Schrijver:
Louise Ward
Datum Van Creatie:
12 Februari 2021
Updatedatum:
13 Kunnen 2024
Inhoud
- stadia
- Deel 1 Respecteer het formaat van de aanbevelingsbrief
- Deel 2 Schrijf het concept van de brief
- Deel 3 Vul de aanbevelingsbrief in
Als je een hoge positie hebt op het werk, op school of een non-profit organisatie, kan je worden gevraagd om een aanbevelingsbrief voor iemand te schrijven. Mensen hebben er vaak een nodig wanneer ze solliciteren naar een baan of wanneer ze bepaalde universiteiten willen betreden. De aanbevelingsbrief moet formeel van vorm en toon zijn en de positieve kenmerken en vaardigheden beschrijven die de kandidaat op de werkplek kan brengen.
stadia
Deel 1 Respecteer het formaat van de aanbevelingsbrief
- Typ de brief met e-verwerkingssoftware. Hoewel het misschien persoonlijker lijkt om het met de hand te schrijven, is schrijven naar e-behandeling professioneler. Een getypte brief zal ook gemakkelijker te lezen zijn.
- Gebruik e-verwerkingssoftware in plaats van basissoftware die bij uw computer is geleverd. Basissoftware heeft meestal niet de opties die u nodig hebt voor de brief.
- Als de kandidaat u meedeelt dat de brief moet worden verzonden, kunt u deze altijd in een afzonderlijk document typen en met uw handtekening aan de PDF toevoegen in plaats van deze alleen in de hoofdtekst te typen.
-
Zoek een professionele briefsjabloon. E-verwerkingssoftware wordt vaak geleverd met sjablonen waarmee u de brief eenvoudig kunt opmaken. Een professionele briefsjabloon bevat vaak marges met de vooraf gedefinieerde breedte, zodat u dit niet handmatig hoeft te doen.- De meeste e-verwerkingstoepassingen hebben verschillende soorten modellen. Kies een formeel in plaats van een model dat te informeel of persoonlijk is.
- Gebruik een standaard, leesbaar lettertype zoals Times New Roman of Helvetica.
- Over het algemeen moet u twee regeleinden tussen alinea's zonder alinea in de hoofdtekst van de brief laten. Als u ervoor kiest om een alinea vóór uw alinea's te plaatsen, is het niet nodig om twee regelfeeds tussen elke alinea te laten staan.
-
Voer de namen en adressen in. In de rechterbovenhoek van de eerste pagina van de brief typt u uw naam en adres. Ga verder met de naam en het adres van de ontvanger aan de linkerkant van de pagina.- U moet ook andere manieren opnemen om contact met u op te nemen, zoals uw telefoonnummer of adres.
- Als u een briefhoofd met uw contactgegevens hebt, is het meestal niet nodig om uw naam en adres een tweede keer op te nemen. Als dit niet het geval is, moet u ze op de brief schrijven.
- Na uw adres ziet u de datum op een regel. Afhankelijk van het model dat u gebruikt, kan er ook een regel voor het onderwerp zijn. In dit geval kunt u eenvoudig "Aanbevelingsbrief voor" schrijven, gevolgd door de naam van de kandidaat.
- In de meeste gevallen moet u de brief aan een specifieke persoon richten. Als het echter door een groep mensen zal worden gelezen, kunt u het eenvoudigweg richten tot de "inleningscommissie" of de "toelatingscommissie". Bespreek met de kandidaat om de juiste formule te kiezen.
-
Gebruik briefhoofdpapier als je er een hebt. Als uw werkgever een briefhoofd heeft of als u personeel hebt, ziet uw brief er professioneler uit. Zorg er in elk geval voor dat u kwaliteitspapier hebt om de brief af te drukken.- De presentatie van de brief zegt veel over jou, maar ook over de kandidaat. Om deze reden wilt u dat het er zo formeel en professioneel mogelijk uitziet.
- Het witte machinepapier doet het prima. Vermijd slecht fotokopieerpapier. U vindt kwaliteitspapier in de meeste winkels voor kantoorbenodigdheden en grote supermarkten.
-
Maak de omtrek van de brief. Over het algemeen moet u beginnen met het organiseren van uw gedachten met de kandidaat voordat u gaat zitten en begint te schrijven. Denk na over de kwaliteiten die u wilt opnemen en kies de beste voor uw brief.- Vergeet niet dat de brief in het algemeen niet meer dan één pagina mag bevatten. Aanbevelingsbrieven voor universiteiten kunnen twee pagina's vullen.
- Dit geeft u voldoende ruimte voor drie korte alinea's in de hoofdtekst van de brief. Omdat de ruimte beperkt is, moet u efficiënt schrijven zodat elk woord telt.
- U moet met de kandidaat discussiëren terwijl u aan de conceptbrief werkt. Lees meer over zijn / haar werk of het academische pad waarvoor hij / zij solliciteert, evenals over de eigenschappen en vaardigheden die de persoon die de brief leest wil.
Deel 2 Schrijf het concept van de brief
-
Stel jezelf voor en stel de kandidaat voor. De brief begint met de term 'lieve (of) lieve', gevolgd door de naam van de persoon die het ontvangt. Vervolgens bevat de volgende regel uw naam, de naam van de kandidaat en de reden voor de brief.- Leg uw relatie met de kandidaat uit en geef aan hoe lang u elkaar kent. Als je een kwalificatie hebt die je aanbeveling interessanter maakt, moet je deze ook vermelden.
- Bevestig de details die relevant zijn voor de toepassing. Als u zijn leidinggevende op het werk was, zou u de naam van het bedrijf waarin u beiden werkte, evenals uw functies (indien nuttig), de duur van uw dienstverband in het bedrijf en de duur van uw samenwerking.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Mijn naam is Jean Dupont en ik ben een supervisor bij Button Factory. Ik schrijf u mijn aanbeveling voor Robert Dupré die ik de afgelopen vijf jaar onder mijn toezicht had bij Button Factory. "
-
Noem minstens drie uitzonderlijke vaardigheden. Direct na de introductie moet u een zin opnemen met de vaardigheden of kwaliteiten die u in meer detail in de hoofdtekst zult bespreken.- Het soort vaardigheden en kwaliteiten dat u opneemt, hangt af van uw relatie met de kandidaat en het doel van uw brief. Persoonlijke aanbevelingsbrieven mogen alleen gericht zijn op karaktereigenschappen, terwijl aanbevelingsbrieven de vaardigheden van de kandidaat moeten weerspiegelen die hem of haar bijzonder geschikt maken voor de gezochte functie.
- Academische referentieletters zijn een hybride tussen de twee voorgaande typen. Naast de vaardigheden die de perfecte kandidaat maken om een bepaalde graad na te streven, kunt u positieve eigenschappen opnemen, zoals intelligentie of nieuwsgierige aard.
- Dit zou je laatste paragraaf moeten afsluiten. Maak gewoon een lijst met vaardigheden of kwaliteiten, want deze komen in de volgende paragraaf aan bod. Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "In mijn ervaring heeft Robert Dupré de energie en de organisatorische en communicatieve vaardigheden die nodig zijn om een waardevol bezit in uw bedrijf te worden. "
-
Geef voorbeelden. In de tweede paragraaf van de aanbevelingsbrief bespreekt u meer gedetailleerd de vaardigheden of kwaliteiten die u in de inleiding noemde.- Vergeet niet dat u niet veel ruimte heeft en dat u niet wilt dat de brief te lang wordt. Om deze reden is het beter voor u om een concreet voorbeeld te vinden dat ten minste twee, op zijn best drie, kwaliteiten en vaardigheden aantoont die in de inleiding worden genoemd.
- Een concrete observatie van de kandidaat op een moment dat hij de vaardigheden of kwaliteiten waarover u spreekt heeft gebruikt, is de meest effectieve manier om te bewijzen wat u zegt.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Robert Dupré liet me zien dat hij verschillende dingen tegelijk kon doen en tegelijkertijd verschillende knopbewerkingen kon uitvoeren. Op een dag bood hij zich aan om extra werk aan te nemen toen hij verwachtte dat de productie zou vertragen door verschillende werknemers die ziek waren. Hij heeft vaak extra verantwoordelijkheden aanvaard en overuren gemaakt, terwijl hij een actieve rol in zijn gezin en gemeenschap heeft behouden. "
-
Schrijf de slotparagraaf. Sluit in de derde alinea (de laatste alinea) af met een positieve noot door de kwaliteiten en vaardigheden die u in de hoofdtekst hebt benadrukt, samen te vatten en te herhalen. Zeg ook dat u denkt dat de kandidaat goed geschikt is voor de functie of het programma waarvoor hij of zij solliciteert.- Deze paragraaf mag niet langer zijn dan twee of drie zinnen. Schrijf een zin die de hoofdtekst van de brief samenvat en de kandidaat aanbeveelt. U kunt ook een zin opnemen in verband met het voorbeeld in uw tweede alinea en uw werk in de toekomst.
- Je zou bijvoorbeeld kunnen schrijven: "Zelfs vandaag evalueer ik het werk van mijn andere werknemers door het te vergelijken met dat van Robert Dupré. Dankzij zijn energie, zijn organisatie en zijn vaardigheden, zou hij een buitengewone aanwinst voor uw bedrijf zijn. "
-
Blijf open voor vragen. In de laatste zin van uw brief moet u een manier opnemen om contact met u op te nemen als de ontvanger van uw brief vragen heeft of de informatie die u heeft opgenomen graag wilt bespreken.- Geef hem een manier om rechtstreeks contact met u op te nemen, zonder de tijden van de dag en de dagen waarop u niet beschikbaar bent te vermelden.
- U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Als u vragen hebt of de ervaring van Robert wilt bespreken, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen op 05-55-55-55-55. Ik ben over het algemeen beschikbaar van maandag tot vrijdag van 8 tot 18 uur "
Deel 3 Vul de aanbevelingsbrief in
-
Corrigeer fouten zorgvuldig. Een brief met grammatica of interpunctiefouten zal de kandidaat niet benadrukken, om nog maar te zwijgen over jezelf. Afhankelijk van het soort baan of opleiding waarvoor hij solliciteert, kan een brief met fouten meer kwaad dan goed doen.- De e-behandelingssoftware moet over het algemeen een spellingcontrole bevatten, maar u moet er niet volledig op vertrouwen.
- Druk een ruwe schets van de brief om deze aandachtig te lezen.Door het vanaf het einde te lezen, zul je fouten ontdekken die je misschien hebt gemist als je het net vanaf het begin hebt gelezen.
- Je kunt het ook hardop lezen. Dit helpt je grammaticafouten te vinden en tegelijkertijd vreemde zinsstructuren te identificeren die dubbelzinnig of moeilijk te lezen kunnen zijn. Als je ergens tegenaan loopt terwijl je hardop leest, overweeg dan om het te repareren om het gemakkelijker te kunnen lezen.
-
Onderteken de brief. De brief moet eindigen met een begroetingsformule die is "Oprecht" gevolgd door uw handtekening. U moet vervolgens uw naam volledig typen voordat u ondertekent. U kunt ook uw contactgegevens onder uw naam opnemen, maar dit is niet verplicht.- Nadat u de brief hebt gecorrigeerd en zeker weet dat deze geen fouten bevat, kunt u een kopie afdrukken op uw briefpapier of machinepapier.
- Onderteken de brief in blauwe of zwarte inkt.
- Bewaar een kopie van de brief in uw archief en overhandig deze aan de kandidaat. Als u de brief als supervisor van de kandidaat schrijft, moet u mogelijk een kopie in het archief van het bedrijf bewaren.
-
Stuur de brief. Vraag de kandidaat hoe de brief naar de ontvanger moet worden gestuurd en volg zijn instructies. Als u het moet opsturen, kunt u ook een kopie per post verzenden.- Vooral als u een academische aanbevelingsbrief of een professioneel certificaat schrijft, kan dit nodig zijn.
- In sommige gevallen kunt u het gewoon aan de kandidaat geven die het aan de ontvanger doorgeeft, maar in andere gevallen moet u het rechtstreeks naar de ontvanger sturen en het mag niet door de handen van de kandidaat gaan.
- In ieder geval is het altijd beter om het zelf naar de ontvanger te sturen in plaats van het aan de kandidaat te geven. Op deze manier kan de ontvanger er zeker van zijn dat de kandidaat de inhoud niet heeft gewijzigd.
- Vraag naar de deadline. U wilt niet dat de brief te laat komt en de kandidaat wordt gediskwalificeerd. Dit kan een negatieve invloed op hem hebben of hem verhinderen de positie te krijgen waar hij naar solliciteert.
- Blijf positief en vermijd het vermelden van de zwakheden of moeilijkheden van de kandidaat.
- Als u denkt dat u niet genoeg goede punten kunt vinden om over de kandidaat te schrijven, moet u weigeren een aanbevelingsbrief te schrijven.
- Vergeet niet dat u uw eigen reputatie riskeert bij het schrijven van een aanbevelingsbrief. Doe dit niet tenzij u overtuigd bent van het vermogen van de kandidaat om te slagen in de functie waarvoor hij of zij heeft gesolliciteerd.
- Vermeld uw geslacht, afkomst, leeftijd, handicap of andere details van uw lichaamsbouw of cultuur niet. Dit zijn dingen waarmee de ontvanger van de brief geen rekening moet houden bij de beslissing om de kandidaat in te huren of te accepteren.
