Inhoud

• stadia
• Deel 1 Begin de brief
• Deel 2 Schrijf het hoofdgedeelte van de brief
• Deel 3 Maak de brief af
• Deel 4 De brief invullen

In dit artikel: Start de letter Verminder de hoofdtekst van de letter Vul de letter Zoek de letter14 Referenties

Moet u een commerciële brief schrijven? Over het algemeen volgen dit soort letters een bekende en gemakkelijk toe te passen structuur die zich aanpast aan een verscheidenheid aan inhoud. Een zakelijke brief moet altijd gedateerd zijn. Bovendien moet het een paar alinea's en informatie over de afzender en de ontvanger bevatten. Schrijf uw eigen boek en breng indien nodig de nodige wijzigingen aan om aan de normen van uw bedrijf te voldoen.

stadia

Deel 1 Begin de brief

1. 
   

   
   Maak uzelf vertrouwd met de lay-out. Wat de inhoud van uw brief ook is, u moet bepaalde presentatieregels toepassen. Commerciële brieven moeten worden getypt. Gebruik een algemeen lettertype zoals "Arial" of "Times New Roman". Kies indien mogelijk voor opgevulde alinea's, wat overeenkomt met het starten van elke nieuwe alinea door twee keer op de toets te drukken. binnenkomst en geniet niet.
   • Laat aan alle vier zijden een marge van 2,5 cm over.
   • Een digitale zakelijke brief moet worden samengesteld met een gemeenschappelijk lettertype. Vermijd in een professionele e-mail cursief of e in een andere kleur dan zwart en wit.

2. 
   

   
   Kies een geschikt papier. De e moet worden afgedrukt op een vel van A4-formaat. Als u in de Verenigde Staten woont, gebruikt u papier van Letter-formaat, dat is 216 mm × 279 mm of 8,5 "× 11". Sommige grote contracten kunnen worden afgedrukt op vellen van legal-formaat (216 mm × 356 mm).
   • Als u een brief afdrukt om deze te verzenden, kunt u overwegen papier te gebruiken met het hoofd van het bedrijf. Dit geeft uw brief een officieel tintje, omdat de lezer het logo en de contactgegevens van uw bedrijf te zien krijgt.

3. 
   

   
   
   
   Voer de informatie over het bedrijf in. Voer de naam en het adres van het bedrijf in en schrijf elk item van het adres op een afzonderlijke regel. Als u voor uzelf werkt, voegt u uw naam toe in plaats van de bedrijfsnaam of hoger.
   • Als uw bedrijf een gebruiksklare kop heeft, kunt u deze gebruiken in plaats van de gegevens zelf te typen.
   • Als u het adres zelf invoert, motiveer dit dan links of rechts bovenaan de pagina, afhankelijk van uw voorkeuren of de instructies van het bedrijf.
   • Als u de brief naar het buitenland verzendt, schrijft u de naam van het land in hoofdletters.

4. 
   

   
   Geef de datum aan. Schrijf de volledige datum voor meer nauwkeurigheid. Bijvoorbeeld: "1 april 2012". In een Franse brief moeten de plaats en de datum rechtsboven op de pagina verschijnen.
   • Als het schrijven van uw brief meerdere dagen heeft geduurd, geeft u de datum aan waarop u de brief hebt voltooid.

5. 
   

   
   
   
   Voeg de ontvangerinformatie toe. Voer de volledige naam van de ontvanger in, de titel indien van toepassing, de naam en het adres van het bedrijf. Deze informatie moet in deze volgorde worden weergegeven, met elk item op een afzonderlijke regel. Voeg indien van toepassing een referentienummer toe. In een brief aan de Fransen moet de informatie over de ontvanger rechts worden vermeld, enkele regels onder de datum.
   • Om een ​​antwoord rechtstreeks te ontvangen, is het wenselijk om de brief aan een specifieke persoon te richten. Doe een beetje onderzoek, als je de naam van de ontvanger negeert. Neem contact op met het bedrijf om de naam en titel van de betrokken persoon te achterhalen.

6. 
   

   
   Kies een belformulier. Deze formule dient om uw respect voor de ontvanger uit te drukken. U kiest uw formule afhankelijk van of u uw buurman kent of niet. Je zult ook rekening houden met de mate van bekendheid of formalisme van je relatie. Bekijk de opties in de volgende lijst.
   • Gebruik de uitdrukking "Aan wie van rechts:" alleen maar als u niet precies weet aan wie u uw brief moet richten.
   • Als uw relatie met de ontvanger oppervlakkig is, is het het beste om "Meneer" of "Mevrouw" te gebruiken om een ​​vreemde te voorkomen.
   • U kunt ook de titel van de ontvanger aangeven, bijvoorbeeld: "Mr. Director".
   • Als je de ontvanger heel goed kent en je rapporten bekend zijn, kun je een meer persoonlijke formule gebruiken, zoals 'Mijn beste Suzanne'.
   • Als u twijfelt over het geslacht van de ontvanger, gebruikt u de formule: "Dames, heren,".
   • Vergeet niet om een ​​komma te plaatsen na de aanroep- of dubbele puntformule (:) na de uitdrukking "Aan wie het juist is".

Deel 2 Schrijf het hoofdgedeelte van de brief

1. 
   

   
   Neem een ​​passende toon aan. Volgens een bekend gezegde is tijd geld en hebben de meeste zakenlieden er een hekel aan om hun tijd te verspillen. Daarom moet uw brief op een korte en nauwkeurige toon worden geschreven. Maak lezen eenvoudiger door meteen naar het punt te gaan en te beginnen met een beknopte alinea.U kunt bijvoorbeeld altijd beginnen met een zin als deze: "Ik schrijf over ...".
   • Vermijd bloemrijke overgangen, pompeuze woorden of lange, bochtige zinnen. Zoek in plaats daarvan zo snel en duidelijk mogelijk naar de meest elementaire.
   • Neem een ​​overtuigende stijl aan. Hoogstwaarschijnlijk is uw doel om uw lezer over te halen iets te doen, van gedachten te veranderen, een probleem te corrigeren, een factuur te betalen of actie te ondernemen. Dus, onthul je standpunt met overtuiging.

2. 
   

   
   Gebruik persoonlijke voornaamwoorden Het is volkomen correct om in een commerciële brief persoonlijke voornaamwoorden te gebruiken ik, wij en je. Gebruik het persoonlijke voornaamwoord als het op jezelf aankomt ik. U gebruikt het persoonlijke voornaamwoord, je om over de ontvanger te praten.
   • Wees voorzichtig bij het schrijven van een brief namens een organisatie. Als u het standpunt van het bedrijf presenteert, moet u het persoonlijke voornaamwoord gebruiken wij. Zo zal de lezer weten dat het om het standpunt van het bedrijf gaat. Als u uw eigen mening geeft, gebruik dan ik .

3. 
   

   
   Wees duidelijk en beknopt. Informeer uw lezer precies over het onderwerp van uw toespraak, omdat hij u snel zal beantwoorden als uw brief helder is als water van steen. In het bijzonder moet u ondubbelzinnig aangeven of u wilt dat de ontvanger u iets geeft of in een bepaalde richting handelt. Leg je positie zo kort mogelijk uit.

4. 
   

   
   Gebruik de actieve stem. Gebruik bij het beschrijven van een situatie of bij het aanvragen de actieve stem in plaats van de passieve stem. Uw risico dubbelzinnig of onpersoonlijk te zijn, indien uitgedrukt in de passieve stem. Bovendien is de actieve stem eenvoudiger en meteen ter zake. Hier zijn twee voorbeelden.
   • Passieve manier: "Uw zonnebril is niet ontworpen of vervaardigd met de kracht in gedachten. "
   • Actieve manier: "Uw bedrijf ontwerpt en produceert zonnebrillen zonder aandacht te besteden aan hun sterkte. "

5. 
   

   
   Wees ontspannen als dat nodig is. Brieven worden door mensen aan andere mensen geschreven. Vermijd standaardbrieven zoveel mogelijk, want u kunt geen relatie met iemand opbouwen door hem een ​​stereotiepe brief te sturen. Vermijd echter uitdrukkingen in de omgangstaal of slangtaal, zoals "moet gezegd worden" voor "moet worden toegelaten" of "geld" voor "geld". Houd een professionele stijl, maar vriendelijk en vriendelijk.
   • Als je de ontvanger goed kent, is het mogelijk om een ​​vriendelijke formule op te nemen om je groeten te uiten.
   • Gebruik uw gezond verstand om de aspecten van uw persoonlijkheid te bepalen die u zult onthullen. Soms maakt een beetje humor echt een zakelijke relatie gemakkelijker, maar wees voorzichtig voordat je een anekdote vertelt.

6. 
   

   
   Wees hoffelijk. Dat moet je ook zijn, zelfs als je een klacht of een klachtenbrief schrijft. Onderzoek de positie van de geadresseerde en bied hem op een meegaande en vriendelijke toon aan om te doen wat je kunt binnen redelijke grenzen.
   • Een onbeleefde klacht kan bijvoorbeeld als volgt worden geschreven: "Ik denk dat je zonnebril zo arm is dat ik besloot om niet meer te kopen. Aan de andere kant zou een hoffelijke claim er als volgt uitzien: "Ik ben teleurgesteld over je zonnebril en ik besloot in de toekomst een voorraad aan te slaan bij andere leveranciers. "

7. 
   

   
   Gebruik een tweede pagina bij kop voor uw extra pagina's. De meeste zakelijke brieven moeten kort genoeg zijn om op één pagina te passen. Maar als uw brief langer is, zoals een contract of juridische conclusies, heeft u mogelijk extra pagina's nodig. Gebruik een tweede pagina koptekst, gemaakt van hetzelfde papier als de eerste pagina, maar meestal met een afgekort adres.
   • Schrijf het paginanummer op de tweede en volgende pagina's bovenaan de pagina. U kunt ook de naam van de ontvanger en de datum opnemen.

8. 
   

   
   Bind alles. Vat in de laatste paragraaf de punten samen die u in de hoofdtekst van de brief hebt behandeld en vermeld duidelijk uw actieplan of wat u van de ontvanger verwacht. Stel voor dat hij contact met u opneemt als hij vragen of opmerkingen heeft. Bedank de ontvanger voor de aandacht die hij of zij heeft gegeven aan de betreffende brief of vraag.

Deel 3 Maak de brief af

1. 
   

   
   Kies een gratis formulier. In de conclusie, net als in de beroepsvormen, moet het respect en formalisme tonen. U kunt, zonder het risico te lopen uzelf te bedriegen, een formule kiezen zoals: "gelooft u alstublieft (mijnheer) om de zekerheid van mijn voorname overweging" of "ik smeek u de uitdrukking van mijn toegewijde gevoelens te uiten. Evenzo, als het een e-mail is, overweeg dan het gebruik van zinnen als "hartelijk", "respectvol" of "oprecht", die minder formeel, maar acceptabel zijn.

2. 
   

   
   Onderteken de brief. Spring ongeveer vier lijnen voordat u uw handtekening ondertekent. Druk uw brief af voordat u deze ondertekent. Het is beter om blauwe of zwarte inkt te gebruiken. Als u uw brief per e-mail verzendt, scan dan uw handtekening en plaats de foto in het juiste deel van de brief.
   • Als u de brief namens een andere persoon ondertekent, schrijft u 'p. p. : »Voor uw handtekening. Dit is de afkorting van de uitdrukking "bij proxy", wat "in plaats van" of "in de naam van" betekent.

3. 
   

   
   Typ uw naam en contactgegevens Voer onder uw handtekening uw naam, titel, telefoonnummer, e-mailadres of andere toepasselijke contactgegevens in. Schrijf elk item op een onafhankelijke regel.

4. 
   

   
   Voeg de initialen van de typiste toe. Als de brief door iemand anders dan de auteur is getypt, kunt u de initialen van die persoon toevoegen onder het handtekeningblok. Soms vragen sommige bedrijven om de initialen van de auteur van de brief op te nemen om gemakkelijker de mensen te vinden die hebben meegewerkt aan de ontwikkeling van de brief.
   • Als u alleen de initialen van de typist vindt, schrijft u deze in kleine letters, bijvoorbeeld: mj.
   • Als u de auteurs opneemt, gebruikt u hoofdletters terwijl u de initialen van de typist in kleine letters houdt, bijvoorbeeld: RW: mj. Het is mogelijk om de twee initialen te scheiden door een schuine streep, bijvoorbeeld: MW / mj.

5. 
   

   
   Geef de bijlagen aan. Als u onderdelen aan uw brief hebt toegevoegd, schrijf dan de aard van deze onderdelen, een paar regels onder uw coördinaten, met vermelding van het aantal en type onderdelen. Schrijf bijvoorbeeld: "Bijlagen (2): een formulier, een brochure".
   • U kunt de uitdrukking "Bijlagen" ook inkorten door "P. j" te schrijven.

6. 
   

   
   Voer de namen van de ontvangers in. Als u een kopie van de brief naar een andere persoon verzendt, moet u deze in de brief vermelden door de afkorting "cc" te schrijven onder de regel "Bijlagen", gevolgd door de naam en titel van de persoon. Deze afkorting betekent "courtesy copy". Het is ook de afkorting van de uitdrukking "ware kopie", toen de letters met carbonpapier werden getypt.
   • Schrijf bijvoorbeeld: "cc: Marie Martin, directeur marketing".
   • Als u meer dan één naam toevoegt, plaatst u de tweede naam onder de eerste maar zonder de "cc:"

Deel 4 De brief invullen

1. 
   

   
   Corrigeer de brief. De lay-out is een belangrijk element om uw professionaliteit weer te geven. Maar u moet uw fouten corrigeren om aan de ontvanger te bewijzen dat u bekwaam en verantwoordelijk bent. Voer de spellingcontrole van uw e-verwerkingssoftware uit, maar lees ook uw brief zorgvuldig voordat u deze verzendt.
   • Controleer of de brief duidelijk en beknopt is. Zijn er paragrafen die meer dan drie of vier zinnen bevatten? Als dit het geval is, probeer dan onnodige zinnen te verwijderen.
   • Als de brief uiterst belangrijk is, overweeg dan om een ​​van uw vrienden of collega's te vragen deze voor u te lezen. Soms ziet een frisse look fouten of blunders die je misschien niet opmerkt.

2. 
   

   
   Krab niet aan je brief. Als u meerdere pagina's hebt, niet ze niet. Als u uw pagina's op orde wilt houden, kunt u ze bevestigen met een paperclip linksboven.

3. 
   

   
   Post de brief. Als u de brief per post verzendt, gebruikt u een envelop van handelsformaat. Neem indien mogelijk een envelop met het bedrijfslogo. Noteer het adres van de afzender en de geadresseerde correct. Vouw de letter dubbel zodat de geadresseerde eerst de bovenste en vervolgens de onderste klep openvouwt. Zorg ervoor dat je genoeg hebt van je brief voordat je deze verzendt.
   • Als u vindt dat uw schrijven rommelig is en niet overeenkomt met uw professionele competentie, voert u de adressen in met uw e-mailverwerkingssoftware en drukt u ze af op de envelop met uw printer.
   • Als de brief buitengewoon belangrijk of dringend is, overweeg hem dan door een dienst te laten bezorgen.
   • Als u het per e-mail wilt verzenden, converteert u het naar "HTML" of PDF-formaat om te blijven formatteren. Het is echter het beste om de brief op papier te verzenden.