Schrijver:
Robert White
Datum Van Creatie:
6 Augustus 2021
Updatedatum:
12 Kunnen 2024
Inhoud
We weten allemaal dat georganiseerd zijn op het werk belangrijk is; toch is dit voor veel mensen een eindeloze strijd. Geloof het of niet, maar georganiseerd blijven is niet zo ontmoedigend als het klinkt. Enkele snelle veranderingen in gewoonten en doorlopende oplossingen kunnen dit proces gemakkelijker maken dan u misschien denkt.
Stappen
Methode 1 van 4: Uw ruimte en tijd beheren
Houd uw activiteiten in de gaten. Noteer gedurende meerdere dagen een aantal van uw activiteiten in een dagboek. Dit zal u helpen precies te zien wat u doet zonder het zelfs maar te beseffen, en u krijgt een eerste indruk van uw organisatorische en productiviteitsstoringen. Bovendien moet u deze oefening uitvoeren met uw algemene doelen in gedachten. Via het activiteitendagboek kunt u zien welke taken uw tijd kunnen verspillen en welke kunnen bijdragen aan uw doelen.
Bepaal uw hoge productiviteitsschema's. Sommige mensen zijn 's ochtends productief, anderen haten het idee om vroeg op te staan. Misschien heb je al een idee van de delen van de dag die je productiever maken. Ongeacht uw voorkeuren - nachten, ochtenden, lunchtijd of net voor of na de "spits" - profiteer van deze periodes om uw productiviteit te maximaliseren.
Prioriteren uw taken. We weten allemaal dat sommige taken belangrijker zijn dan andere; we geven ze echter niet altijd voldoende prioriteit. Ontwikkel bijvoorbeeld een systeem dat taken classificeert door middel van herinneringen met merken zoals vlaggen of sterren met eerlijkheid en flexibiliteit. Bewaar deze herinneringen dicht bij uw computer of bureau, zowel virtueel als fysiek. Besteed meer tijd en energie aan de items met de hoogste prioriteit op de lijst. Voorbeelden hiervan zijn taken met korte deadlines, zoals de dingen die u aan het einde van de dag of de volgende dag moet leveren. U kunt ook prioriteit geven aan reacties aan klanten, bazen of anderen die verantwoordelijk zijn voor de gegenereerde kosten. En als u niet zeker weet hoe gevoelig of belangrijk een taak is, is het altijd een goed idee om dit te vragen.
Voltooi de snelle taken onmiddellijk. Niet alle taken hoeven te worden geprioriteerd en gepland voor een specifieke tijd.Het plannen of plannen van sommige ervan kan evenveel tijd kosten als het voltooien ervan. Als dat zo is, en u kunt deze taken meteen voltooien, geniet ervan! Door op deze manier met deze obstakels om te gaan, kunt u ook uitstel voorkomen.
Beheer rommel en werkmaterialen. Onze tafels verplaatsen zich gemakkelijk van scènes van wanorde naar scènes van vernietiging die films waardig zijn - wat de organisatie moeilijk maakt. Sommige mensen hanteren zelfs een strikt schoonmaakbeleid. Hoewel ze niet essentieel zijn, moet u enkele stappen ondernemen om uw werkstation schoon te maken.
- Hervat de bestelling. Gooi afval weg en archiveer systematisch de materialen die u nodig heeft. Ruim rommel op waar mogelijk: tijdens pauzes of tussen taken.
- Maak het vuil dat u genereert direct schoon. U hoeft zich dus geen zorgen te maken over later schoonmaken. Bovendien voorkomt u zo dat de huidige aandoening in de toekomst op uw tafel blijft liggen.
- Houd de benodigdheden die u nodig heeft binnen handbereik. Het is duidelijk dat niet alles om je heen een teken van wanorde is. Het beschikbaar hebben van de tools die u gebruikt, bespaart u tijd en maakt goed gebruik van uw kostbare ruimte.
Plan tijden voor activiteiten en afspraken. Sommige mensen plannen alleen vergaderingen, maar maken geen lijsten met noodzakelijke activiteiten. Het kan handig zijn om de belangrijkste taken en afspraken in te plannen. U kunt ook specifieke taken "groeperen". Plan bijvoorbeeld alleen vergaderingen op dinsdag en donderdag. Houd ook vrije tijd in uw agenda om creatieve tijd voor uzelf te reserveren of om onverwachte gebeurtenissen op te vangen.
- Gebruik een agenda en een agenda. Deze tools kunnen op papier of virtueel zijn, in de vorm van applicaties zoals iCalendar en Google Now.
- Verdeel uw activiteiten in categorieën. Het categoriseren of scheiden van activiteiten op kleur kan u snelle visuele herinneringen geven aan wat belangrijk is. Deze categorieën kunnen bijvoorbeeld zijn: correspondentie, projecten, evenementen, vergaderingen, discussies en zelfs pauzes of tijden voor fysieke oefeningen.
- Optimaliseer uw technologie. Virtuele agenda's en e-mailplatforms, zoals Outlook, kunnen uw takenlijsten, uw contacten en uw adressen combineren. Dit maakt niet alleen alles efficiënter, maar het optimaliseert ook je denkproces.
- Delegeer taken waar mogelijk. Gezien de intensiteit van een dag werken, vergeet u gemakkelijk dat u niet alles alleen hoeft te doen. Delegeer taken aan een assistent of, als je erg verzand bent in klusjes, vraag een collega om je een plezier te doen en te helpen bij bepaalde taken. Je kunt ze belonen als alles rustiger is.
Methode 2 van 4: Uw e-mail systematisch behandelen
Controleer uw e-mails op geplande tijden. Niet iedereen hoeft in zijn inbox te blijven, omdat veel ontvangen berichten niet zo urgent zijn. Als u op een locatie werkt waar niet onmiddellijk op e-mails hoeft te worden gereageerd, controleer dan uw inbox op geplande tijden - ongeveer drie of vier keer per dag.
Archiveer e-mails. Maak gebruik van mappen en labels in plaats van dat berichten zich in uw inbox opstapelen. Outlook heeft mappen en submappen, terwijl Gmail labels en verschillende afzonderlijke inboxen heeft. Als u bijvoorbeeld een journalist bent, kunnen uw mappen "Huidige rapporten", "Toekomstige rapporten", "Oude rapporten", "Interviews & bronnen" en "Verhalen en ideeën" heten.
- Verwijderen en archiveren. Archiveer oude en belangrijke mail en verwijder de rest. In het bovenstaande voorbeeld dient de map "Oude rapporten" als een journalistenbestand. Wanneer u begint met het verwijderen van oude e-mailberichten, zult u versteld staan ​​hoeveel items naar de prullenbak gaan en hoeveel items er worden opgeslagen. Sommige mensen houden er ook van om hun inbox leeg te hebben - geen enkel bericht ongelezen achter te laten (of geen berichten in hun inbox achter te laten). Naast het gebruik van mappen en labels, kunt u de box leegmaken met de functie "Archiveren", oude e-mails verwijderen tijdens werkpauzes of toepassingen voor het organiseren van accounts gebruiken.
Gebruik andere vormen van communicatie wanneer dit het meest efficiënt is. Soms kan een eenvoudig telefoontje een probleem oplossen waarvoor tien e-mails moeten worden uitgewisseld. Bel dan de persoon! Als u weet dat het uitwisselen van e-mails een discussie oproept of veel berichten met zich meebrengt, kunt u het beste telefonisch spreken. Op die manier kunt u meer details ontvangen, terwijl u een lange en langdurige discussie via elektronische berichten vermijdt. U kunt zelfs een e-mail sturen naar een collega en iets zeggen als "Ik heb veel vragen voor u over dit onderwerp. Misschien moeten we met elkaar praten. Kan ik u over vijf minuten bellen?"
Beperk onderbrekingen. Hoewel strategische pauzes nuttig zijn, zijn onderbrekingen tijdens werkuren dat niet. Ze kunnen u vertragen, uw werktempo onderbreken en ervoor zorgen dat u uw manier van denken verliest. Probeer dus speciale geschreven en gesproken berichten te gebruiken als u weet dat u het te druk heeft. Deze tools hoeven niet alleen te worden gebruikt als u niet op kantoor bent; ze kunnen worden gebruikt als je vastloopt in taken. Veel mensen gebruiken ook het "open deur" -beleid - maar u hoeft uw kamer niet altijd open te laten. U kunt zelfs een vriendelijk briefje bij de deur achterlaten met bijvoorbeeld "Ik ben midden in een telefoongesprek" of "Ik ben bezig. Kom later terug of stuur een e-mail".
Maak gebruik van de diensten van "clouds". De clouddienst (ook bekend als "cloud computing") kan worden overwogen, aangezien deze goedkoper, schaalbaar, efficiënt en gemakkelijk te updaten is. De inhoud die door deze clouds beschikbaar wordt gesteld, kan bijzonder nuttig zijn, omdat u deze op verschillende apparaten kunt openen: computers, tablets, smartphones enz. Cloudopslag dient ook als een primaire of secundaire manier om digitale back-ups te maken. Raadpleeg de persoon die verantwoordelijk is voor IT of software op uw werkplek. Misschien heb je al een hoeveelheid vrije ruimte in de wolken (of je kunt die ruimte zelfs kopen tegen een kleine jaarlijkse vergoeding).
Gebruik internetfavorieten. De beste browsers maken het mogelijk om bladwijzers te maken - wanneer u e-mailadressen die u vaak bezoekt opslaat en organiseert voor gemakkelijke en snelle toegang. Maak er gebruik van, zodat u belangrijke websites met nieuws of informatie uit de branche niet vergeet.
Methode 3 van 4: Tijd benutten
Oefen niet meerdere taken tegelijk. In dit opzicht hebben de meeste experts vergelijkbare meningen. Hoewel het op tv misschien snel en cool lijkt, is het gelijktijdig oefenen van verschillende taken ("multitasking" of "multitasking") niet efficiënt en kan het de effectiviteit van uw organisatie aantasten. Kies ervoor om uw volledige aandacht aan één taak tegelijk te besteden; maak het af en ga verder met het volgende item op de lijst.
Maak een schema of een kalender voor jezelf. Gelukkig is voor de meeste banen niet vereist dat u alles op uw dag specifiek plant. Het bijhouden van een basisschema met hoogtepunten en de belangrijkste gebeurtenissen en taken van de dag kan echter nuttig zijn.
- Stel tijdslimieten in voor bepaalde activiteiten. Sommige taken hebben deze limieten niet nodig, maar andere moeten tijdparameters hebben om uw productiviteit te verbeteren. Denk aan de dagelijkse activiteiten die doorgaans langer duren dan normaal - en geef ze in de toekomst specifieke deadlines.
- Reserveer extra tijd voor andere activiteiten. Sommige activiteiten - zoals u wellicht uit ervaring heeft geleerd - hebben de neiging om meer tijd in beslag te nemen dan verwacht; dit is echter niet per se een slechte zaak. Reserveer bijvoorbeeld extra tijd voor en na om dit soort taken uit te voeren (en vooral voor belangrijke evenementen en vergaderingen).
Gebruik een stopwatch-app, een fysieke stopwatch of een alarm. Deze tools kunnen effectief zijn als ze spaarzaam worden gebruikt. Sommige mensen zetten hun wekker graag 10, 15 of 30 minuten van tevoren in om op voorhand gewaarschuwd te worden en om zich voor te bereiden op een activiteit. U kunt ook herinneringen gebruiken.
Stel uw activiteiten niet uit. Vraag uzelf af of dit uitstel absoluut noodzakelijk is, of dat het slechts een voorbeeld van uitstelgedrag is. Als je denkt dat je dingen uitstelt, stel de taak dan niet uit - maak hem meteen af! Als het echter onvermijdelijk is om een ​​activiteit uit te stellen, onthoud dan het punt waarop u deze hebt onderbroken en stel een andere specifieke tijd in om de activiteit af te ronden. Een andere optie is om een ​​noodplan te maken. Bijvoorbeeld: als u een persoonlijke ontmoeting moet afzeggen, kunt u wellicht een gesprek voeren (via audio en / of video) met de persoon.
Methode 4 van 4: Zorgen voor uw lichamelijke en geestelijke gezondheid
Pauzes nemen. Het is belangrijk om mentale pauzes te hebben om gezond en productief te blijven. We hebben de neiging om zo ondergedompeld te zijn op het werk dat we soms geen pauzes nemen - zo essentieel. Deze pauzes geven ons de rust die we nodig hebben en verbeteren onze productiviteit, maar ze stellen ons ook in staat om een ​​stapje terug te doen en ons af te vragen of we onze tijd zo efficiënt mogelijk besteden.
Slaap beter. Als we niet goed slapen, kunnen we de volgende dag verbluft, moe of lusteloos zijn, wat de efficiëntie en onze plannen op het werk kan ondermijnen. Plan om minstens zeven of acht ononderbroken uren per nacht te rusten.
Vergelijk uzelf niet met uw collega's. Het werk van de meeste van deze mensen is anders dan dat van ons, en ze hebben allemaal verschillende organisatiemethoden. Een methode die logisch en efficiënt is voor iemand die u kent, is misschien niet de beste voor uw routine, en vice versa.
Accepteer dat organisatie een continu proces is. Verwacht niet perfect te zijn. De organisatie is continu en vereist constante aandacht. Je zult niet elke dag perfect georganiseerd zijn; een kleine bestelling kan u echter veel effectiever maken.
