Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Het organiseren van een evenement lijkt een zware taak en is, zonder planning, erg moeilijk. We zullen eraan werken om precies dat te vermijden - van de voorgaande maanden van het werk tot de langverwachte dag.

Stappen

Methode 1 van 4: Maanden van tevoren plannen

1. 

   Definieer het doel van het evenement. Het doel in een zin of twee samenvatten, helpt om de inspanningen correct te richten. Bent u van plan uw gemeenschap te onderwijzen? Potentiële investeerders overtuigen om bij te dragen aan een goed doel? Vier je met een of meer mensen? Specificeer zo veel mogelijk. Wat het doel ook is (onderwijzen, overtuigen, vieren, enz.), Wat is de reden voor deze gebeurtenis?
   • Beschouw het als uw missie, uw definitie van succes. Als u precies weet wat u wilt doen, is het veel gemakkelijker om aan de slag te gaan.

2. 

   
   
   Gestelde doelen. Wat wil je bereiken? Hoeveel mensen wil je niet bijwonen, of wil het evenement echt plaatsvinden? Welk resultaat verwacht je daarvan? Nieuwe medewerkers in een nieuw deel van uw organisatie? R $ 1.000 verzamelen? Verander de geest? Mensen opwinden?
   • Denk na over de drie dingen die u met dit evenement zou willen bereiken en concentreer u erop om ze te realiseren. Misschien is het ene doel financieel, een ander sociaal en een ander persoonlijk. Het hangt van jou af.

3. 

   
   
   Zoek vrijwilligers. Het is uiterst belangrijk om een ​​team te hebben dat bestaat uit mensen met verschillende vaardigheden. Ze kunnen met alles helpen, van het opstellen van de agenda en budgetten, het maken van uitnodigingen en posters, het ontvangen van gasten en zelfs het vuile werk achteraf opruimen. Kortom, ze helpen je bij alles wat nodig is. Vraag indien mogelijk vrijwilligers om u te helpen.
   • Zorg ervoor dat het team en de supervisors op één lijn liggen en up-to-date zijn met uw plannen. Samenwerking maakt uw werk gemakkelijker. Als u om hulp vraagt, wees dan expliciet over uw bedoelingen, wat u van hen verwacht en het vereiste niveau van betrokkenheid.
   • Als u in uw situatie geen vrijwilligers kunt hebben, huur dan een team in. Het hangt allemaal af van het soort evenement dat u plant. De evenementenlocatie kan werknemers bieden of u kunt gebruik maken van externe bedrijven.

4. 

   
   
   Maak een budget. Alle mogelijke uitgaven, huren, sponsoring en onvoorziene uitgaven moeten worden opgenomen. Als je geen budget verdient, krijg je veel bonnetjes, lege zakken en heb je geen idee wat er is gebeurd. Wees realistisch vanaf de eerste dag, zodat u niet voor verrassingen komt te staan ​​op D-day.
   • Vind een manier om de kosten laag te houden. Kunnen uw vrijwilligers gratis werken? Overweeg een goedkopere locatie (zoals iemands huis). Onthoud: een intieme ontmoeting waar alles goed gaat, is indrukwekkender dan een pompeus feest dat mislukt.

5. 

   Kies de tijd en plaats. Dit is het belangrijkste onderdeel. Op welke tijd en plaats zouden mensen zeggen "natuurlijk zal ik!"? Er moet een tijd komen dat iedereen vrij is en een geschikte plek die u kunt reserveren.
   • Controleer de agenda van uw community en denk aan uw gasten. Als het doelwit moeders zijn die de hele dag, overdag en in de buurt voor het huis zorgen, is dit de beste optie (vooral als u recreatievoertuigen voor kinderen ter beschikking stelt). Als je je op studenten richt, doe het dan 's nachts en in het stadscentrum. Ga indien mogelijk waar ze al zouden zijn.
   • Voor bepaalde plaatsen is reservering vereist. Neem zo snel mogelijk contact op met de locatie die u overweegt te gebruiken. Ze kunnen het drukker hebben dan jij.

6. 

   Denk aan de logistiek van alles. Zal het evenement een parkeerplaats hebben? Toegankelijkheid voor mensen met speciale behoeften? Hoe kunt u profiteren van de grootte van de door u gekozen ruimte? Welke apparatuur is nodig? Welke extra materialen (water voor de sprekers, badges, folders en informatie) zijn nodig en vertegenwoordigen een extra uitgave? Hoeveel mensen zijn er nodig voordat het evenement zonder incidenten plaatsvindt?
   • Het is belangrijk om even met uw team te gaan zitten en alle standpunten in overweging te nemen. Is er een obstakel dat kan worden voorkomen? Zijn er speciale gasten die accommodatie nodig hebben? Zijn er uitzonderingen die gemaakt moeten worden?

7. 

   Denk aan reclame en marketing. Schets een informatieve poster. Vermeld de mogelijke datum, tijd, locatie, hoofdgast, evenementnaam en een evenementthema of -motto. Omdat het nog vroeg is, heb je wat tijd, maar je kunt het beste een versie voorbereiden om te weten hoe die eruit zal zien als de tijd daar is.
   • Bedenk andere manieren om het woord te verspreiden. Postkantoor? Collectief e-mailbericht? Facebook, Twitter, de tientallen evenementensites die er zijn? Wat heb je nodig vóór het evenement zodat mensen kunnen deelnemen en wat heb je op de dag nodig om ze op het evenement te houden?

8. 

   Wordt georganiseerd. Op de dag van de verhuizing voelt u zich waarschijnlijk een zwerfhond. Haal diep adem en open je Excel. Schets het organigram van de activiteiten van het evenement. Maak een paar spreadsheets om uw ideeën te ordenen. Dit lijkt misschien onnodig papierwerk, maar binnen twee maanden zult u enorm dankbaar zijn.
   • Maak voor elke activiteit een tijdlijn (met deadlines). Schrijf de namen van de teamleden op, evenals de plaatsen en tijden waarop ze zouden moeten zijn. Zo bent u in staat om uzelf te organiseren en eventuele twijfels op te lossen.

Methode 2 van 4: 2 weken ervoor werken

1. 

   Zorg ervoor dat je voor alles goedkeuring hebt. Stel de datum, locatie, hoofdgast, team, evenementnaam en motto vast. Kan er iets fout gaan? Veranderingen die op het laatste moment kunnen gebeuren? Op dit punt in het kampioenschap moet alles definitief beslist worden.

2. 

   Ontmoet het team. Krijg goedkeuring voor uw budget, evenementenagenda, etc. van zowel teamleden als supervisors. Dit is een goed moment om twijfels weg te nemen. Kent iedereen zijn verplichtingen? Kent u alle problemen?
   • Ontmoet het team en de vrijwilligers nogmaals om te anticiperen op mogelijke onvoorziene gebeurtenissen. Dit is ook het perfecte moment om een ​​actieplan te maken.
   • Zorg ervoor dat uw team geen interne problemen heeft. Onderhoud regelmatig contact met alle leiders, leden en vrijwilligers.

3. 

   Geef de taken door aan verschillende mensen en laat iemand ervaren om de activiteiten te coördineren. Als het een megagebeurtenis is, laat dan verschillende mensen de activiteiten coördineren onder begeleiding van één persoon. De teamleider moet door alle leden worden vertrouwd.
   • Het is een goed idee om twee mensen te hebben die de gasten begroeten en begroeten zodra ze aankomen en het evenement begint. Zij zijn de receptie commissie, verantwoordelijk voor het animeren en verzekeren van gasten dat ze in goede handen zijn.

4. 

   Werk de evenementgerelateerde sites bij. U zult waarschijnlijk Facebook en Twitter gebruiken, maar er zijn andere sites die kunnen worden gebruikt om uw evenement te organiseren en bekend te maken. Oevento, Vpeventos, E-clap worden het meest gebruikt. Als je nog nooit van een van hen hebt gehoord, zoek dan nu!
   • En natuurlijk uw website / blog / Facebook-pagina, indien van toepassing. U kunt herinneringen verzenden, foto's uploaden en RSVP-uitnodigingen volgen. Hoe actiever u bent, hoe meer uw aanwezigheid zal worden opgemerkt.

5. 

   Haal sponsors en andere geldbronnen van vertegenwoordigers. De komende weken zullen veel onkosten in rekening worden gebracht en u wilt niet dat ze uit uw zak komen. Verzamel ten minste een deel van het geld voor initiële uitgaven, zoals het huren van het pand, apparatuur en catering. Sommige van deze mensen, plaatsen en dingen moeten vooraf worden betaald, ruim voordat het evenement plaatsvindt.
   • Zorg voor een systeem om uw ontvangsten, bevestigingen, facturen en papierwerk in het algemeen te organiseren. Je moet alles bewaren voor toekomstige verantwoording, hoe meer vanaf het begin, hoe beter. Zeker als je samenwerkt met een bedrijf dat niet uit je klasse komt.

6. 

   Maak reclame voor het evenement. Bereid brochures voor, lanceer advertenties, informeer de media, verstuur direct mail, stuur berichten naar groepen online en bezoek potentiële deelnemers of sponsors. Hoe zouden de mensen het anders weten? Zorg ervoor dat alle informatie die u vrijgeeft volledig is en slechts een zweem van twijfel overlaat - ze moeten toch ergens nieuwsgierig naar zijn, toch?
   • Denk na over uw doelgroep. Als het uit ouderen bestaat, besteed je geen tijd aan het versturen van berichten via Whatsapp. Ga naar plaatsen en gebruik de tools die uw doelgroep gebruikt. Maak het zo toegankelijk en algemeen mogelijk.

7. 

   Verzamel de benodigde items om het evenement te laten plaatsvinden. Dit kunnen medailles, spellen, souvenirs, onderscheidingen of certificaten zijn. Er zijn verschillende kleine details die door de meesten onopgemerkt blijven, maar je moet elke hoek en elk gat uit je hoofd kennen dat gevuld moet worden en waarmee. En vergeet stoelen, tafels, geluidsapparatuur, bewegwijzering, tafelkleden en al die belangrijke dingen niet.
   • Nog een ding om te zitten en na te denken: vraag uzelf grondig af of u iets vergeet, totdat u die 5 details ontdekt die werden genegeerd. Alles, pennen, EHBO-koffers, batterijen, ijs, verlengstukken, alles. U wilt alles onder controle hebben.

8. 

   Zorg voor alles. Zorg voor de foto's en video's, het vervoer van de gasten, de voedselleveranciers, het schoonmaakpersoneel ... de lijst is behoorlijk uitgebreid, maar zonder deze organiseer je geen evenement.
   • Zorg voor maaltijden en drankjes. Dit is ook een goed moment om te zorgen voor speciale accommodatie voor mensen met een handicap, enz. Controleer of je gasten hebt die vegetarisch zijn of andere dieetbeperkingen hebben, zoals intoleranties of allergieën.
   • Zorg voor stoelen, tafels, sets, microfoons, luidsprekers, computers, projectoren, platforms - alles wat ter plaatse moet worden opgesteld.

9. 

   Maak een lijst met contacten. Je hebt alle belangrijke nummers, adressen en e-mails van teamleden nodig. Maak ook een soortgelijke lijst met de gegevens van VIP-gasten, leveranciers en dienstverleners. Als iemand niet komt opdagen of te laat is, is dit de lijst die u gebruikt om contact op te nemen.
   • Laten we zeggen dat het buffet laat is. Wat doe jij? Haal de lijst uit je zak en begin met bellen. Oh, dachten ze dat je de 90 kilo filet mignon zou krijgen? Hoe dan ook, je belt Anderson en vraagt ​​hem met zijn auto naar het adres dat je al hebt genoteerd. Crisis afgewend. En nu weet je dat van de twee, één: ofwel zou je de volgende keer duidelijker moeten zijn in de instructies, of nooit meer met dit bedrijf werken.

10. 

    Bezoek de site met teamleden. Kijk goed en evalueer parkeerplaatsen, toiletten, wachtkamers, noodingangen en uitgangen, trappen, etc. Zoek naar plaatsen in de buurt waar u kopieën van documenten kunt maken, kunt bellen en alles kunt kopen wat u nodig heeft in geval van nood. Kortom: ken de omgeving als je broekzak.
    • Praat ook met de contactpersoon die verantwoordelijk is voor de locatie. Hij zou meer over de faciliteit moeten weten dan wie dan ook. Zijn er details die u moet weten? Problemen met planningen? Deuren die op een bepaald tijdstip automatisch sluiten? Geplande brandalarmcontrole?

Methode 3 van 4: 24 uur voor het evenement werken

1. 

   Blijf kalm. Het is essentieel om het hoofd koel te houden en niet in een spiraal van mentale verwarring terecht te komen. Je bent al maanden aan het voorbereiden! Alles komt goed. Hoe rustiger je bent, hoe rustiger je team zal zijn en hoe beter het hele evenement zal plaatsvinden. Bovendien is het allemaal in een oogwenk voorbij.
   • Werkelijk! Jij kan! Je zorgde voor alles, dacht aan alle mogelijke problemen; als er iets misgaat, weet u wat u moet doen! En vergeet niet dat niemand u de schuld zal geven voor een ongemakkelijke gast of als het eten niet goed is. Mensen weten dat je geen controle over alles hebt. Ontspan, het komt wel goed!

2. 

   Doe de laatste check met je team. Zorg ervoor dat u met iedereen kunt praten over hoe u er kunt komen en hoe laat. Het laatste dat u wilt, is dat iedereen u op de dag van het evenement tegelijkertijd begint te bellen om te vragen waar de achterafweg is.
   • Houd ieders gedrag in de gaten, ook al komt niemand naar je toe om iets te vragen. Ziet iedereen er goed uit met zijn of haar posities en posities? Kunnen mensen met elkaar opschieten? Als dit niet het geval is, praat dan met hen en kijk wat u kunt doen om met elkaar om te gaan. Misschien is iemand beter geschikt voor een andere afdeling of om met andere mensen samen te werken. U kunt dit tijdens het evenement regelen.

3. 

   Bekijk alle uitnodigingen en reacties. Maak een gastenlijst op een spreadsheet en tel de aanwezigheid per hoofd. Bij de meeste evenementen het aantal gasten dat op de RSVP heeft gereageerd Nee staat voor het aantal mensen dat daadwerkelijk aanwezig zal zijn. Je kunt 50 mensen laten bevestigen en eindigen met 5 of 500 gasten. U moet op zijn minst een idee hebben van dit aantal en bereid zijn om met al deze mogelijkheden om te gaan.
   • Herinner VIP-gasten aan het evenement. Het zou je verbazen hoeveel mensen zullen zeggen "Wauw, het is waar! Het is morgen, toch?" Een eenvoudig telefoontje of sms-bericht kan dit soort problemen voorkomen.

4. 

   Ga naar de site en kijk of alles klaar is. Is de salon schoon en beschikbaar? Is de elektronische apparatuur geïnstalleerd en werkt deze? Is het mogelijk om indien nodig wat apparatuur te laden? Lijkt het personeel voorbereid op de grote dag?
   • Zorg ervoor dat er voldoende mensen beschikbaar zijn voor het evenement. Het is altijd beter om door overdaad te zondigen. Mogelijk hebt u iemand nodig om voor een noodgeval te zorgen, of om voor een onverwachte gast of probleem te zorgen. Of, ik weet het niet, iemand die je koffie komt halen.

5. 

   Maak kits voor deelnemers. Dit kan een fles water, een mueslireep, een post-it-pad, een pen, een brochure en alle benodigde informatie zijn. Het is ook een goed idee om souvenirs mee te nemen, dit is de aanraking die mensen het gevoel zal geven bij een goed ontworpen en georganiseerd evenement. En ze zullen zich belangrijk voelen!
   • Dit kan voor de gasten of voor uw team! Wie houdt er niet van een gratis mueslireep en pennen?

6. 

   Maak een planningsblad. Dit is de lijst met alle benodigde informatie, onderverdeeld per uur en / of kamer. Maak van minuut tot minuut een schema voor belangrijke activiteiten. Het formaat hangt van u af, maar probeer korte informatie op te nemen, zodat het niet moeilijk te lezen is.
   • Als je een A-klasse hebt en overwerkt, kan het handig zijn om verschillende soorten programmeerbladen te maken. Sprekers willen misschien een lijst met de namen van andere sprekers, waar ze zullen zijn en op welk tijdstip. Uw team heeft mogelijk een lijst met apparatuur, schema's en regels voor het schoonmaken nodig. Als je tijd hebt, kan dat erg handig zijn.

7. 

   Maak een lijst van de dingen die naar de plaats moeten worden gebracht. Het zou verschrikkelijk zijn als alles en iedereen er was en klaar stond, behalve de 12.000 bekers die je thuis bent vergeten. Je hebt gewoon alles verpest. Maak een lijst, controleer deze dubbel en neem alles mee wat je nodig hebt.
   • Als er dingen op verschillende plaatsen gebeuren, wijs dan mensen toe aan elke specifieke rol. Dus op de dag van het evenement hoef je niet 8 uur op en neer te rennen, dingen te verzamelen en in paniek te raken. Als je de baan toewijst, word je lichter!

Methode 4 van 4: De dag van het evenement beheren

1. 

   Zorg dat je er vroeg bent met je team en vrijwilligers. Controleer of ze allemaal aanwezig zijn en of alle elektronische apparatuur naar behoren werkt. Last minute vragen? Als je tijd hebt, deel dan frisdrank uit, geef een inspirerende toespraak en ga aan de slag! Dat kan en kan, je bent super voorbereid!
   • Zorg ervoor dat de organisatoren van het evenement onderscheidende badges dragen, zodat gasten weten bij wie ze terecht kunnen als dat nodig is. Soms helpt alleen het uniform niet.

2. 

   Regel alles, van binnen en van buiten. Ballonnen nodig om de brievenbus te versieren? Een poster voor die hoek? En de deuren en gangen? Als uw gasten door een doolhof moeten, heeft u voldoende bewegwijzering nodig.
   • Welkomstbanners en andere informatie voor het gebouw zullen bijzonder nuttig zijn. U wilt dat mensen zonder twijfel zien waar ze heen moeten gaan. # * Maak een registratie- en receptiebalie. Als de gasten binnenkomen, moeten ze precies zien wat ze moeten doen. Anders gaan ze verloren, hebben ze geen idee en neemt nervositeit het over. Herinner je je dat onthaalcomité waar we het eerder over hadden? Laat dus iemand aan de deur staan ​​om uw gasten te verwelkomen en te instrueren.
   • Zet een liedje op! Dit kan de spanning, indien nodig, oplossen.

3. 

   Zorg ervoor dat de mensen om wie je geeft, weten wat er aan de hand is. Als een spreker te laat is, moet iemand de gasten oprollen. Als de maaltijd langer duurt dan verwacht, moeten zij op de hoogte worden gesteld van de wijziging in het programma. Gebeurtenissen vinden zelden plaats zoals gepland, dus sleutelfiguren moeten een open communicatiekanaal met u hebben als plannen veranderen.

4. 

   Foto's maken! U wilt later iets van uzelf om te onthouden. En mensen zien rondlopen met een camera in hun handen maakt mensen enthousiast. Registreer alles, de tracks van de sponsor, je tracks, de ingang, de receptie, etc. Misschien kunt u de foto's gebruiken als referentie voor volgend jaar!
   • Laat indien mogelijk een vriend of professionele fotograaf hiervoor zorgen. Je hebt al genoeg werk. Je zou moeten ontslaan en nippen met je gasten, dus laat iemand voor de foto's zorgen.

5. 

   Deel flyers uit. Je hebt waarschijnlijk iets in de hoofden van je gasten geplant en je wilt dat ze ergens aan denken, zich iets voorstellen of iets plannen. Druk pamfletten af ​​of iets dat ze mee naar huis kunnen nemen en na het evenement kunnen lezen.
   • Onderdeel hiervan kan een forum zijn voor feedback. Bied hen een manier aan om na het evenement feedback te geven, met opmerkingen en suggesties. En natuurlijk hoe ze meer kunnen deelnemen.

6. 

   Maak de plek schoon! Controleer de energiemeter, verwijder de banners en posters, tafels, stoelen, apparatuur, etc. Je moet de plaats achterlaten zoals je hem hebt aangetroffen, vooral als je ervoor hebt betaald en deze in de toekomst opnieuw wilt gebruiken. Ze kunnen vergoedingen in rekening brengen die kunnen worden vermeden. Verdeel het werk zodat het voor iedereen snel en pijnloos verloopt.
   • Controleer of er iets van waarde is achtergebleven en organiseer, indien van toepassing, een "verloren en gevonden".
   • Als je het verprutst, laat je contactpersoon de locatie weten. Het is beter om eerlijk en direct te zijn.
   • Zorg voor het vuilnis maximaal. Het onderhoudsteam zorgt voor de rest.

7. 

   Zorg voor alle taken na het evenement. Afhankelijk van je evenement kan dit variëren van absoluut niets tot veel bedankbriefjes voor het bijwonen. Hier zijn enkele ideeën om u op weg te helpen:
   • Bedank teamleden, vooral sponsors en vrijwilligers. Zonder hen had u het niet kunnen doen.
   • Voltooi en betaal de rekeningen. Dit moet zo snel mogelijk gebeuren. Hoe minder losse eindjes, hoe beter.
   • Een klein dankfeestje voor degenen die hebben geholpen; je wilt dat het team het belangrijk vindt dat donateurs het gevoel hebben dat ze een verschil hebben gemaakt voor een goed doel.
   • Deel souvenirs uit aan relevante mensen.
   • Overhandig bonnen aan sponsors en anderen.
   • Plaats de foto's op de evenementwebsite.

8. 

   Houd een analysebijeenkomst zodat iedereen het de volgende keer beter kan doen. Wat zou u anders doen nadat alles is gezegd en gedaan? Wat ging er goed en wat ging er mis? Zou je weer zo'n evenement organiseren? Wat heb je van die ervaring geleerd?
   • Als u feedback ontvangt, kunt u deze bekijken. Als je geen feedback krijgt van de gasten, vraag het dan aan de teamleden. Wat vonden ze? Hadden ze tenminste plezier? Het waren de mueslireep en de pen, toch?

Tips

• De verschillende functies van de organisatie functioneren als afdelingen van een bedrijf. Accounts en budget zijn als financiën, vertegenwoordigers informeren en hen laten deelnemen is als marketing, teammanagement is als HR, transport is als logistiek, het evenement zelf is als de operationele afdeling, de relaties met de goeden met de media en anderen is als public relations .
• Lijst met documenten (en etc.) die moeten worden opgesteld:
  • Begroting
  • Evenementenagenda (tijd en duur van elke evenementactiviteit)
  • Uitnodigingskaartjes
  • Gastenlijst
  • Actieplan
  • Tijdlijn en takenprogramma
  • Materiaal voor persconferentie
  • Toespraak
  • Lijst van deelnemers
  • Vergelijkingsnotities en CV van de sprekers
  • Schema
  • Schema van minuut tot minuut
  • Lijst met het netwerk van contacten (telefoonnummers van de organisatoren)
  • Lijst met dingen om mee te nemen naar de plaats
  • Lijst met te verrichten werkzaamheden
  • Gebeurtenisverslag (voor de media en anderen)
• Bepaal wat er door teamleden moet worden gedaan en wat moet worden uitbesteed. Outsourcing is afhankelijk van budget, tijd, kwaliteit, belang van werk, etc.
• Lach veel! Wees beleefd tegen iedereen, in uw team of niet.
• Vraag voor het evenement een persoon of commissie die verantwoordelijk is voor:
  • Sponsors
  • Lokale deelnemers
  • Speciale gast, sprekers
  • Ontwerpen, printen, artikelen verzamelen en evaluaties
  • Onderscheidingen, souvenirs, geschenken, spandoeken, certificaten, geschenken
  • Transport, buffet, locatie-organisatie, decoratie, setting, parkeren
  • Media, public relations, marketing
• Als iemand hulp aanbiedt (inclusief geld), reageer dan onmiddellijk en dank hem oprecht.
• Factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het kiezen van de locatie en het onderhandelen over de prijs:
  • Saloncapaciteit (aantal vertegenwoordigers, variabelen niet meegerekend)
  • Verstrekking van voedsel (als maaltijden worden geserveerd)
  • Tijd (hoe laat het evenement kan beginnen en eindigen op die locatie)
  • Verlichtingsarrangement (als het evenement 's nachts is)
  • Airco of niet
  • Indien nodig wordt gezorgd voor apparatuur (luidsprekers, microfoons, enz.)
  • Meubilair (tafels, stoelen, tafelkleden)
  • Als muziek en entertainment zijn toegestaan ​​(voor informele evenementen)
  • Secundaire energiebron
  • Bereikbaarheid - als de locatie in het stadscentrum ligt en als de vertegenwoordigers er zonder problemen kunnen komen.
  • Speciale ruimtes voor organisatoren, kleedkamers, etc.
  • Totale prijs
• Planning is noodzakelijk. De uitwerking van wat te doen (belangrijke dingen) gebeurt tijdens de bijeenkomsten. Concentreer u daarop.
• Zorg dat er op de dag van het evenement iemand verantwoordelijk is voor:
  • Algehele coördinatie
  • Wachtkamer
  • eten
  • Stage activiteiten
  • Ceremoniemeester
  • Computer en projector
  • Fotograaf
  • Ontvangst
  • People management en public relations
  • Parkeren
  • Veiligheid
  • Distributie van verschillende dingen (geschenken, certificaten, etc.)
• Factoren waarmee u rekening moet houden bij het bepalen van de datum
  • Of de deelnemers en de speciale gast op de dag (en) beschikbaar zijn
  • Wat het beste werkt voor uw publiek
• Planning in kleinere eenheden "wat te doen", "hoe het te doen", enz ... zijn ook belangrijk.
• Als u iets leent, moet u ervoor zorgen dat u het op de afgesproken dag terugbrengt.
• Schrijf belangrijke details op
• Neem initiatief, zoek naar zaken die nog in behandeling zijn die u kunt oplossen en doe deze onmiddellijk.
• Delegeer geen taken en verantwoordelijkheden die aan u zijn toegewezen
• Wees opgewekt, vooral als je onder de mensen bent
• Wees verantwoordelijk voor je werk
• Een juiste implementatie is van cruciaal belang voor elk idee. Plan om tot het einde toe succesvol te zijn.
• Vraag de persoon die het evenement organiseert of alles goed is gegaan of niet op tijd.
• Verlaat de positie / stoel die u tijdens het evenement is toegewezen niet.
• Wees stipt bij al uw werk. Als u te laat bent, vertel dan de nodige mensen.
• Bekritiseer niemand als u geen oplossing of suggestie in gedachten heeft.
• Ga langzaam en gestaag. Haast u niet in uw communicatie. Dit kan zelfs tijdverspilling zijn.
• Zorg voor een positieve houding en houding. Smeek niemand om wat dan ook, bewaar uw kalmte.
• Als er problemen zijn, geef niemand de schuld of draag de pet om alles zelf op te lossen.
• Herhaal geen fouten ...

Waarschuwingen

• Raak niet gespannen, geen paniek. Een rustige geest levert binnen de geschatte tijd meer en betere resultaten op.
• Wees voorbereid op elke situatie. Soms lopen de zaken uit de hand. Als je deel uitmaakt van een team, wees dan niet boos als iemand schreeuwt of onbeleefd tegen je is, hij kan ook zenuwachtig zijn. Geen paniek als u coördinator bent. Doe alles rustig, probeer erachter te komen wat er zal gebeuren en wat u eraan gaat doen als het gebeurt.