Inhoud

• Stappen

Uitnodigingen schrijven kan een stressvol onderdeel zijn van het plannen en organiseren van een evenement. Als u echter wat meer tijd aan de gastenlijst besteedt, als u het juiste communicatiemiddel kiest, de uitnodigingen personaliseert en reacties verzamelt, kunt u snel en eenvoudig uitnodigingen verzenden en de groeiende gastenlijst volgen.

Stappen

Deel 1 van 3: De gastenlijst maken

1. 

   Maak een basislijst. Zo'n lijst moet alle mensen bevatten die het evenement niet kunnen missen, zoals de naaste familie en hun beste vrienden. Als het een professioneel evenement is, zet dan zakenpartners op de lijst. Afstudeerfeesten of andere academische vieringen kunnen ook geprefereerde mentoren en docenten omvatten. Bij bruiloften en andere evenementen met meerdere gastheren moet rekening worden gehouden met de mensen die voor elke gastheer belangrijk zijn.

2. 

   
   
   Betrek andere vrienden en familieleden. Nadat u de basislijst hebt voltooid, vergelijkt u deze met het maximale aantal mensen dat u kunt uitnodigen voor het feest of evenement. Op dat moment kunt u beginnen met het toevoegen van andere familieleden en niet zo hechte vrienden. Als je uiteindelijk minder mensen hebt dan het toegestane maximum, is er geen probleem, maar probeer dat aantal niet te overschrijden.

3. 

   
   
   Denk aan aggregaten. Als u gasten toestaat iemand anders mee te nemen naar het feest, moet u met dat aantal rekening houden bij het bepalen van de definitieve lijst. Bovendien moet u de uitnodigingsparameters opnemen. Als u bijvoorbeeld geen kinderen bij het evenement wilt betrekken, schrijf dan beleefd om de gasten eraan te herinneren dat ze geen andere mensen onder een bepaalde leeftijd moeten meenemen.
   • U kunt zoiets schrijven als: "Mr. João Almeida en zijn familie zijn van harte uitgenodigd op onze huwelijksreceptie. We vragen dat alle gasten ouder zijn dan 18 jaar ”.

4. 

   
   
   Bekijk de lijst. Het is belangrijk om niemand buiten de deur te laten. Vraag een vriend of familielid om de lijst samen met u door te nemen en suggesties te doen over het toevoegen of verwijderen van iemand. Onthoud altijd het maximale aantal gasten en vermijd te veel mensen uit te nodigen. Als u echter denkt dat sommige gasten niet aanwezig kunnen zijn, nodig dan nog een paar mensen uit.
   • Als u zich zorgen maakt over annuleringen, probeer dan een deel van de uitnodigingen vroegtijdig te verzenden. Stuur dan een tweede uitnodigingsronde als veel mensen verhinderd zijn.

Deel 2 van 3: De uitnodigingen maken

1. 

   Maak je eigen uitnodigingen. U kunt Microsoft Word, Adobe-programma's of andere ontwerpsoftware gebruiken. Als je een mooi handschrift hebt, kun je alles ook met de hand schrijven. Gebruik papier van goede kwaliteit met de textuur van karton of iets interessants.
   • Een andere mogelijkheid is om meerdere lagen in de uitnodigingen te maken. Begin met een afdruk van kaartformaat en voeg een stuk gekleurd karton toe dat iets groter is dan de achterkant. Gebruik lijm of dubbelzijdig plakband.
   • Gebruik aangepaste stempels als u tijd wilt besparen en personaliseren.U kunt een persoonlijk kladje of foto in een postzegel veranderen en elke kaart snel naar gasten kopiëren.

2. 

   Koop gepersonaliseerde uitnodigingen om tijd te besparen in vergelijking met doe-het-zelf. De prijzen variëren sterk naargelang de stijl, het soort papier, kleur- of zwart-witafdrukken en andere variabelen, dus krijg een idee van hoe u de uitnodiging wilt om een ​​nauwkeurige offerte te krijgen.
   • Er zijn verschillende winkels voor kantoorbenodigdheden en kantoorbenodigdheden die gepersonaliseerde uitnodigingen afdrukken.
   • U kunt ook verschillende websites vinden die dit soort uitnodigingen doen.

3. 

   Maak elektronische uitnodigingen. Zijn je gasten moderner of is je evenement minder formeel, dan heb je de mogelijkheid om meerdere apps te gebruiken om mensen makkelijker en sneller uit te nodigen via e-mail of social media. Bij de meeste programma's kunt u uw eigen ontwerpen toevoegen of een standaardsjabloon gebruiken om de uitnodiging te vergemakkelijken. Naast het versnellen van het proces voor het maken van een ontwerp, kunt u ook onmiddellijk verzenden via een digitaal bestand en het antwoord sneller ontvangen, wat een geweldig idee is voor degenen die een kortere deadline hebben.

4. 

   Schrijf iets heel ontvankelijks. Vermeld de gelegenheid, datum, locatie en tijd van het evenement. Het is ook belangrijk om de gasten te laten weten of ze andere mensen kunnen meenemen. Vraag ook om een ​​antwoord met een bijgevoegde kaart, e-mailadres, applicatie of telefoon, afhankelijk van uw voorkeur. Houd de uitnodiging kort en vriendelijk, maar neem ook beleefde verzoeken op, zoals: "Gelieve aanwezig" of "Wij vragen uw aanwezigheid", zodat gasten zich welkom voelen.
   • Schrijf bijvoorbeeld iets als: 'Kom alsjeblieft naar mijn verjaardagsfeestje. Het evenement vindt plaats op 16 oktober bij mij thuis. Het feest is van 15.00 tot 14.30 uur. Reageer alstublieft met de kaart, mijn e-mail of door mij te bellen ”.
   • U moet ook speciale instructies voor uw evenement of andere instructies opnemen, zoals het kostuum of andere relevante informatie.

5. 

   Gebruik de juiste nomenclatuur voor de gast. Het belangrijkste is de intentie, en die van jou is om respect te tonen aan de gasten, dus doe je best om deze details te onthouden en op te nemen. Als u een alleenstaande, ongehuwde vrouw uitnodigt, gebruik dan "Miss" of "Ms.", of als de uitnodiging voor een alleenstaande man is, gebruik "Mr.". Gebruik voor een getrouwd stel "Mr." en "mevrouw". Het kan echter ingewikkelder worden als u vrienden of familieleden uitnodigt met speciale titels, zoals 'Dr.'. of een andere belangrijke titel.
   • Als u in een uitnodiging de verkeerde nomenclatuur gebruikt, bied dan uw excuses aan via de telefoon, persoonlijk of schriftelijk. Dit is een goede manier om jezelf in te wisselen voor blunder.

6. 

   Vermeld de ontvanger en het retouradres. Voeg in de linkerbovenhoek van de envelop uw naam, straat, stad, staat en postcode toe. Schrijf in het midden dezelfde informatie als de gast. U kunt uw contactgegevens ook in de uitnodiging of op de antwoordkaart verzenden. Dus als de gast de envelop verliest, heeft hij nog steeds toegang tot uw informatie.

7. 

   Teken beleefd. Uw laatste zin en handtekening moeten worden gekozen op basis van het publiek. Als u bijvoorbeeld uw baas uitnodigt, is beleefd "attent" de beste manier om afscheid te nemen. Als het voor je ouders is, schrijf dan "met liefde". Dit is een goede gelegenheid om uw uitnodigingen snel en gemakkelijk een persoonlijk tintje te geven.
   • Gebruik een inside-joke om de uitnodiging persoonlijker te maken. Bijvoorbeeld: "Bedankt dat je altijd een drankje voor me hebt gekocht, Roberto". Dit is een heel persoonlijk bericht dat je op je huwelijksuitnodiging aan een kamergenoot op de universiteit kunt schrijven. Maar weet dat het niet erg gepast zal zijn om dit aan je ouders te schrijven.

8. 

   Versier de uitnodigingen. U kunt een breed scala aan eenvoudige decoratieve items vinden, zoals randen, en meer gecompliceerde items, zoals wijnstokken, rozen en pompoenen. Als je een vriend of familielid hebt die een artiest is, vraag hem dan om je uitnodiging te personaliseren. Dit is ook een andere gelegenheid om uw persoonlijke stijl mee te nemen bij het maken. Onthoud echter dat het ontwerp moet passen bij de stijl van het evenement. Een doodshoofd met gekruiste beenderen kan bijvoorbeeld leuk zijn voor een uitnodiging voor een Halloween-feest, maar het zal niet goed staan ​​op je huwelijksuitnodiging.

Deel 3 van 3: Het antwoord verzamelen

1. 

   Monitor reacties handmatig. Als u gasten heeft geïnstrueerd om te reageren met een kaart die u in de uitnodiging hebt opgenomen of via de telefoon, is het wellicht gemakkelijker om een ​​handmatige lijst met antwoorden te maken. Het kan zo simpel zijn als een afgedrukte lijst van gasten met visumborden die aanwezigheid aangeven of een "X" die afwezigheid aangeeft. Een andere mogelijkheid is om een ​​geavanceerder monitoringsysteem te creëren met een Excel-spreadsheet met daarin het totaal aantal bevestigingen, extra gasten, het aantal volwassenen of kinderen, het soort gerecht en andere vooraf bepaalde factoren.

2. 

   Gebruik een virtueel systeem. Als je hebt besloten dat digitale uitnodigingen de beste optie zijn voor je evenement, heb je waarschijnlijk toegang tot een monitoring- en bevestigingsprogramma. Dit is een van de redenen waarom mensen kiezen voor elektronische uitnodigingen. Als u echter traditionele papieren uitnodigingen heeft verzonden, is het nog steeds mogelijk om de gastenlijst en informatie over te dragen naar digitale controlesystemen om het proces te controleren. Er zijn verschillende bronnen op internet die goedkoop of gratis zijn.

3. 

   Bereid je voor op het juiste aantal gasten. Als u een goed idee heeft van het aantal gasten dat het evenement kan bijwonen, zorg dan dat de locatie, het buffet en andere accommodaties aan de wensen van de aanwezigen voldoen. Controleer het aantal maaltijden dat je hebt besteld, de maximale bezetting van de plaats en andere factoren om alle aanwezigen een goede ervaring te bezorgen.

4. 

   Stuur bedankkaarten. Het maakt niet uit of je cadeaus van gasten hebt ontvangen, het is belangrijk om te laten zien dat je ze dankbaar bent dat ze je evenement aan hun agenda hebben toegevoegd. Gebruik een lijst met handtekeningen of vraag iemand bij de deur te blijven om te controleren wie er aanwezig was. Stuur dan bedankkaartjes.
   • De kaart kan een boodschap bevatten die zo simpel is als: "Bedankt voor je komst naar mijn verjaardagsfeestje!"
   • Als je een cadeau hebt ontvangen, voeg dan een specifieke verwijzing op de kaart toe met de volgende tekst: 'Heel erg bedankt voor je komst naar mijn afstudeerfeest. Ik kijk er naar uit om de set pennen die je me hebt gegeven in mijn toekomstige carrière te gebruiken! "
   • Net als uitnodigingen kunnen deze kaarten digitaal of traditioneel worden gedrukt, afhankelijk van uw specifieke situatie.