Inhoud

• stadia
• Deel 1 Organiseer in tijd en ruimte
• Deel 2 E-mail beheren
• Deel 3 Beheer tijd
• Deel 4 Fysieke en geestelijke gezondheid behouden

In dit artikel: Tijd en ruimte organiseren E-mail beheren Tijd beheren De lichamelijke en geestelijke gezondheid onderhouden15 Referenties

Georganiseerd zijn is een kwaliteit die door recruiters wordt gezocht, omdat het een van de beste middelen is om kwaliteitswerk te leveren. Veel werknemers hebben echter in verschillende mate te maken met organisatorische problemen.Als u er deel van uitmaakt, weet dan dat er eenvoudige en effectieve oplossingen zijn. geeft u enkele tips om uw professionele leven gemakkelijker te maken door een betere organisatie.

stadia

Deel 1 Organiseer in tijd en ruimte

1. 
   

   
   Neem uw activiteiten op in een krant. Neem een ​​week om elk van uw activiteiten te beoordelen terwijl u gaat. In deze typische week krijgt u een overzicht van uw dagelijkse taken. U kunt ze classificeren op basis van de tijd die ze nodig hebben en de doelstellingen waarmee u kunt bereiken.

2. 
   

   
   Bepaal uw productiviteitspieken. Sommige mensen zijn actiever tijdens de ochtend, terwijl anderen effectiever zijn na de lunch. Wat voor u de beste tijd is, profiteer ervan om de belangrijkste en meest complexe taken uit te voeren.

3. 
   

   
   Geef prioriteit aan uw taken. Neem de gewoonte om een ​​dagboek in papieren of digitale vorm te hebben. Markeer, voordat u 's nachts vertrekt of' s ochtends aankomt, de belangrijkste activiteiten: rapportage in korte tijd, voorbereiding van een afspraak ... Hiermee kunt u de tijd en energie geven die nodig is voor elke taak zonder u te verstrooien. Blijf desondanks flexibel genoeg om nieuwe vereisten op te nemen in het geval van een verandering van omstandigheden. Vraag uw medewerker of supervisor om meer informatie als u niet zeker bent van het relatieve belang van een taak.

4. 
   

   
   
   
   Verzend snel kleine taken. Prioriteren betekent niet uitstellen! Met andere woorden, als u onbelangrijke maar gemakkelijk uitvoerbare taken hebt, stel ze dan niet van de ene dag op de andere uit. Zorg zo snel mogelijk voor deze kleine activiteiten, zodat u zich kunt concentreren op de belangrijkste punten.

5. 
   

   
   Organiseer uw werkruimte. Of u nu een klein kantoor hebt of een echte kamer, uw ruimte moet bevorderlijk zijn voor effectief werk! Een rommelige werkruimte kan stress veroorzaken en uw productiviteit beperken. Het gaat er niet om toiletmaniak te worden! Je moet gewoon de gewoonte aannemen je bureau op te ruimen.
   • Bewaar uw werkruimte. Verwijder alle bestanden en afval die je kantoor bezaaien. Rangschik de belangrijke delen daarentegen zorgvuldig. Bewaar en maak je werkruimte schoon zodra je de kans hebt: tijdens een periode van activiteit, tijdens een pauze, tussen twee taken ...
   • Schoon als je gaat. Op deze manier vermijdt u dat u papier of etensresten op uw bureau ophoopt.
   • Houd alles binnen handbereik: telefoon, pen, papieren notitieblok ... Organiseer uw werkruimte om deze zo functioneel mogelijk te maken.

6. 
   

   
   
   
   Plan je dag. Om effectief te organiseren, moet u uw afspraken plannen, maar ook alle andere professionele taken zoals het lezen van uw e-mail, het schrijven van rapporten ... U kunt bijvoorbeeld een of twee dagen van de week afspraken doorbrengen jij en de rest van de week aan je andere taken. Probeer niet koste wat kost lege periodes in te vullen. Grijp de kans om te ontspannen of na te denken over minder onmiddellijke problemen. Deze periodes van lage activiteit kunnen ook de verwachte voorspellen.
   • Gebruik een kalender of kalender. U kunt een papieren agenda, een elektronische agenda of dergelijke applicaties kiezen iCalendar of Google nu.
   • Categoriseer uw activiteiten. U kunt ze bijvoorbeeld classificeren op type (project, evenement, vergadering, pauze ...) of op volgorde van belangrijkheid. Kies een systeem waarmee u uw belangrijkste activiteiten in één oogopslag kunt zien.
   • Optimaliseer het gebruik van digitale tools. Bijvoorbeeld vooruitzicht kan worden gebruikt als een adresboek, agenda of lijst met te doen activiteiten. Door dezelfde tool te gebruiken om uw professionele leven te plannen, wint u aan efficiëntie.
   • Deel indien mogelijk wat van uw werk af. Het kan moeilijk zijn om een ​​assistent te laden met taken die aan u zijn toegewezen of om de hulp van een collega te vragen. Hiermee kunt u zich echter opnieuw concentreren op de activiteiten die u kunt doen en uw tijdbeheer optimaliseren.

Deel 2 E-mail beheren

1. 
   

   
   Plan indien mogelijk het lezen van uw e-mail. Voor sommige berichten is mogelijk een permanente verbinding met uw berichten vereist. Als dit niet het geval is, lees dan uw e-mails niet tot de geplande tijdstippen gedurende de dag.

2. 
   

   
   Sorteer je e-mails. Markeer de belangrijke gesprekken en classificeer uw e-mails op basis van hun doel, hun afzender ... Gebruik de functies aangeboden door vooruitzicht (mappen en submappen) of Gmail (Labels).
   • Wis de s terwijl ze worden verwerkt. Archiveer belangrijke gesprekken en e-mails die u mogelijk nodig heeft. Het hebben van een lege doos, die allemaal is gelezen en behandeld, kan aan het einde van de dag een opluchting zijn. Als u er een vuistregel van maakt, zorg er dan voor dat u de verwerking van uw e-mails niet overhaast.

3. 
   

   
   Optimaliseer de communicatiemiddelen. Of het nu tussen collega's of met partners is, beperk u niet tot een e-mailgesprek. Het directe gesprek of gewoon de telefoon zijn voorkeursoplossingen voor hun snelheid en menselijk contact. Ze kunnen u waardevolle tijd besparen en u de stress besparen van het wachten op uw reactie. Bovendien is het gemakkelijker om informatie uit te wisselen in de thread van een mondeling gesprek dan schriftelijk.

4. 
   

   
   Beperk vroegtijdige werkonderbrekingen. Het is essentieel om overdag pauzes te nemen. Aan de andere kant onderbreekt u u tijdens een taak om de telefoon op te nemen of een collega die langs uw bureau loopt, uw werkschema en verspilt u tijd. Aarzel niet om uw deur te sluiten of uw telefoon op het antwoordapparaat te laten staan ​​zonder uzelf volledig te isoleren. Zodra uw taak is voltooid, beantwoordt u de verschillende verzoeken. Dat gezegd hebbende, maak geen absolute regel met het risico dat ze sociaal of ontoegankelijk lijken!

5. 
   

   
   Gebruik de cloud computing. Deze technologie maakt het mogelijk om grote hoeveelheden informatie op te slaan via een externe server. Het is daarom goedkoop en verbetert de toegankelijkheid van gegevens. U kunt dus vanaf elk apparaat werken, op voorwaarde dat hij toegang heeft tot internet. de cloud computing kan de kwaliteit van uw werk en uw tijdbeheer verbeteren, omdat u hierdoor sneller en efficiënter kunt werken. Deze service is meestal beschikbaar als een door het bedrijf betaald abonnement. Aarzel niet om het gebruik van deze technologie voor uw service voor te stellen.

6. 
   

   
   Gebruik de functies die door de zoekmachines worden aangeboden. Misschien heb je al de gewoonte om de sites in je favorieten op te nemen en persoonlijk te rangschikken. Aarzel niet om hetzelfde op kantoor te doen, vooral als u uw eigen computer hebt. Bedrijfspartnersites of algemene informatie zijn bijvoorbeeld bronnen waartoe u snel toegang nodig hebt.

Deel 3 Beheer tijd

1. 
   

   
   Probeer niet meer dan één taak tegelijk te doen. In een wereld die wordt gedomineerd door informatie- en communicatietechnologieën, wordt van werknemers verwacht dat ze altijd beschikbaar zijn en tegelijkertijd op alle verzoeken reageren. Alle experts willen graag zeggen dat dit fenomeen van multitasking leidt, in tegenstelling tot de schijn, een verlies van tijd en kwaliteit van het werk. Wanneer ons brein verzadigd is van informatie, heeft het geen tijd om alles te analyseren. Het uitvoeren van meerdere taken tegelijkertijd verhoogt dus de stress en vermindert het vermogen om te analyseren en te concentreren. Het is logischer om één probleem tegelijk op te lossen.

2. 
   

   
   Maak je eigen schema. Naast het opstellen van een specifieke agenda (vergadering, evenement, vergadering ...), is het goed om een ​​algemeen schema van uw dag te hebben. Hiermee kunt u pieken van activiteit en rustperioden voorspellen.
   • Sommige activiteiten, zoals het nadenken over een project of het bestuderen van het dossier van een klant, vereisen concentratie en analyse. Om uw efficiëntie te verbeteren, plant u een specifieke tijd om aan dit soort activiteiten door te brengen. Als u bestanden of projecten verplaatst, kan uw intellectuele capaciteit afnemen, waardoor u minder efficiënt wordt. Evenzo moeten meer vervelende taken, zoals het lezen van e-mail of rapporten, in de tijd worden beperkt. Anders kunt u zich vervelen en de activiteit uitstellen of uitstellen.
   • Geef extra tijd voor sommige activiteiten. Vergaderingen of afspraken kunnen inderdaad langer duren dan verwacht. Neem op basis van je ervaring een tijdsperiode op die groter is dan de aangekondigde duur van het evenement.

3. 
   

   
   U kunt een alarm gebruiken. Het kan u herinneren aan een gebeurtenis, het einde aangeven van de toegewezen tijd voor het voltooien van een taak of u gewoon een ritme van het werk geven. Zorg er echter voor dat het niet onverwachts gaat rinkelen, omdat dit u kan belasten zonder u efficiënter te maken.

4. 
   

   
   Voer uw taken niet zonder geldige reden uit. Lennui, vermoeidheid, de wens om eerder het kantoor te verlaten ... zijn allemaal slechte redenen om een ​​activiteit uit te stellen. Uitstel is een echte verspilling van tijd en efficiëntie. U moet echter flexibel blijven. Als er zich een onverwachte gebeurtenis voordoet (vergadering op het laatste moment, herziening van een dringend bestand ...), noteer wat u moet doen en hervat uw activiteit later. U kunt ook een alternatieve oplossing instellen. Als u bijvoorbeeld niet naar een vergadering kunt gaan, probeer dan een telefonische vergadering op te zetten.

Deel 4 Fysieke en geestelijke gezondheid behouden

1. 
   

   
   Neem pauzes. Zoals vermeld in het artikel, is het noodzakelijk om perioden van fysieke en intellectuele rust te plannen. Het is inderdaad nutteloos om 's middags een pauze te nemen om te doen waar we' s ochtends geen tijd voor hadden. Tijdens de pauze kunt u een stapje terug doen, het uitgevoerde werk waarderen en met collega's uitwisselen. Bovendien helpt het om de productiviteit beter te organiseren en te verbeteren. Als u wordt overweldigd door werk, voert u de pauzeperiode in uw agenda in, zodat u deze niet vergeet. Plan indien nodig een alarm.

2. 
   

   
   Zorg voor voldoende slaap. De voordelen van slaap zijn altijd erkend. Toch slapen veel werknemers niet genoeg. Stel een routine op voor een goede nachtrust van zeven of acht uur.

3. 
   

   
   Vergelijk jezelf niet met je collega's. Iedereen heeft een bepaalde rol die hij anders waarneemt. Een effectieve organisatiemethode voor een collega is niet noodzakelijk voor u. U kunt best practices bespreken, maar u moet uw eigen systeem vinden.

4. 
   

   
   Organiseren is een tijdrovend proces. Je planning wordt opgesteld terwijl je in het bedrijf werkt. Probeer niet ten koste van alles je agenda te volgen en wees flexibel. Begin met een algemene organisatie (ordelijk kantoor, tijdsverdeling tussen werk en pauze ...) en verfijn dit vervolgens geleidelijk.