaffen.
   • Hoe lang is het eerste exemplaar (de hoeveelheid tijd om het eerste exemplaar af te drukken)? Als een enkele kopie vaker voorkomt op uw kantoor, is dit een belangrijke statistiek.

Methode 2 van 2: Aankoop- en servicevoorwaarden

1. 

   Huur een kopieerapparaat voor kort gebruik. De huurvoorwaarden zijn simpel: u betaalt een bepaald bedrag per maand en levert de kopieermachine terug als u klaar bent. Dit is de slechtste manier om aan uw geld te komen, dus het is meestal een optie die alleen geschikt is voor bedrijven met een plotselinge vraag naar kopieën van documenten.
   • Vermijd huurvoorwaarden die extra kosten dekken. U zou een eenmalige, probleemloze service moeten kunnen vinden.

2. 

   Koop indien mogelijk het kassakopieerapparaat. U moet al het geld hebben op het moment van aankoop en weten dat u het apparaat gedurende meerdere jaren zult gebruiken. Als u het geld heeft, heeft deze methode twee belangrijke voordelen:
   • In sommige gevallen kan het voorkomen dat u de vergoeding in een van de jaren niet hoeft te betalen, waardoor u op korte termijn een financieel voordeel krijgt. Raadpleeg een financieel advocaat.
   • U bent niet gebonden aan de huurovereenkomst, waardoor u wat geld bespaart als u later van kopieerapparaat wisselt.

3. 

   Denk erover na om een ​​gebruikt kopieerapparaat te kopen. Gebruikte apparaten kunnen 1/5 van de prijs van een nieuwe kosten. Als u een nieuw bedrijf opent en niet weet hoeveel kopieën er zullen zijn, biedt deze investering het minste risico. Vraag de kopieermachine om het aantal gerepliceerde en afgedrukte documenten te tellen. Een hoogwaardige printer met snelheden van 45 pagina's of meer per minuut is ideaal voor het kopiëren van 15 of 20 miljoen pagina's. Een langzamere, oudere (of mindere kwaliteit) kopieermachine kan na ongeveer 1-5 miljoen pagina's "sterven".

4. 

   Lees de huurvoorwaarden goed door. De huurovereenkomst bevindt zich tussen huur en koop. U betaalt een maandelijks bedrag om de machine 1-5 jaar te gebruiken. Aan het einde van deze periode heeft u de mogelijkheid om het permanent te kopen. Leaseovereenkomsten zijn lastig om te "ontsnappen" na ondertekening, dus lees het contract heel aandachtig!
   • Fair Market Value (FMV) -huurovereenkomsten kosten gewoonlijk tussen R $ 200 en R $ 1200 per maand, afhankelijk van de kwaliteit van het kopieerapparaat. Als u klaar bent, stelt de bank een prijs voor het kopieerapparaat vast op basis van de huidige waardemarkt.
   • Als u een nieuw bedrijf heeft geopend, moet de eigenaar mogelijk een persoonlijke garantie ondertekenen. Dit betekent dat de eigenaar de leasevergoeding uit eigen zak moet betalen als het bedrijf dat niet kan.

5. 

   Maak een aparte service- en onderhoudstermijn. Accepteer, om geld te besparen, niet dat onderhouds- en servicekosten in de lease zijn inbegrepen; Huur in plaats daarvan een ander bedrijf in om het kopieerapparaat te repareren en op te slaan. Bekijk het servicecontract en noteer de volgende informatie:
   • Bekijk de servicekosten per exemplaar. Vermenigvuldig het met het aantal exemplaren om het maandelijkse bedrag te vinden.
   • Zoek naar een minimaal maandelijks bedrag. In een langzamere maand kan het zijn dat u deze vergoeding betaalt in plaats van de kopieerservice. Maak een extra kostenraming op basis van het kopieervolume van de afgelopen 12 maanden.
   • Ideaal is om hulpdiensten te zoeken die maximaal vier uur nodig hebben om de reparatie uit te voeren.
   • Als het kantoor buiten de normale kantooruren werkt, zorg er dan voor dat noodreparaties tijdens deze uren worden gedekt.

Tips

• Koop bij bekende en vertrouwde fabrikanten. Lees indien mogelijk aanbevelingen, recensies en recensies over de fabrikant en modellen.
• Vraag de IT-afdeling om de netwerkverbinding van de kopieermachine te beveiligen door onbevoegde toegang te voorkomen.