Inhoud

• Stappen
• Tips
• Waarschuwingen

Praten aan de telefoon is totaal anders dan persoonlijk praten. Voor sommige mensen is het gemakkelijk, voor anderen is het iets dat moet worden geleerd. Sommigen voelen zich angstig wanneer ze aan de telefoon moeten praten, omdat ze het vreemd vinden om iemands stem te horen zonder lichaamstaal te zien. Als u uw vaardigheden wilt verbeteren, volgen hier enkele tips over wat u moet doen om u voor te bereiden op uw volgende gesprek.

Stappen

Methode 1 van 3: Praten met vrienden of familie

1. 

   Houd een paar dingen in gedachten voordat u de telefoon opneemt om iemand te bellen. Schrijf op papier als dat helpt. Schrijf niet de hele zin, het laatste wat u wilt is een script lezen! Schrijf een paar woorden om te onthouden wat u wilt zeggen. Als u niet over een bepaald onderwerp wilt praten, volgen hier enkele ideeën:
   • Lees de krant of bekijk het nieuws om erachter te komen wat er gaande is in de wereld, zodat u over actuele gebeurtenissen kunt praten.
   • Praat over een film of tv-programma waar u en de andere persoon naar hebben gekeken. Bespreek of je het leuk vond of niet, geef je mening erover.
   • Praat over een grappig incident dat jou is overkomen. Het kan iets recents zijn of iets dat enige tijd geleden is gebeurd.
   • Vraag of er iets interessants aan de hand is in het leven van de persoon, of dat er recentelijk iets goeds is gebeurd.

2. 

   
   
   Bepaal de gesprekstijd. Toevallige telefoongesprekken kunnen lang duren, ook afhankelijk van met wie u spreekt. Als het iemand is met wie je al lang niet meer hebt gesproken, of die je niet vaak ziet, duurt het gesprek waarschijnlijk langer. Als het een vriend is die je elke week ziet, heb je niet veel om met hem over te praten, dus het telefoontje zou niet zo lang moeten duren.
   • Het voordeel van vooraf nadenken en ervan uitgaan hoe lang het gesprek moet duren, is dat u een te kort of te lang gesprek kunt vermijden.

3. 

   
   
   Praat niet te veel. Als je niets te zeggen hebt, laat de andere persoon dan meer spreken en houd het gesprek gewoon gaande. Onderbreek haar niet als ze aan het woord is. Een belangrijk onderdeel van een goed telefoongesprek is gewoon luisteren.
   • Het kan ook helpen om enkele vragen klaar te hebben, vooral voor die momenten van stilte. Enkele ideeën van wat u kunt vragen:
     • Hoe was je dag?
     • Hoe gaat het op werk?
     • Hoe was je weekend?
     • Werk je aan een project?
     • Heb je onlangs nog goede films gezien?

4. 

   
   
   Weet wanneer je een gesprek moet beëindigen. Je wilt niet dat een goed gesprek verslijt. Het doel is om op te hangen en de andere persoon het gevoel te geven van "Wat een goed gesprek, ik bel je nog wel eens".
   • Het beste moment om een ​​telefoongesprek te beëindigen, is wanneer de pauzes frequenter beginnen te worden en u geen onderwerp meer heeft. Andere factoren waarmee u rekening moet houden, zijn de persoonlijkheid van de andere persoon en de frequentie waarmee u hem ziet of spreekt.
   • Als u denkt dat het gesprek zal eindigen, beëindig het gesprek dan net zo vanzelfsprekend als wanneer u persoonlijk met iemand zou praten en moest vertrekken. De structuur van het einde van een telefoon zou moeten zijn: een positieve verklaring over het gesprek, zeggen wat je hierna gaat doen (optioneel), zeggen dat je de persoon nog een keer wilt spreken en tot slot afscheid nemen. Bijvoorbeeld: “Het was geweldig om met je te praten. Ik moet nu het avondeten klaarmaken, maar laten we weer praten. Tot ziens". Laat de persoon tussen de ene zin en de andere spreken.

Methode 2 van 3: een formeel gesprek voeren

1. 

   Onthoud het doel van het gesprek. Een formeel telefoontje kan van alles zijn, zoals een afspraak maken met de tandarts of een klant bellen als onderdeel van uw werk. Het doel is wat zal bepalen hoe u zich op het gesprek moet voorbereiden. De meest formele kunnen in de volgende categorieën worden ingedeeld:
   • Klantoproep: receptionisten, vertegenwoordigers en tal van andere functies moeten huidige klanten en potentiële klanten bellen.
   • Planning: Af en toe moet u een telefoontje plegen om een ​​afspraak te maken, of het nu een tandartsafspraak is of een auto-olieverversing.
   • Werkgesprek: het kan een telefoontje zijn om u te laten weten dat u ziek bent of om de baas te bellen om te praten over een lopend project.

2. 

   Plan uw zoekwoorden. Zodra het doel van de oproep is bepaald, is de volgende stap om te bepalen wat u wilt zeggen. Er zijn enkele problemen en vragen die u tijdens het gesprek moet stellen, dus het is belangrijk om u van tevoren voor te bereiden.

3. 

   Communiceer eenvoudig en bondig. Het is het beste om de ander het gesprek te laten leiden, zeker als het een klant of uw leidinggevende is. Onthoud dat wat een gesprek succesvol maakt, dialoog is, niet alleen praten. Sta de andere persoon toe om op uw opmerkingen en vragen te reageren, en volg de reacties zorgvuldig, in plaats van gewoon naar het volgende onderwerp te gaan.

4. 

   Wees beleefd en formeler. Voor formele telefoongesprekken moet uw stem serieuzer zijn dan een informeel gesprek. Het is hetzelfde verschil in toon als wanneer je met vrienden praat en bijvoorbeeld tijdens een zakelijke bijeenkomst. Enkele basistips:
   • Gebruik geen jargon of informele woorden.
   • Gebruik de juiste titel van de persoon wanneer u met hem praat.
   • Als u een klant in de wacht moet zetten, vraag dan eerst toestemming.
   • Spreek langzaam en duidelijk.
   • Als u niet begrijpt of hoort wat de andere persoon zei, zeg dan niet "Wat?" Zeg: "Sorry, ik begrijp het niet", of "Sorry?"

Methode 3 van 3: Angst verminderen

1. 

   Let op je eigen lichaamstaal. Alleen omdat je de lichaamstaal van de ander niet kunt zien, wil dat nog niet zeggen dat die van jou niet belangrijk is. Als het helpt, loop dan door de kamer terwijl u telefoneert, of maak gebaren met uw vrije hand. Glimlachen tijdens het spreken zal u helpen om te klinken en u ontvankelijker en vriendelijker te voelen.
   • Sommige mensen kijken graag in de spiegel terwijl ze telefoneren.

2. 

   Kom tot rust. Haal een paar keer diep adem met gesloten ogen voordat u belt of de telefoon opneemt. Als u een routine heeft om u te helpen ontspannen, doe dat dan voor of tijdens het gesprek.

3. 

   Praktijk. Zoals alles in het leven, is oefenen perfect. Als je echt wilt verbeteren aan de telefoon zonder zenuwachtig te zijn, zoek dan een baan waarbij je moet bellen. Wat u vandaag ongerust maakt, zal na verloop van tijd iets worden dat u doet zonder al te veel na te denken. Een andere manier om te oefenen is door vrienden of familie te bellen om te chatten. Plan korte gesprekken, zodat u zich geen zorgen hoeft te maken over hoe lang het duurt.

4. 

   Gebruik kant-en-klare zinnen. Als u vanwege uw werk vaak moet bellen en u zich angstig voelt, probeer dan van tevoren een paar zinnen voor te bereiden. Het is niet interessant als je ze gewoon vertrouwt, maar het is wel een startpunt. Bovendien, als u tijdens het gesprek niet zeker weet wat u moet zeggen, kunt u een kijkje nemen.
   • Als u met klanten praat, kunt u dingen zeggen als: "Ik hoop dat u tevreden bent met het zakendoen met ons" of "Bedankt voor het bellen, * naam *, hoe kan ik u helpen?"

Tips

• Hang niet op de persoon, en als u per ongeluk ophangt, bel dan onmiddellijk terug.
• Door de persoon te prijzen, gaat hij meer praten.

Waarschuwingen

1. Als u belt vanaf uw mobiele telefoon, pas dan op dat u de minutenlimiet niet bereikt.
2. Bel de persoon niet elke dag als dat niet nodig is. Ze heeft ook haar baantjes.