Inhoud

• Stappen
• Vragen en antwoorden van de gemeenschap
• Tips

Andere secties

Als u bijna geen ruimte meer heeft in uw IBM Notes-e-mail, maar niet klaar bent om e-mails te verwijderen, overweeg dan om ze te archiveren. E-mails archiveren betekent dat u berichten naar een andere locatie op uw computer kopieert. Leren hoe u IBM Notes archiveert om ruimte vrij te maken in uw account terwijl u de originele e-mails opslaat. Het zorgt er ook voor dat uw computer en software optimaal presteren.

Stappen

1. 

   Beperk de grootte van uw e-mailbestand. Houd uw e-mailbestand kleiner dan 500 MB. (Sommige organisaties hebben mogelijk een strengere beperking nodig, zoals 200 MB.)
   • Controleer uw gegevensgrootte door naar Bestand, Database, Eigenschappen te gaan. Ga in Lotus 8 naar Bestand, Toepassingen, Eigenschappen.
   • Klik op het tabblad "i". Het getal achter "Schijfruimte" geeft aan hoeveel gegevens u momenteel op IBM Notes heeft.

2. 

   
   
   Lees meer over de vooraf bepaalde instellingen van uw organisatie. Als u IBM Notes voor school of werk gebruikt, zijn er mogelijk al archiefinstellingen aanwezig. Dit helpt organisaties om het aantal e-mails per gebruiker te beheren, evenals de algemene prestaties van computers binnen de organisatie. Als er al archiefinstellingen zijn gemaakt, overleg dan met het personeel van uw technische systeem om te zien of deze kunnen worden gewijzigd.

3. 

   
   
   Bepaal uw gewenste archiefinstellingen. U kunt alle e-mails van IBM Notes archiveren of specifieke e-mails selecteren. U moet ook beslissen hoe vaak u IBM Notes wilt archiveren.
   • Open de juiste applicatie (Mail).
   • Ga naar Acties, Archief, Instellingen.
   • Ga naar het tabblad Criteria en zorg ervoor dat "Standaard voor laatst gewijzigd" is geselecteerd.
   • Klik op "ok" om de wijzigingen op te slaan.
   • Zorg ervoor dat de criteria is ingeschakeld.

4. 

   
   
   Plan automatische archieven. Het plannen van automatische archieven zorgt ervoor dat u regelmatig en consistent archiveert. Het bespaart u ook tijd.
   • Open de juiste applicatie (Mail).
   • Ga naar Acties, Archief, Instellingen.
   • Ga naar het tabblad Planning. Zorg ervoor dat "Planning archivering" is geselecteerd.
   • Kies de juiste tijd en dag waarop u wilt dat uw computer uw bestanden archiveert.

5. 

   Archiveer handmatig IBM Notes. Zelfs als u automatische archivering plant, kunt u op elk moment nog handmatig archiveren.
   • Open de juiste applicatie (Mail).
   • Open de e-mail of map die u wilt archiveren.
   • Ga naar Acties, Archief, Nu archiveren.
   • Klik op Ja om te archiveren volgens uw vooraf bepaalde instellingen.

6. 

   Archiveer met behulp van slepen en neerzetten. Dit is gewoon een andere manier om IBM Notes handmatig te archiveren.
   • Open de juiste applicatie (Mail).
   • Open de e-mail of map die u wilt archiveren.
   • Selecteer het juiste bericht (en).
   • Sleep het bericht (en) naar het gewenste archief in uw navigatievenster.

7. 

   Bekijk gearchiveerde berichten. Hoewel u een e-mail heeft gearchiveerd, moet u deze mogelijk van tijd tot tijd nog openen. Uw archiefbestand zal de mappen nabootsen die u in uw IBM Notes-account heeft ingesteld. Alles blijft georganiseerd zoals u het heeft ontworpen.
   • Open de juiste applicatie (Mail).
   • Klik op Archief in uw navigatiedeelvenster.
   • Selecteer het juiste archief (d.w.z. Standaard voor Laatst gewijzigd).

Vragen en antwoorden van de gemeenschap

Tips

• Maak een back-up van belangrijke e-mails. Als u belangrijke e-mails in IBM Notes heeft, kopieer deze dan naar een andere locatie, zoals een cd of dvd. Dit geeft u een extra kopie voor het geval er iets gebeurt met de server of de kopie die op uw pc is opgeslagen.
• Verwijder oude en onnodige berichten, vooral als ze bijlagen bevatten. Dit helpt ook om uw gegevensgrootte te verkleinen en de prestaties van uw computer te verbeteren.