Inhoud

• Stappen
• Vragen en antwoorden van de gemeenschap
• Tips
• Waarschuwingen

Een groepsreis plannen? Of het nu gaat om een ​​familiereünie, een groep vrienden of een andere gelegenheid, een reis met meer dan een paar mensen kan meer planning en logistiek vergen dan welk solo-avontuur dan ook. De sensatie van het drinken van limoncello in een villa in Italië of het kijken naar de zonsondergang vanuit een Indonesisch resort met 5, 10 of 20 van je beste vrienden of familieleden, kan die eerste extra stappen echter de moeite waard maken.

Stappen

1. 

   Bepaal wie er gaat, hoe ver en wanneer. Natuurlijk denken mensen er graag over na om de wereld rond te reizen, maar zorg ervoor dat je pas begint met plannen als de basis is vastgesteld en iedereen zich heeft gecommitteerd. Het hoeft niet exact te zijn. U kunt bijvoorbeeld in januari besluiten dat uw gezin - inclusief 14 volwassenen en negen kinderen - beschikbaar is om ergens in Europa 5-6 dagen te herenigen, hetzij in de week van 11 juni of 27 juli. Dit is genoeg om door te gaan naar stap 2 .

2. 

   
   
   Wijs één persoon of een klein team van mensen aan als leider. Of je nu 8, 15 of 100 mensen hebt die je op reis vergezellen, je hebt één persoon of één team nodig om het grootste deel van de planning op zich te nemen. Andere groepsleden kunnen en moeten bij de meeste beslissingen worden betrokken - waar ze heen gaan, welke activiteiten ze doen - maar je wilt niet dat zeven mensen 20 verschillende dinerreserveringen maken. Hoe groter de groep, hoe belangrijker deze stap is.

3. 

   
   
   Bepaal een prijsklasse. Wie gaat er en wat zijn hun budgetten voor deze reis? Oom Moneybags wil misschien minstens $ 6000 voor een week uitgeven, je ouders dachten $ 4000 en je pasgetrouwde neef verwacht $ 1500. Blijf zo dicht mogelijk bij de lage budgetten om iedereen tegemoet te komen. In dit geval kunnen we een budget van $ 2500 voorstellen en de pasgetrouwden vragen of ze de huurauto's willen besturen of de leiders willen worden voor korting, en misschien kan Moneybags een groepsdiner ophalen of betalen voor de huurauto's. Een ander ding dat u zou kunnen doen, is geld verzamelen voor alleen ‘vaste’ kosten. Dit zou betekenen dat u een bepaald bedrag verzamelt dat door iedereen gelijk wordt verdeeld voor zaken als accommodatie en vervoer. Andere individuele uitgaven, zoals eten, winkelen en activiteiten, moeten echter op individueel niveau worden betaald.

4. 

   
   
   Kies een locatie. Hoewel dit relatief eenvoudig klinkt, is dit een van de moeilijkste stappen. Twintig mensen zullen niet per se naar dezelfde plek willen gaan of dezelfde dingen willen doen. Luister naar wat iedereen wil en stel veel indringende vragen. Hoewel uw groep misschien naar verschillende plaatsen wil gaan als Nieuw-Zeeland, Zuid-Afrika of het Caribisch gebied, zult u zien dat ze allemaal op zoek zijn naar een actieve vakantie aan zee. U kunt uiteindelijk een locatie kiezen op basis van activiteiten of nabijheid in plaats van bestemming.

5. 

   Onderzoek het gebied. Eindelijk heb je je locatie, deelnemers en budget. Waar verblijf je? Wat ga je doen? Koop een reisgids of zoek op internet naar ideeën. Het klinkt duur, maar een villa huren in Europa of een grote woning in de Caraïben of Zuid-Amerika is vaak goedkoper dan hotelkamers huren, zeker als je rekening houdt met thuis koken.

6. 

   Boek je reis. Zodra u het gebied heeft onderzocht en accommodatie heeft gevonden die uw groep goed genoeg vindt, kunt u deze boeken. Je hebt nu de data in steen gebeiteld en leden van je groep kunnen hun vluchten en vervoer zo lang mogelijk van tevoren boeken. Zorg ervoor dat iedereen zijn paspoort up-to-date heeft en al zijn visa en foto's krijgt.

7. 

   Meet het activiteitenniveau van uw groep. Check in met je groep: willen mensen rondhangen bij het zwembad en praten over vroeger, of willen ze bungeejumpen of op safari gaan? Probeer de mediaan van interesse te vinden en plan dienovereenkomstig. Misschien kan het ontspannen op het strand worden onderbroken door een acht uur durende dagwandeling rond een vulkaan of sambalessen en een uitstapje naar de discotheek. Met meer dan één huurauto of door het lokale openbaar vervoer te leren kennen, kunnen groepen af ​​en toe uit elkaar gaan.

8. 

   Maak een reisplan voor uw groep. Zelfs met een groep vrienden of familieleden kan een reisschema van onschatbare waarde zijn. Voeg ieders mobiele telefoonnummers of lokale contactgegevens, aankomsttijden en een los schema met dagelijkse activiteiten, reserveringstijden voor restaurants, enz. Toe.

9. 

   Gaan! Al deze pre-planning heeft zijn vruchten afgeworpen zodra u aankomt in uw villa in Toscane, uw eco-resort in Costa Rica of in uw spa in Hongarije. Uw groep kan samen genieten van tijd in plaats van uit te zoeken waar, wanneer en hoe ze heen moeten. Wijs indien mogelijk nieuwe leiders aan voor de reis zelf, zodat de planners zich kunnen ontspannen.

Vragen en antwoorden van de gemeenschap

Tips

• Huur een lokale gids voor een dag. Het voordeel van het perspectief van een lokaal, vooral wanneer de kosten worden gedeeld door een groep, is van onschatbare waarde. Bovendien krijg je een kijkje achter de schermen over de beste restaurants.
• Gebruik een site voor het plannen van groepsreizen zoals triporama.com of de reisplanner van Yahoo om uw groep uit te nodigen en samen te werken.
• Onthoud: niet iedereen zal blij zijn met elke beslissing. Herinner deze mensen eraan dat ze slechts 1 / 10e of 1 / 100e van de groep zijn, en dat uw herinneringen aan uw tijd samen belangrijker zijn dan de grootte van het zwembad of het ontbreken van televisie in de kamers.
• Zelfs als uw groep auto's huurt en in kleinere groepen breekt voor veel individuele activiteiten, moet u ervoor zorgen dat u van tevoren verschillende groepsuitjes plant, inclusief de eerste en laatste dagen, om iedereen welkom te heten en gedag te zeggen.
• Als uw groep allemaal met dezelfde luchtvaartmaatschappijen vliegt, kijk dan of zij een groepskortingstarief aanbieden. Hetzelfde geldt voor hotelkamers.
• Maak een Yahoo- of Google-groep zodat iedereen e-mails naar de groep kan sturen en na de reis foto's en verhalen kan delen.

Waarschuwingen

• Zorg ervoor dat jij en je leiders zoveel mogelijk vooruit plannen. Het is altijd gemakkelijker om reeds bestaande plannen te negeren of te wijzigen dan plannen te maken zodra u aankomt.
• Er is een reden waarom mensen zeggen dat je met iemand moet reizen voordat je met hen trouwt. Reizen kan stressvol zijn en haalt vaak zowel het beste als het slechtste in mensen naar boven. Vat meningsverschillen niet persoonlijk op.