Inhoud

• Stappen

De kostenanalyse vertegenwoordigt een van de vier economische beoordelingen (de andere drie zijn kosten-baten, kosteneffectiviteit en kosten-utiliteit). Het proces om het te doen, zoals de naam suggereert, is gericht op de kosten van het implementeren van een programma zonder rekening te houden met het eindresultaat. Kostenanalyse is een belangrijke eerste stap alvorens over te gaan op andere soorten economische studies om te bepalen of een potentieel project mogelijk of gepast is.

Stappen

Methode 1 van 3: De reikwijdte en het doel definiëren

1. 

   Bepaal of een kostenanalyse nodig is. De focus van deze studie hangt af van het doel. Om deze reden is het, alvorens de breedte van de analyse in overweging te nemen, nodig om te bepalen welke vragen ze aan het eind moet hebben beantwoord.
   • Als u een kostenanalyse uitvoert alleen maar om het budget vast te stellen of de toekomst strategisch te plannen, is het wellicht mogelijk om de hele organisatie bij het onderzoek te betrekken.
   • Aan de andere kant, een strikter of specifieker doel (zoals bepalen of voor de factuur of de hoeveelheid van een dienst een kostenanalyse vereist is die alleen betrekking heeft op die specifieke kosten).

2. 

   
   
   Identificeer het perspectief van de kostenanalyse. Naast het bepalen van de redenen voor het onderzoek, moet u ook weten van wie de kosten worden geanalyseerd. Dit bepaalt welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden geclassificeerd.
   • Mogelijk bent u bijvoorbeeld geïnteresseerd in de kosten voor klanten om een ​​bepaalde dienst aan te bieden. U moet de kosten vanuit hun perspectief bekijken, rekening houdend met het betaalde (of in de toekomst te betalen) bedrag voor de service, het vervoer naar de locatie en andere zaken.
   • Als u alleen naar de kosten van het programma in relatie tot het bedrijf wilt kijken, kijk dan in het algemeen naar de organisatiekosten. Het is ook mogelijk om alternatieve kosten te analyseren, bijvoorbeeld om te bepalen of het aanbieden van een bepaald product betekent dat het onmogelijk zal zijn om andere programma's aan te bieden.

3. 

   
   
   Onderscheid uw aanbiedingen. Uw manier om bestaande programma's te schetsen, bepaalt hoe kosten worden toegewezen in de kostenanalyse. Als het bedrijf met heel verschillende programma's werkt, ligt de verdeling misschien voor de hand. Als ze elkaar overlappen of bronnen delen, moet u manieren bedenken om ze te scheiden.
   • Met elkaar overlappende programma's kunnen zonder scheiding samen worden geanalyseerd. Kies degene die het meest zinvol is in de activiteiten van uw bedrijf en voorkom dubbel werk waar mogelijk.
   • Om te bepalen welke programma's moeten worden gescheiden, kijkt u naar de diensten die door elk programma worden aangeboden, evenals de benodigde bronnen en aan wie ze zullen worden aangeboden. Als twee ervan identiek zijn in twee of drie van deze dimensies, is het waarschijnlijk dat ze in de kostenanalyse als hetzelfde programma moeten worden behandeld.

4. 

   
   
   Definieer de te analyseren periode. De manier waarop ze de kosten categoriseren en berekenen, varieert of de analyse op lange termijn (maanden of jaren) of op korte termijn (weken of zelfs een enkele aanvraag) is.
   • Als u bijvoorbeeld probeert te beslissen of u al dan niet kosten in rekening wilt brengen voor een specifieke dienst, moet u eerst de productiekosten bepalen. Vervolgens voer je een kostenanalyse op lange termijn uit om te bepalen of het bedrijf het potentiële verlies van het aanbieden kan overwinnen.
   • Het is meestal het beste om een ​​periode te kiezen waarvoor u nauwkeurige inkomensgegevens kunt krijgen, in plaats van schattingen. Dit helpt als er plannen zijn om kostenanalyse te gebruiken als basis voor verdere economische evaluatie.

Methode 2 van 3: Kosten categoriseren

1. 

   Bekijk eerdere rapporten, indien beschikbaar. Als het bedrijf in het verleden kostenanalyses heeft uitgevoerd, gebruik dan dezelfde of vergelijkbare methoden om ze te categoriseren. Door deze continuïteit te behouden, kunnen de rapporten worden vergeleken, waardoor ze in de loop van de tijd nuttiger worden.
   • U kunt zelfs kostenanalyses zoeken door bedrijven in de buurt die programma's hebben geïmplementeerd of soortgelijke diensten hebben aangeboden.

2. 

   Maak een lijst van alle directe kosten van het programma dat wordt geanalyseerd. Deze omvatten salarissen en voordelen voor teamleden, benodigdheden en materialen, evenals cruciale meubels en constructies. Afhankelijk van het type programma of de aangeboden service, kunt u nog steeds contract-, licentie- of verzekeringskosten hebben.
   • Directe kosten zijn specifiek voor het programma of de dienst die in uw analyse wordt geëvalueerd - ze worden niet gedeeld met andere sectoren.
   • Algemene kosten zoals huur, elektriciteit en water kunnen directe kosten zijn als het programma of de dienst een eigen locatie heeft.

3. 

   Inclusief indirecte kosten. Deze omvatten salarissen en algemene voordelen voor administratie en beheer, infrastructuur, apparatuur en al het andere dat wordt gedeeld door meerdere programma's of services. Wat als indirecte kosten wordt gecategoriseerd, hangt af van hoe de programma's of services in het bedrijf zijn gescheiden.
   • Ten slotte is het bij het berekenen van de kosten van een bepaald programma of een bepaalde dienst noodzakelijk om deze toe te wijzen.

4. 

   Organiseer de kosten om het doel van de analyse weer te geven. Voor uw doel moet uw rapport nuttig zijn voor het bedrijf. In plaats van te vertrouwen op brede financiële categorieën, kunt u die gebruiken die een nauwkeurige weerspiegeling zijn van de manier waarop de analyse zal worden gebruikt.
   • Tot de meest voorkomende categorieën behoren personeelskosten, bedrijfskosten en opstartkosten. Binnen elk ervan is het nodig om te bepalen welke uitgaven direct zijn en welke indirect.

Methode 3 van 3: Kosten berekenen

1. 

   Verzamel financiële informatie en dossiers. Noteer voor elk type kosten dat in de analyse moet worden opgenomen, waar de gegevens die nodig zijn om deze te berekenen, vandaan komen. Als er een schatting moet worden gemaakt, noteer dan waar de informatie die ze betrouwbaar maakt, zal worden verkregen.
   • Gebruik waar mogelijk gegevens over werkelijke kosten. Dit verhoogt het nut en de betrouwbaarheid van uw uiteindelijke analyse.
   • Zoek voor schattingen naar betrouwbare bronnen die zo specifiek mogelijk kunnen worden toegepast. Als het bijvoorbeeld nodig is om de betaling van het loon te schatten, gebruik dan de gemiddelde tarieven die op de lokale markt worden toegepast in plaats van de nationale.

2. 

   Voeg de directe kosten van het programma toe. Voeg met de tot dusver verzamelde informatie salarissen, benodigdheden, materialen en andere uitgaven toe die van toepassing zijn op het programma dat wordt geanalyseerd. Breid ze uit over de periode die door het onderzoek wordt waargenomen.
   • Als u een kostenanalyse op lange termijn uitvoert, berekent u uw directe uitgaven wekelijks of maandelijks en breidt u deze uit.
   • Denk er bij het berekenen van personeelskosten aan om de kosten (of het bedrag) van de vergoedingen die worden aangeboden aan actieve werknemers in het programma op te nemen.

3. 

   Analyseer de indirecte kosten in het programma dat wordt bestudeerd. Bepaal voor deze scheiding hoeveel elk kan worden verdeeld over verschillende sectoren. Bereken vervolgens het aandeel van deze kosten dat door het programma wordt gebruikt.
   • Stel dat u het salaris van de directeur personeelszaken verdeelt. Aangezien het een verantwoordelijkheid is van het personeelsgebied, is het logisch om de salarissen te delen door het aantal personen dat in het team aanwezig is. Als er in totaal tien medewerkers zijn, van wie er twee toegewijd zijn aan de dienst die wordt geanalyseerd, kunt u 20% van het salaris van het programmamanagement scheiden in uw kostenanalyse.

4. 

   Bereken de afschrijving van activa. Als de activa van het bedrijf (inclusief meubilair, uitrusting of constructies) worden gebruikt om het programma uit te voeren of de dienst te leveren die wordt geanalyseerd, moet de afschrijving ervan in de totale kosten worden verantwoord.
   • Het berekenen van de afschrijving kan een ingewikkeld proces zijn. Heeft u geen ervaring op dit gebied, reken dan op de hulp van een professionele accountant.

5. 

   Houd rekening met verborgen kosten. Afhankelijk van de organisatie en het programma dat wordt geanalyseerd, kunnen er extra uitgaven zijn die niet op de budgetspreadsheets of financiële rapporten stonden. Door schattingen van deze waarden op te nemen, krijgt uw studie meer geloofwaardigheid.
   • Als u bijvoorbeeld een programmakostenanalyse van een non-profitorganisatie uitvoert, kunnen verborgen uitgaven het geschatte aantal vrijwilligersuren, gedoneerde materialen of ruimte-donaties omvatten.
   • Verborgen kosten kunnen ook alternatieve kosten zijn. Het openen van een programma kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor het vermogen van het bedrijf om anderen te bieden.

6. 

   Trek conclusies op basis van de resultaten. Onthoud het uitgangspunt van uw kostenanalyse en definieer welke acties moeten worden ondernomen. U kunt projecties of schattingen opnemen van toekomstige kosten die verband houden met het programma of de service.
   • Een kostenanalyse moet het bedrijf op zijn minst een nauwkeurig beeld geven van hoeveel het kost om het programma uit te voeren of een bepaalde dienst aan te bieden.
   • De kostenanalyse kan ook andere vragen oproepen, wat erop wijst dat verder onderzoek nodig is voordat de definitieve beslissing wordt genomen.