Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Niemand houdt van onbeschoftheid, en het ontvangen van een onbeschofte e-mail op het werk is een zeer moeilijke situatie om het hoofd te bieden. Ook als u in dezelfde valuta op de uitdaging wilt reageren, is het belangrijk om een ​​professionele houding aan te nemen. Voordat u met de persoon spreekt - per e-mail of persoonlijk - haal diep adem en denk na over wat u wilt zeggen.

Stappen

Deel 1 van 3: De bedoelingen van de afzender begrijpen

1. 

   Kijk of het de moeite waard is om uw tijd en energie te verspillen. U kunt in de verleiding komen om op dezelfde toon van brutaliteit te reageren, maar probeer te kalmeren door een paar diepe ademhalingsoefeningen te doen. Zelfs als je je beledigd voelt, laat de persoon dan niet de toon van je vibratie en gevoelens dicteren.
   • Concentreer u op het juiste om te doen.
   • Reflecteer: “Wat ga ik hiermee bereiken? Wat gebeurt er als ik deze persoon confronteer? Wat gebeurt er als ik niets doe? ”.

2. 

   
   
   Vermijd "gissen". Elk communiceert op een andere manier, en schrijven is helemaal geen inherent talent. Wat de een als professionele communicatie beschouwt, kan voor de ander onbeleefd overkomen. Ga er niet vanuit dat de afzender van de e-mail gratis onbeleefd wilde zijn.
   • Verschillende talen of regionalismen kunnen communicatieproblemen veroorzaken.
   • Als iemand sarcasme of humor in de e-mail gebruikt, kan de ontvanger begrijpen hoe hard het is.

3. 

   
   
   Reageer op de e-mail. Stuur een bericht en vraag om meer informatie en noem het punt dat de twijfel heeft veroorzaakt. Wat er soms kan gebeuren, is gewoon een fout in de manier waarop de persoon zichzelf uitdrukt, zoals in de e-mail "Ik hoop dat u vandaag tijd vindt om uw rapporten af ​​te maken".
   • Voor dit type bericht kun je antwoorden: “Al mijn rapporten zijn klaar, behalve degene met een deadline voor morgen. Heb je vandaag nog informatie van hem nodig? ”.
   • Geen uitleg nodig over de inhoud van de e-mail. Vraag bijvoorbeeld niet: "Wat bedoelde u daarmee?" of "Wat probeer je me te vertellen?"

4. 

   
   
   Praat met de persoon. Praten met de afzender is de beste manier om de inhoud van wat er is geschreven te begrijpen. Ga naar het bureau van uw collega of bel zijn toestel om de inhoud van de e-mail te begrijpen en het probleem op te lossen.
   • Zeg: “Ik heb een idee gerelateerd aan het project en ik denk dat het beter is om het persoonlijk te presenteren. Heb je even?".
   • Of: “Via e-mail heb je me de indruk gegeven dat ik het rapport aan het verzamelen was, maar voor zover ik weet is de deadline volgende week. Heb ik het mis met de data? ”.

Deel 2 van 3: Reageren op de e-mail

1. 

   Reageer niet tenzij strikt noodzakelijk. Soms is negeren het beste wat je kunt doen. Als het een onbelangrijke e-mail is of een e-mail die geen invloed heeft op uw werk, laat het dan gewoon los.
   • Sommige mensen vinden het leuk om in de gewoonten van anderen te komen. Voor e-mails als "Het is geweldig om een ​​langere lunchtijd te hebben dan alle anderen" of "Iedereen weet dat uw vergaderingen niet de hele middag duren", negeert u deze zonder schuldgevoel. Zolang je baas de waarheid kent, is het het beste om uit de problemen te blijven op de werkplek.

2. 

   Behoud een professionele houding. Als er een antwoord nodig is, wees dan professioneel, ook al is de andere partij dat niet geweest. Lees uw bericht hardop voordat u op verzenden klikt, om er zeker van te zijn dat u het op een professionele, niet onbeschofte of emotionele toon schrijft.
   • Wees niet te scherp om niet grof te klinken.

3. 

   Neem de tijd om te schrijven. Uw antwoord moet kalm en professioneel zijn, dus heb geen haast. Als je de hele dag nodig hebt om de tekst in alle rust te schrijven, is dat prima.
   • Leg het bericht na het schrijven ongeveer een uur opzij.
   • Emoties kunnen deze taak in de weg staan. Als je in het heetst van de strijd bent, leg dan de e-mail opzij en zoek iets anders om te doen totdat je kalmeert.
   • Om het risico te vermijden dat het bericht per ongeluk wordt verzonden, schrijft u alleen het adres van de ontvanger op als u zeker weet dat het tijd is om het bericht te verzenden.

4. 

   Wees objectief. Rechtvaardig niet stap voor stap of probeer uzelf te verdedigen. Schrijf een korte e-mail over werkkwesties.
   • Kies een specifiek onderwerp.

5. 

   Blijf bij de feiten. Een manier om de professionaliteit van de boodschap te garanderen, is door alleen de werkgerelateerde inhoud te bespreken, zoals het project in kwestie, de deadlines, de benodigde gegevens en andere eisen.
   • Als de persoon een positie op het rapport in het bericht aanrekent, zeg dan “Bedankt voor het volgen van het project. Ik heb vanmorgen nieuwe gegevens ontvangen en ben de informatie aan het updaten. Het bijgewerkte bestand zal in de late namiddag gereed zijn ”.
   • Dit gedrag houdt de focus op het werk en de voortgang van het project, in plaats van op de reactie op de onbeschofte collega.

6. 

   Laat emoties los. Hoe verleidelijk het ook mag zijn om defensief of op dezelfde onbeleefde toon te reageren, deze houding zal de situatie alleen maar erger maken. Toon superioriteit door zo beleefd mogelijk te zijn.
   • Beschuldig de persoon niet van onaangenaam zijn.
   • Toon uw emoties niet bij het schrijven van de e-mail.
   • Controleer voordat je op verzenden klikt of je op een gegeven moment in de verdediging lijkt te gaan.

Deel 3 van 3: Ondersteuning zoeken

1. 

   Klaag persoonlijke aanvallen en godslastering aan. Als de e-mail persoonlijke aanvallen of bedreigingen bevat, meld dit dan aan uw baas of de HR-afdeling van het bedrijf. Zorg ervoor dat u vraagt ​​dat het incident wordt gedocumenteerd en dat er een onderzoek wordt uitgevoerd.
   • Als de inhoud van het bericht een vijandige sfeer in de omgeving heeft gecreëerd, meld de situatie dan.

2. 

   Doe iets als onbeschoftheid intimidatie wordt. Maak een historie van alle situaties waarin het incident plaatsvond om het gedragspatroon van de geregistreerde collega te verlaten. Als het probleem uw werk treft, praat dan met uw meerderen. Druk alle e-mails af om als proefdruk te gebruiken.
   • Neem het kantoorbeleid in acht voordat u het probleem meldt. Je baas en de dader kunnen bijvoorbeeld vrienden zijn. In dat geval kunt u het probleem het beste direct naar HR brengen.

3. 

   Praat met HR als de onbeschofte e-mail door uw baas is verzonden. U kunt het beste met de algemeen leidinggevende of de HR-afdeling spreken als het bericht is verzonden door uw directe leidinggevende. Wees voorbereid op de mogelijke gevolgen voordat u meldt. Afhankelijk van de inhoud van het bericht, moet u mogelijk een document invullen, worden uitgenodigd voor een bemiddelingsvergadering om het conflict op te lossen, of worden overgeplaatst naar een andere afdeling.
   • Als het probleem aanhoudt, is rapportage aan HR de enige manier om het probleem op te lossen. Laat alle e-mails geregistreerd.

Tips

• Als de afzender al een geschiedenis heeft van het verzenden van onbeschofte berichten, probeer dan objectief te reageren.
• Om een ​​deel van de woede te luchten, schrijft u uw uitbarsting in een bericht zonder het adres van de ontvanger of in een teksteditor.
• Communicatie via e-mail is niet zo eenvoudig als het lijkt. Het is niet altijd mogelijk om met geschreven woorden de juiste emotie of intentie over te brengen.
• Een manier om met een collega om te gaan die vaak onbeleefde e-mails schrijft, is door uw baas te kopiëren wanneer u berichten beantwoordt.
• Stel een etiquetteseminarie voor bij het bedrijf. Als niemand van binnenuit deze cursus kan geven, stel dan voor dat iemand van buiten het team komt trainen.

Waarschuwingen

• Sommige mensen zijn als een tijdbom die op elk moment kan ontploffen, en het reageren op e-mail in natura kan de trigger zijn voor die explosie. Behoud beleefdheid en professionaliteit, en als de situatie zo ver komt dat ze angst of spanning veroorzaakt, praat dan met je baas of de HR-afdeling.
• Elke vorm van letsel, intimidatie, laster, racisme of belediging kan worden onderworpen aan juridische stappen. E-mail is een wettelijk geaccepteerd document dat het bedrijf tot een rechtszaak kan leiden, en de afzender kan een waarschuwing krijgen of worden ontslagen. Praat met uw leidinggevende, de HR van het bedrijf of zelfs een advocaat om in deze omstandigheden de juiste maatregelen te nemen.