Schrijver:
Virginia Floyd
Datum Van Creatie:
14 Augustus 2021
Updatedatum:
10 Kunnen 2024
Inhoud
Andere sectiesEen offerteaanvraag, of RFP, is een zakelijke tool waarmee bedrijven kunnen zoeken naar consultants of freelancers om in een behoefte te voorzien. Door een effectieve RFP samen te stellen, vergroot u de kans dat u goede voorstellen ontvangt van goed gekwalificeerde kandidaten. Hoe meer u op voorhand bent met uw verwachtingen in de offerteaanvraag, hoe groter de kans dat u de juiste match voor de baan vindt.
Stappen
Deel 1 van 4: Uw behoeften bepalen
Weet wat je wilt. De eerste stap is weten wat voor soort uitkomst u van een project zou willen hebben. Als u een visie heeft, kunt u de juiste vragen stellen over de diensten van een consultant.
- Identificeer het type project dat u doet en maak een lijst van de stappen die u nodig heeft om het project te voltooien.
- Bepaal het soort hulp dat u denkt nodig te hebben. Zijn uw behoeften technisch, ontwerpgerelateerd of beide? Heeft u één persoon of een team nodig om aan uw project te werken? Kan het werk op afstand worden gedaan of moet u ter plaatse iemand zoeken met wie u persoonlijk kunt afspreken?
- Vraag uzelf af wat voor soort ontwikkelaars of specialisten u moet inhuren om uw project te realiseren.
- Het hebben van een eerste visie betekent niet dat het project precies moet (of zal) aflopen zoals u het voor ogen had.
Beoordeel uw doelen en missie. De grote doelen en missie van uw bedrijf kunnen net zo belangrijk zijn als de details van het project zelf.- Lees de missie van uw bedrijf nog eens door, ook al heeft u deze zelf geschreven.
- Wees expliciet over hoe het project de missie van het bedrijf zal dienen.
- Verander uw visie voor het project als het niet overeenkomt met de algemene doelstellingen van het bedrijf.
- Stel vast hoe het project uw bedrijf zal verbeteren, tegemoet zal komen aan de behoeften van aandeelhouders of aandeelhouders, of uw klanten zal dienen.
- Schrijf een verklaring over hoe dit project de doelstellingen van het bedrijf zal bereiken. Mogelijk moet u de verklaring opnemen in uw offerteaanvraag, maar het helpt u ook om uw eigen doelen voor het project te focussen.
Bepaal uw budget. U moet een concreet nummer hebben voor het bedrag dat u aan het project kunt besteden. Als u op de hoogte bent van uw toegestane budget, zal uw relatie met de consultant die u inhuurt op de lange termijn beter worden.- Praat van tevoren met uw boekhoudkundige of financiële afdeling. Ga er niet zomaar van uit dat u weet hoeveel geld u aan een project kunt besteden.
- Zorg ervoor dat u alle delen van het project en alle personen die u nodig heeft om u te helpen bij het voldoen aan de behoeften van uw project, deelneemt.
- Plan voor extra uitgaven. Projecten - vooral grote projecten - vallen zelden onder het budget. Als u vanaf het begin wat extra ruimte overlaat voor onverwachte uitgaven, blijft u in het ongewisse.
- Bied een scherp tarief. Bedenk dat minder betalen vaak leidt tot een slechtere kwaliteit. Tegelijkertijd levert te veel betalen u misschien geen significant beter project op dan simpelweg het 'gangbare tarief' betalen.
Stel een tijdlijn samen. U moet een gedetailleerde tijdlijn opstellen met deadlines voor zowel het voorstel als het project zelf. Misschien wilt u het project in stappen of fasen opdelen en voor elke stap een andere deadline toewijzen.- Maak een omgekeerde kalender. Begin met de laatste deadline voor het voltooide project en werk achteruit, waarbij u individuele deadlines bepaalt.
- Wijs een deadline toe voor het voorstel die 2-6 weken is nadat u uw offerteaanvraag hebt verzonden, afhankelijk van het detailniveau en de maatwerk die u nodig heeft.
- Geef uzelf ook een deadline voor het schrijven van de RFP.
Deel 2 van 4: Planning van de RFP
Lees andere offerteaanvragen. Een van de beste manieren om een effectieve RFP te schrijven, is door de verzoeken van anderen te lezen. Dit geeft u een idee van welke informatie moet worden opgenomen, wat voor soort lay-out het gemakkelijkst te lezen en te volgen is, en wat voor soort aanvullende beelden er moeten worden opgenomen.
- Zoek online naar voorbeelden van RFP's. Er zijn veel voorbeelden beschikbaar die de structuur en belangrijke informatie gedetailleerd weergeven.
- Lees actuele offerteaanvragen van andere bedrijven. Doe net alsof u een adviseur bent die probeert een voorstel op te stellen. Lees de offerteaanvragen van anderen en kijk of er informatie ontbreekt waarmee u een beter voorstel kunt schrijven. Zorg ervoor dat u die informatie opneemt in uw offerteaanvraag.
- Probeer RFP's te vinden van bedrijven die passen bij uw bedrijfsprofiel. Als je een kennis hebt van een ander bedrijf, vraag dan of ze oude RFP's hebben die je als model zou kunnen bekijken.
- Bekijk online RFP-sjablonen. Ze zijn misschien een goede startplaats, maar u kunt ze gebruiken om te leren hoe u uw offerteaanvraag schrijft en dit vervolgens zelf doet, zodat u meer flexibiliteit krijgt bij de opmaak en details.
Bepaal de verwachte reikwijdte en grenzen van uw project. Voordat u de RFP schrijft, moet u de reikwijdte en grenzen van uw project kennen. Mogelijk moet u het project opnieuw opschalen als u zich realiseert dat u in te korte tijd te veel vraagt.
- Het kan helpen om een lijst bij te houden met dingen die dit specifieke project niet zal behandelen, zelfs als u van plan bent om in de toekomst op de ideeën terug te komen. (U zult deze informatie waarschijnlijk niet opnemen in de offerteaanvraag.)
- Door in uw offerteaanvraag duidelijk te zijn over de reikwijdte van het project, kunnen consultants betere voorstellen voor uw project opstellen.
- Wees realistisch over welke resultaten u kunt verwachten gezien het budget en de tijdsbeperkingen die u de adviseur oplegt.
Maak een lijst van je "must haves" en je "like to haves".”Een manier om te weten wat u werkelijk wilt in reactie op uw offerteaanvraag, is door een lijst te maken van uw behoeften en wensen. Elk van uw behoeften of "must-haves" moet worden opgenomen in uw offerteaanvraag. Misschien wilt u enkele of de meeste van uw "wensen" opnemen, maar zorg ervoor dat uw offerteaanvraag niet onrealistisch of te omslachtig wordt.
- Misschien wilt u in uw RFP verduidelijken welke items nodig zijn en welke de voorkeur hebben.
- Te veel geprefereerde (wens) items kunnen potentiële consultants afschrikken die op basis van de geïdealiseerde beschrijving het gevoel hebben dat ze ongeschikt zijn.
- Houd uw 'like to haves'-lijst bij om voorstellen te evalueren zodra ze binnen zijn.
Bepaal wie de voorstellen zal lezen en het project zal belonen. De persoon die de voorstellen leest die naar aanleiding van de offerteaanvraag worden verzonden, moet de offerteaanvraag waarschijnlijk in ieder geval lezen, zo niet schrijven, voordat deze uitgaat.
- Zorg ervoor dat de verwachtingen van de persoon duidelijk in de offerteaanvraag worden vermeld.
Specificeer de minimumkwalificaties van een kandidaat. Naast projectspecifieke behoeften en wensen, wilt u misschien uw verwachtingen omschrijven over de achtergrond, opleiding en ervaring van consultants die aan uw project zullen werken.
Stel een scorekaart op die u gaat gebruiken om voorstellen te beoordelen. Als u dit doet voordat u de offerteaanvraag verstuurt, kunt u uw behoeften en verwachtingen afstemmen voordat u deze schrijft. Op deze manier weet u zeker dat u de belangrijkste factoren in uw offerteaanvraag opneemt en benadrukt.
- Bepaal een beoordelingssysteem voor voorstellen. Overweeg meerdere categorieën met een schaal van 1-10 en een totaalscore.
- Het voorstel / de voorstellen met de hoogste score (s) voldoen het duidelijkst aan uw behoeften en zullen waarschijnlijk worden gekozen.
- Enkele categorieën die u op uw scorekaart kunt opnemen, zijn esthetiek / ontwerp, visie, implementatie, budgetplan, ervaring en referenties, het vermogen om deadlines te halen, integratie van uw bedrijfsmodel in hun ontwerp, innovatie, gebruik van technologie, professionaliteit, reactie op constructieve feedback , en communicatief vermogen.
Deel 3 van 4: Het schrijven van de offerteaanvraag
Voeg alle relevante details toe. Hoewel u de lezers van uw offerteaanvraag niet wilt overweldigen met onnodige informatie, moet u alle relevante details opnemen. Deze kunnen zijn:
- Wie u bent en wat de doelstellingen van uw bedrijf zijn
- Waarom u een adviseur nodig heeft voor uw project
- Welke resultaten verwacht u aan het einde van het project
- Hoe u met het bedrijf gaat werken
- Hoeveel u kunt betalen
- Hoe en wanneer het voorstel moet worden ingediend
- Hoe u het voorstel wilt opmaken
- Wanneer u elke fase van het project moet hebben voltooid
- Hoe u voorstellen beoordeelt en selecteert
- Wanneer u van plan bent de geselecteerde adviseur of firma op de hoogte te stellen
- Met wie te contacteren in geval van vragen
Wees specifiek, maar niet te specifiek. Hoewel u wilt dat uw RFP duidelijk en specifiek is over het type project en consultant dat u verwacht, wilt u deze niet zo specifiek maken dat u goede kandidaten uitsluit. Het vinden van een evenwicht kan lastig zijn.
- Als u niet specifiek genoeg bent, zult u waarschijnlijk een stortvloed aan voorstellen ontvangen die mogelijk vaag zijn of niet in overeenstemming zijn met uw visie.
- Als je te specifiek bent, krijg je niet genoeg voorstellen en heb je misschien niet het gevoel dat je genoeg keuzes hebt.
- Mogelijk moet u uw offerteaanvraag herschrijven als de voorstellen te vaag zijn of als u er niet genoeg van ontvangt.
Organiseer de offerteaanvraag effectief. Omdat u veel informatie verstrekt in een korte hoeveelheid ruimte, is organisatie de sleutel tot een effectieve RFP.
- Zorg voor duidelijke secties. Het hebben van secties kan helpen om de verschillende delen van uw voorstel te ordenen in gemakkelijk verteerbare "hapjes" van informatie.
- Gebruik vet en onderstreept om de belangrijkste punten te benadrukken, maar doe dit spaarzaam. Minder dan 10% van de tekst moet vetgedrukt of onderstreept zijn.
- Verdeel lange stukken tekst met opsommingstekens of verdeel het in meerdere kortere delen.
- Voeg een paar goed ontworpen afbeeldingen toe om visueel belang toe te voegen en tekst op te splitsen.
Verzoek referenties. Zorg ervoor dat u referenties opvraagt als onderdeel van uw offerteaanvraag. U zou moeten kunnen achterhalen of eerdere klanten tevreden waren met zowel het proces van het werken met een adviseur of firma als met het uiteindelijke project dat ze hebben ontvangen.
- Zorg ervoor dat u de referenties die de adviseur verstrekt, ook daadwerkelijk belt. Vraag of de vorige klant de consultant opnieuw zou inhuren, en zorg ervoor dat u zowel proces als product bespreekt in uw vraag.
Proeflees uw RFP voordat u deze verstuurt. Het verzenden van een onduidelijke offerteaanvraag of een offerteaanvraag vol grammaticafouten en typefouten is onprofessioneel en kan u enkele goede voorstellen kosten. Om als bedrijf serieus genomen te worden, moet je een kwaliteitsproduct opsturen.
- Laat iemand anders uw offerteaanvraag ook nakijken. Het kan moeilijk zijn om uw eigen fouten op te sporen.
- Misschien wilt u proberen iemand buiten het project of zelfs buiten het bedrijf uw offerteaanvraag te laten lezen voor de duidelijkheid van het doel.
Deel 4 van 4: Verzenden van de RFP
Stuur RFP's naar gerenommeerde adviesbureaus. Hoewel grote bedrijven vaak veel verschillende consultants voor zich hebben, zullen ze proberen het imago en de reputatie van hun bedrijf te beschermen, dus het is onwaarschijnlijk dat ze werknemers hebben die onder hun verwachtingen presteren.
- Zoek online naar beoordelingen van het bedrijf. Online recensies zijn niet perfect, maar ze zijn vaak een goede plek om te beginnen. Neem negatieve recensies echter met een korreltje zout. Lees de details van eventuele klachten en negeer emotionele taal.
- Vraag een collega of een kennis van een bedrijf dat vergelijkbaar is met het uwe naar wie zij u aanbevelen uw offerteaanvraag te sturen. Zelfs concurrerende bedrijven zullen u waarschijnlijk een eerlijke aanbeveling doen voor gerenommeerde bedrijven.
- Bel een firma en vraag hen om referenties. Het is niet ongebruikelijk om individuele consultants om referenties te vragen, dus een bedrijf moet ook bereid zijn om referenties te verstrekken. Zorg ervoor dat u de referentie specifieke vragen stelt over het proces van samenwerken met het bedrijf en of ze het bedrijf opnieuw zouden gebruiken voor toekomstige projecten.
Beperk het aantal bedrijven of personen waarnaar u uw offerteaanvraag verstuurt. Als uw offerteaanvraag naar iedereen gaat, ontvangt u ofwel te veel voorstellen om realistisch te overwegen, of wordt uw offerteaanvraag niet serieus genomen.
- Het ontwikkelen van een voorstel kost veel tijd en het is onwaarschijnlijk dat een bedrijf of consultant bereid is om uw verzoek serieus te nemen en er tijd aan te besteden als ze uw offerteaanvraag op te veel verschillende locaties zien verschijnen.
- Richt u in plaats daarvan op minder voorstellen van hogere kwaliteit.
Geef individuen voldoende tijd om een kwaliteitsvoorstel op te stellen. Door bedrijven en consultants voldoende tijd te geven om uw offerteaanvraag te lezen en in zich op te nemen, hun eigen visie voor het project te creëren en een kwaliteitsvoorstel op te stellen, krijgt u een beter idee van hoe het uiteindelijke project eruit zal zien.
Houd je aan je deadline. Een bedrijf dat te laat een voorstel indient, komt waarschijnlijk ook te laat op de projectdeadlines. Als u uw deadlines serieus neemt, houd dan geen rekening met voorstellen die zijn ingediend nadat de deadline is verstreken. Als u zich minder zorgen maakt over deadlines dan over een kwaliteitsproduct, wilt u misschien toch overwegen om te laat in te dienen.
Voorbeeldverzoek om een voorstel
