Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

U bent zojuist gekozen of benoemd tot secretaris van de commissie waartoe u behoort. Gefeliciteerd! Weet u hoe u notulen moet opnemen, voorbereiden en presenteren? Het maakt niet uit of u de wetgevende bijbel volgt Bijgewerkte Robert Order Rules of notulen schrijven in een minder formele setting, hier zijn de belangrijke methoden die u moet volgen.

Stappen

Deel 1 van 4: Voorbereiding

1. 

   Ken de vergaderregels van uw organisatie. Als van de secretaris wordt verwacht dat hij formele notulen maakt, vraag dan of de groep Robert's Rules of Order of een andere officiële gids volgt. Vraag in meer informele situaties wat er in de notulen moet staan ​​of hoe ze zullen worden gebruikt.
   • U hoeft zich niet vertrouwd te maken met de volledige bijgewerkte regels van orde, maar het verkrijgen van een kopie of het lenen ervan kan nuttig zijn bij het beantwoorden van specifieke vragen.
   • Ken ook uw rol. Sommige notulisten wonen de vergadering niet bij, terwijl anderen notuleren en bijdragen aan de discussie. Wat het geval ook is, de secretaris mag niet iemand zijn met een andere belangrijke rol, zoals de facilitator of de president.

2. 

   
   
   Maak eerst een model klaar. De notulen van elke vergadering herhalen wat informatie, dus een sjabloon zorgt voor een consistent formaat dat gemakkelijk kan worden geraadpleegd. Voeg in ieder geval ruimte toe voor de volgende informatie:
   • De naam van de organisatie.
   • Het soort vergadering: is het een gewone, wekelijkse of jaarlijkse vergadering, een kleine commissievergadering of een speciale bijeenkomst?
   • Datum, tijd en plaats. Laat ruimte over voor de begin- en eindtijden (gepland en uitgesteld).
   • Naam van de voorzitter of leider van de vergadering en de secretaris (of plaatsvervangers).
   • Lijst met "geschenken" en "afwezig". Let op of er een quorum is (genoeg mensen om te stemmen).
   • Een ruimte voor uw handtekening. Als verantwoordelijke voor de notulen ondertekent u altijd uw werk en kan een extra handtekening nodig zijn na goedkeuring van de notulen, afhankelijk van het beleid van uw organisatie.
   • Een agenda, als die er is. Als de voorzitter of facilitator van de vergadering u niet heeft gevraagd een agenda op te stellen, moet hij er een beschikbaar hebben die u kan helpen bij het organiseren van uw aantekeningen over de vergadering.

3. 

   
   
   Neem een ​​notitieboekje of notitieboekje mee. Kies iets waar u zich prettig bij voelt. Als u vaak notulen gaat schrijven, leg dan een notitieboekje voor dat doel opzij of maak een map op uw computer.
   • Als u van een eerdere vergadering notulen heeft gemaakt en deze zijn nog niet ter goedkeuring voorgelegd, neem deze dan ook mee.
   • Hoewel een recorder u kan helpen bij het transcriberen van de minuten later, is het geen vervanging voor het maken van aantekeningen. Als je de vergadering gaat opnemen, kijk dan of alle aanwezigen het ermee eens zijn en geef niet toe aan de verleiding om het woord voor woord te transcriberen.
   • Het leren van steno versnelt het maken van notities, maar het is niet nodig om elk woord op te schrijven om minuten te produceren. In feite moet u dit vermijden.
   • Als u tijdens de vergadering wordt gevraagd om in het openbaar aantekeningen te maken, gebruik dan een projector of een presentatie-ezel en neem de aantekeningen daarna mee naar huis zonder ze te vervagen, zodat u ze kunt gebruiken om de notulen in te voeren.

Deel 2 van 4: Aantekeningen maken over de bijeenkomst

1. 

   
   
   Deel een presentielijst uit. Zodra iedereen aanwezig is, deelt u een vel papier (of meer, voor grotere vergaderingen) uit met ruimte voor elke persoon om zijn naam en contactgegevens te schrijven. U kunt deze lijst na de vergadering gebruiken om het gedeelte met geschenken van uw model in te vullen of die lijst zelf bij de volledige notulen voegen.
   • Als je niet veel van de aanwezigen kent, schets dan een tabel met plaatsen en vul deze in terwijl je iedereen vraagt ​​om zichzelf voor te stellen. Houd deze bij de hand wanneer u een notitie maakt, zodat u mensen indien nodig bij naam kunt bellen, zoals hieronder wordt besproken.

2. 

   Vul zoveel mogelijk van uw sjabloon in. Terwijl u wacht tot de vergadering begint, noteert u de naam van de organisatie, de datum en plaats van de vergadering en het type (bijv. Wekelijkse, speciale commissievergadering, enz.). Noteer de starttijd wanneer het begint.
   • Als u geen sjabloon heeft, noteert u die informatie bovenaan uw notities.
   • Als de vergadering werd bijeengeroepen voor een speciaal doel of op een speciaal tijdstip, bewaar dan de notitie die is verzonden om de leden op de hoogte te stellen en voeg deze toe aan de notulen nadat u ze hebt getranscribeerd.

3. 

   Schrijf het resultaat van de eerste motie op. De meeste formele vergaderingen beginnen met een motie om een ​​agenda aan te nemen, dus deze stap zal deze procedure als voorbeeld gebruiken. Als de vergadering met een andere motie begint, schrijf dan alle relevante informatie op:
   • De motie wordt gewoonlijk gespeld beginnend met "Ik stel voor". Meestal "stel ik voor deze agenda aan te nemen".
   • De naam van de indiener (de persoon die de motie heeft voorgesteld).
   • De uitslag van de stemming. Als het positief is, schrijf dan "motie geaccepteerd". Schrijf anders "motie afgewezen".
   • U kunt verzoeken om langere moties schriftelijk in te dienen als u deze niet goed kunt opschrijven. Als dit probleem vaak voorkomt, vraag dan tussen de vergaderingen door of dit beleid officieel kan worden gemaakt voor moties met meer dan een bepaald aantal woorden.
   • Als u de agenda heeft opgesteld, kunt u de voorstander van die motie en de secretaris van de notulen zijn. Het is geen probleem om uw eigen acties te registreren, zolang u maar objectief blijft.

4. 

   Schrijf alle andere moties op die tijdens de bijeenkomst naar voren komen. Luister aandachtig naar alle discussies, maar neem ze niet op, tenzij anders aangegeven. Schrijf de relevante informatie op als er een nieuwe beweging wordt gemaakt.
   • Onthoud dat elke motie de exacte bewoordingen, de naam van de indiener en het resultaat van de stemming moet bevatten.
   • Sommige moties moeten worden gesteund alvorens tot stemming over te gaan. Als iemand zegt "Ik steun de motie" of iets dergelijks, schrijf die persoon dan op als supporter.
   • Als u de naam van de indiener niet kent of als u de motie moet herhalen, onderbreek dan de vergadering beleefd om erom te vragen. Het correct opschrijven van de informatie is belangrijk genoeg om een ​​kleine onderbreking te rechtvaardigen.
   • Als een motie een amendement ontvangt, verander dan gewoon de woorden van de motie in uw aantekeningen. Het is niet nodig op te merken dat er een wijziging heeft plaatsgevonden, tenzij deze controversieel is en veel discussie oproept.

5. 

   Luister naar de rapporten en verkrijg kopieën ervan. Wanneer een rapport, nieuwsbericht of iets dergelijks wordt voorgelezen, noteer dan de naam van het document en wie het leest of de subcommissie die het heeft opgesteld. Als er een beweging volgt op de lezing, neem deze dan op zoals elke andere.
   • Het is praktischer om aan het einde van de vergadering een kopie te krijgen. Maak een notitie om de lezer of de leider van de vergadering later om een ​​kopie te vragen en voeg die kopie toe aan de getranscribeerde notulen.
   • Als er geen kopieën beschikbaar zijn, noteer dan waar het originele document wordt bewaard. Mogelijk moet u na de vergadering om deze informatie vragen.
   • Als een lid een mondeling rapport maakt in plaats van een document te lezen, schrijf dan een korte en objectieve samenvatting van het rapport zonder in detail te treden of de spreker letterlijk te citeren.

6. 

   Noteer de genomen of gemarkeerde acties. Dit omvat het controleren van de taken die tijdens de laatste vergadering zijn toegewezen en nieuwe acties. Is er iemand gebleven om een ​​brief te schrijven? Schrijf de naam en instructies van de persoon op.
   • Afhankelijk van de formaliteit van de bijeenkomst, kunnen veel van deze acties onder de classificatie van "moties" vallen. Bij minder formele vergaderingen kan het nodig zijn om ook uw oren open te houden voor minder duidelijk georganiseerde beslissingen.
   • Geef kort de redenering achter een beslissing, als die wordt gegeven.

7. 

   Noteer alle punten van orde en beslissingen. Als er bezwaar wordt gemaakt tegen een procedure, noteer dan het volledige bezwaar en de basis ervan, evenals de volledige beslissing van de president.
   • Vermeld eventuele verwijzingen naar de Rules of Order, het organisatiebeleid of het bedrijfsprotocol van Robert.

8. 

   Schrijf samenvattingen van discussies alleen op als daarom wordt gevraagd. Officieel vermelden de notulen wat er was gedaan, niet wat was zeiVoldoe echter aan alle specifieke verzoeken die de organisatie aan u doet.
   • Wees zo objectief mogelijk bij het opnemen van discussies. Neem specifieke punten op, geen meningen, en beperk het gebruik van bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Je doel is om op een droge, feitelijke en saaie manier te schrijven!
   • Geef geen namen aan mensen tijdens de samenvatting van de discussie. Het is vooral belangrijk om dit niet te doen in verhitte discussies die u kunnen beledigen.

9. 

   Bind de uiteinden aan het einde van de vergadering. Schrijf de tijd op waarop het eindigde en vergeet niet om kopieën van rapporten op te halen of iemand eraan te herinneren ze naar u te sturen.
   • Bekijk uw aantekeningen om te zien of er iets ontbreekt of verduidelijking behoeft. Als je iemand iets moet vragen, doe dat dan voordat de persoon vertrekt.

Deel 3 van 4: De notulen transcriberen

1. 

   Begin zo snel mogelijk met dit proces. Het is het beste om de officiële notulen direct na de vergadering uit te schrijven, wanneer de gebeurtenissen nog vers in het geheugen liggen.

2. 

   Gebruik een computer om notities voor de vergadering te typen. Mogelijk hebt u dit al gedaan als u een notitieboekje gebruikte. Sla uw aantekeningen op en begin een nieuw document voor de notulen, zodat u de twee dingen naast elkaar kunt vergelijken.

3. 

   Maak uw notities op in georganiseerde alinea's. Elke nieuwe motie, beslissing of motie van orde moet in een eigen paragraaf staan. Zorg er bij het formatteren voor dat:
   • Je hebt de juiste spelling en grammatica gebruikt. Gebruik indien nodig een spellingcontrole.
   • Hij gebruikte dezelfde tijd in de hele tekst. Gebruik de voltooide verleden tijd of het heden, maar wissel ze niet af in hetzelfde document.
   • Het was zo objectief mogelijk. Uw mening mag niet in de notulen verschijnen, aangezien u een objectief record wilt maken dat iedereen kan gebruiken.
   • Hij gebruikte eenvoudige en nauwkeurige taal. Elke vage taal moet worden vervangen door precieze woorden en de verfraaide beschrijvingen moeten worden verwijderd.
   • Het omvatte alleen de genomen acties, niet de discussies. Concentreer u op wat was, tenzij u wordt gevraagd om de discussies op te schrijven gedaan, niet wat was zei.
   • Hij nummerde de pagina's om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen.

4. 

   Verspreid een concept van de notulen onder de leden. Stuur een kopie naar iedereen met behulp van de contactgegevens op het presentielijst. Als u deze gegevens niet heeft, kan de vergaderleider contact met u opnemen.

5. 

   Zorg voor goedkeuring van de notulen. Mogelijk wordt u gevraagd het tijdens de volgende vergadering voor te lezen en ter goedkeuring op te sturen. Als de motie wordt aangenomen, schrijf deze dan op.
   • Als de notulen zijn gecorrigeerd voordat ze worden geaccepteerd, breng dan wijzigingen aan in het document en geef aan het einde aan dat de notulen zijn gecorrigeerd zonder de specifieke correcties te beschrijven.
   • Als er een motie wordt ingediend om de notulen te corrigeren nadat ze zijn goedgekeurd, neem dan de exacte bewoordingen van die motie op in de relevante notulen en of deze al dan niet is goedgekeurd.

Deel 4 van 4: Een sjabloon met vergadernotulen gebruiken

1. 

   Ga naar een site met vergaderingsjablonen. Deze vooraf gemaakte sjablonen besparen tijd bij het organiseren van minuten en helpen fouten te voorkomen.

2. 

   Besteed tijd aan het bekijken van elke site. Gebruik hun zoekfuncties en doorloop de opties om de beste voor jou te vinden.
   • Als u een specifiek model nodig heeft, zoals algemeen of standaard, zoek dan op de websites naar uw specifieke behoeften en download de modellen door op de betreffende knoppen te klikken. Bewaar ze op een gemakkelijk te vinden locatie, zodat u ze niet kwijtraakt.

3. 

   Open het bestand. Pak het na het downloaden uit en open het in Microsoft Word of Excel. Gebruik de nieuwste versie van Microsoft Word om de kwaliteit en het gebruiksgemak te verbeteren. Als u deze up-to-date houdt, wordt het gemakkelijker en kunt u profiteren van nieuwe functies.

4. 

   Voeg uw bedrijfslogo en copyright toe in de koptekst. Verwijder het voorbeeldlogo, maar niet zonder eerst de gebruiksvoorwaarden te lezen waarvan u het model hebt verkregen. Juridische problemen zijn immers niet nodig, toch?

5. 

   Verander de titel. Markeer in het titelgebied de woorden "Meeting / Group" en schrijf de titel van uw notulen.

6. 

   Verander het thema (optioneel). Overweeg om de kleuren te veranderen of een kant-en-klaar thema te kiezen om uw notulenmodel mooier en professioneler te maken. Het is eenvoudig: zoek het tabblad "Pagina-indeling" en volg deze naar het gedeelte "Kleuren en thema's". Daar kunt u het uiterlijk van uw model aanpassen en zelfs laten aansluiten op de kleuren van uw bedrijfslogo.

7. 

   Geef de secties van de sjabloon een naam. Het model moet meerdere veldnamen bevatten. Misschien heb je meer of minder nodig, of vind je de naam van de secties nog steeds niet goed. Pas ze aan om aan uw vergaderbehoeften te voldoen.

8. 

   Sla de sjabloon op in uw notitieblok, zodat u deze mee kunt nemen naar vergaderingen en notulen kunt maken. Als u Microsoft Office blijft gebruiken, gaat het snel en gemakkelijk en kunt u de vergadering nog overzichtelijker en nauwkeuriger volgen dan voorheen. U kunt ook uw sjabloon afdrukken om deze met de hand op te schrijven, maar houd de hoogte van de velden aan, zodat u zoveel informatie kunt plaatsen als u nodig heeft.

9. 

   Beoordeel uw model. Gefeliciteerd! Uw sjabloon voor vergaderminuten is voltooid. Uw productiviteit en nauwkeurigheid tijdens vergaderingen zullen naar verwachting exponentieel stijgen, nu u een model heeft om u te begeleiden en uw gedachten te ordenen. Bekijk, zoals bij elk project, de details om te zien of er iets ontbreekt of verwarrend is. Als je er zeker van bent dat alles in orde is, ben je klaar met je model en ben je klaar voor de volgende bijeenkomsten.

Tips

• Voer de notulen in direct nadat de vergaderingen zijn afgelopen, aangezien u ze het beste kunt bewaren zolang de gebeurtenissen nog vers in het geheugen liggen. Het is ook belangrijk dat deelnemers zo snel mogelijk na afloop van de vergadering een kopie krijgen van de acties die ze moeten ondernemen.
• Ga zo dicht mogelijk bij de vergaderleider zitten, zodat u alles kunt horen en om opheldering kunt vragen zonder dat u uw stem hoeft te verheffen.
• Bewaar de notulen op een veilige plaats.
• Vraag mensen om hun bewegingen op te schrijven, zodat ze deze niet ter plekke hoeven te registreren.
• Wees niet bang om te onderbreken en op elk moment om opheldering te vragen.
• De notulen zijn erg belangrijk: ze worden bewaard en kunnen jaren later worden gebruikt. Als de kwestie bijvoorbeeld legaal is, kan iemands reputatie afhangen van minuten.
• Lees enkele delen van Bijgewerkte Robert Order Rules, in het bijzonder de sectie die spreekt over secretaris zijn.
• Schrijf dingen op terwijl ze gebeuren. Als hetzelfde onderwerp twee keer voorkomt, groepeer het dan niet.

Waarschuwingen

• Zet niet te veel details in de notulen. Zelfs als u wordt gevraagd om discussies op te nemen, moet u ze zo kort en objectief mogelijk houden. Beperk uzelf tot het rapporteren van alleen de belangrijkste punten die zich voordoen, anders wordt u overweldigd en vult u de documenten met onnodige details.
• De persoonlijke interpretaties en gevoelens van de persoon die verantwoordelijk is voor de notulen, mogen niet in de administratie worden opgenomen.
• Als een deel van de vergadering vertrouwelijk is, Nee rapporteren. Schrijf in plaats daarvan dat "het bestuur meldde dat de discussie vertrouwelijk was. Het werd daarom niet opgenomen".
• Als u wordt gevraagd om een ​​vertrouwelijk gesprek op te nemen, zoals een gesprek tussen een advocaat en uw cliënt, doe dat dan zo snel mogelijk uit elkaar gehaald en bewaar het uit de notulen van de algemene vergadering. Markeer het als vertrouwelijk en maak duidelijk wie er toegang toe heeft.