Inhoud

• Stappen
• Tips

Met de Microsoft Out of Office Assistant kunt u een automatisch antwoord instellen dat naar mensen wordt gestuurd wanneer u niet beschikbaar of afwezig bent. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een Microsoft Exchange-account; Thuisgebruikers zonder dit account kunnen echter een sjabloon en regel voor Outlook maken om het antwoord automatisch te verzenden.

Stappen

Methode 1 van 4: Outlook 2013 en 2010

1. Klik op "Bestand" en selecteer "Informatie" in het menu aan de linkerkant.
2. Selecteer "Automatisch beantwoorden (niet op kantoor)". Hierdoor wordt het dialoogvenster "Automatische antwoorden" geopend.
   • Als deze optie niet beschikbaar is, heb je mogelijk geen Exchange-account. Volg de stappen in methode 4 van dit artikel om in dit geval een automatisch antwoord in te stellen.
3. Selecteer de optie "Automatische antwoorden verzenden".
4. Selecteer de optie "Alleen verzenden tijdens dit tijdsinterval" en definieer vervolgens de "Starttijd" en "Eindtijd". Als u bijvoorbeeld van plan bent twee weken op vakantie te gaan, stelt u het tijdsinterval voor die periode in.
5. Klik op het tabblad "Binnen mijn organisatie" en voer het automatische antwoord in dat u wilt sturen naar mensen die vanuit uw organisatie een e-mail sturen.
6. Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" en voer het automatische antwoord in dat u wilt sturen naar mensen die een e-mail van buiten uw organisatie verzenden. Typ bijvoorbeeld een bericht waarin u uw afwezigheid uitlegt en stuur vragen en andere vragen door naar een andere medewerker van uw bedrijf.
7. Klik OK". Mensen die tijdens uw afwezigheid een e-mail sturen, krijgen het aangemaakte automatische antwoord.

Methode 2 van 4: Outlook 2007

1. Klik op "Extra" en selecteer "Afwezigheidsassistent". Hierdoor wordt het dialoogvenster "Afwezigheidsassistent" geopend.
   • Als deze optie niet beschikbaar is, heb je mogelijk geen Exchange-account. Volg de stappen in methode 4 van dit artikel om in dit geval een automatisch antwoord in te stellen.
2. Selecteer de optie "Automatisch afwezigheidsberichten verzenden".
3. Selecteer de optie "Alleen verzenden tijdens dit tijdsinterval" en definieer vervolgens de "Starttijd" en "Eindtijd". Als u bijvoorbeeld van plan bent om slechts één dag weg te zijn, stelt u het tijdsinterval voor die periode in.
4. Klik op het tabblad "Binnen mijn organisatie" en voer het automatische antwoord in dat u wilt sturen naar mensen die vanuit uw organisatie een e-mail sturen. Informeer bijvoorbeeld over uw afwezigheid en zeg dat de manager gedurende deze periode verantwoordelijk is voor uw werkzaamheden.
5. Klik op het tabblad "Buiten mijn organisatie" en voer het automatische antwoord in dat u wilt sturen naar mensen die een e-mail van buiten uw organisatie verzenden.
6. Klik OK". Mensen die tijdens uw afwezigheid een e-mail sturen, krijgen het aangemaakte automatische antwoord.

Methode 3 van 4: Outlook 2003

1. Klik op "Extra" en selecteer "Afwezigheidsassistent". Hierdoor wordt het dialoogvenster "Afwezigheidsassistent" geopend.
   • Als deze optie niet beschikbaar is, heb je mogelijk geen Exchange-account. Volg de stappen in methode 4 van dit artikel om in dit geval een automatisch antwoord in te stellen.
2. Selecteer de optie "Ik ben momenteel niet op kantoor".
3. Typ het bericht dat u automatisch naar inkomende e-mails wilt sturen in het tekstvak "Stuur een keer een antwoord naar elke afzender met het volgende bericht". Nu zullen mensen die via e-mail contact met u opnemen, uw automatische antwoord slechts één keer ontvangen totdat u weer op kantoor bent.
4. Klik OK". Elke ontvangen e-mail wordt automatisch voor onbepaalde tijd beantwoord, of totdat u stap 1 herhaalt en de optie "Ik ben momenteel op kantoor" selecteert.

Methode 4 van 4: Non-Exchange-accounts

1. Open Microsoft Outlook op uw computer.
2. Klik op "Home" en selecteer "Nieuwe e-mail".
3. Typ het antwoord dat u automatisch naar de ontvangen berichten wilt sturen in de hoofdtekst van het e-mailbericht. Dit bericht wordt gebruikt als een "Out of Office" -sjabloon.
4. Klik op "Bestand" en selecteer vervolgens "Opslaan als". Hierdoor wordt het dialoogvenster "Opslaan als" geopend.
5. Selecteer "Outlook-sjabloon" in het vervolgkeuzemenu "Opslaan als type".
6. Voer de modelnaam van het bericht in en klik op "Opslaan". Deze sjabloon kan nu worden gebruikt wanneer u niet bereikbaar bent via e-mail in uw persoonlijke Outlook-account.
7. Klik op "Home", selecteer "Regels" en vervolgens "Regels en waarschuwingen beheren". Om ervoor te zorgen dat de sjabloon automatisch wordt verzonden wanneer u niet beschikbaar bent, moet u een regel in Outlook maken.
8. Selecteer "Nieuwe regel" en klik op "Regel toepassen op berichten die ik ontvang" onder "Begin met een lege regel".
9. Klik tweemaal op "Volgende" om door te gaan met het maken van de regel.
10. Selecteer de optie "Beantwoorden met een specifiek sjabloon" onder "Wat wil je doen met het bericht?’
11. Selecteer de optie "Een specifiek model" onder "Regelbeschrijving bewerken (klik op een onderstreepte waarde)".
12. Selecteer "Gebruikerssjablonen in het bestandssysteem" in het vervolgkeuzemenu "Onderzoek".
13. Selecteer het eerder gemaakte sjabloon om uw afwezigheidsbericht te gebruiken en klik op "Openen".
14. Klik op "Volgende" en voeg de gewenste uitzonderingen toe (indien van toepassing). Het is bijvoorbeeld mogelijk om een ​​uitzondering toe te voegen voor bepaalde e-mails die naar een ander adres moeten worden doorgestuurd.
15. Klik op "Volgende" en geef de gemaakte regel een naam.
16. Klik op "Voltooien". Elke inkomende e-mail wordt nu automatisch beantwoord met behulp van de gemaakte sjabloon.

Tips

• Overweeg om de dagen waarop u niet beschikbaar bent en andere vormen van contact toe te voegen aan uw automatische antwoord. Hierdoor worden de ontvangers geïnformeerd over andere manieren om contact met u op te nemen of hoe ze tijdens uw afwezigheid contact met een andere persoon kunnen opnemen.